Dokumentenlenkung

Erstellen, prüfen, freigeben, publizieren, verteilen, zurückziehen des Dokumenten

1. Know-Why: Warum eine Informationsprodukt GLOSSAR?​

Mission - Values - Goals

Mission - Zweck des Informationsproduktes GLOSSAR​

Dokumentenlenkung ist ein wichtiges Element von Managementsystemen. Es beschreibt üblicherweise alle im Lebenszyklus eines Dokumentes auftretenden Zustände, wie z. B. das Erstellen, Prüfen, Freigeben, Publizieren, Verteilen, Schulen, Zurückziehen, Archivieren, Vernichten.

Diese Dokumentenlenkung orientiert sich an den Anforderungen der ISO 9000. Alle Informationen, die in einem Qualitätsmanagementsystem dokumentiert werden müssen, werden in Bezug auf die ISO 9001:2015 als dokumentierte Information bezeichnet. Es handelt sich um einen Sammelbegriff, unter den Dokumente, Daten, externe Dokumente, Formulare, Checklisten, Aufzeichnungen, Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen etc. fallen. Die dokumentierte Information kann sowohl in Papierform existieren, als auch elektronisch gespeichert und gelenkt werden.

Motivation - Warum das Informationsprodukt GLOSSAR bereitgestellt?​

Im Prozess Anforderungsmanagement ist das Informationsprodukt GLOSSAR als Artefakt bzw. als Arbeitsprodukt definiert. Dieses Informationsprodukt unterstützt damit u.a. Projekte und den Prozess des Requirements-Engineerings.

Viel Spaß beim Stöbern! Über Anregungen, Ergänzungen, Korrekturen freuen wir uns.

Ziele - Was ist der Impact?​

Ziel#1 hohe Transparenz bei Fachbegriffen schaffen​

Hohe Transparenz bei Fachbegriffen bedeutet, dass die Begriffe klar, verständlich und präzise definiert und kommuniziert werden. Dies erleichtert es den Lesern oder Zuhörern, die Bedeutung und den Kontext der Begriffe zu verstehen, ohne Missverständnisse oder Unklarheiten. Durch diese Maßnahmen wird sichergestellt, dass die Kommunikation klar und effektiv ist, was besonders in Fachgebieten mit komplexer Terminologie wichtig ist. Dies fördert nicht nur das Verständnis, sondern auch die effektive Zusammenarbeit und den Wissensaustausch.

• Metrik = #Anzahl Feedbacks
• Metrik = #Anzahl Begriffe

Ziel#2 effiziente Wissensverteilung und Wissensanwendung unterstützen​

Das Ziel, effiziente Wissensverteilung und Wissensanwendung zu unterstützen, besteht darin, sicherzustellen, dass Wissen schnell, präzise und verständlich an die richtigen Personen oder Gruppen weitergegeben wird, und dass dieses Wissen effektiv in der Praxis angewendet werden kann. Dies beinhaltet mehrere Aspekte:

1. Schnelle und präzise Verbreitung von Wissen: Wissen sollte ohne Verzögerungen und mit minimalen Verlusten oder Verzerrungen weitergegeben werden. Dies erfordert effektive Kommunikationskanäle und -methoden sowie klar strukturierte Informationen.
2. Zugänglichkeit des Wissens: Wissen sollte leicht zugänglich sein, insbesondere in digitaler Form. Dies bedeutet, dass relevante Informationen gut organisiert, durchsuchbar und für die Zielgruppe leicht zu finden sind.
3. Verständlichkeit des Wissens: Wissen muss in einer Form vermittelt werden, die für die Zielgruppe verständlich ist. Dies kann durch klare Sprache, visuelle Hilfsmittel, Schulungen und andere unterstützende Maßnahmen erreicht werden.
4. Relevanz und Aktualität des Wissens: Die weitergegebenen Informationen sollten aktuell und relevant für die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der Empfänger sein. Veraltetes oder irrelevantes Wissen kann zu Fehlentscheidungen und Ineffizienzen führen.
5. Anwendungsorientierung des Wissens: Wissen sollte so aufbereitet sein, dass es in der Praxis leicht angewendet werden kann. Dies erfordert praxisnahe Beispiele, Anleitungen und unterstützende Werkzeuge.
6. Förderung des Wissensaustauschs: Eine Kultur des offenen Wissensaustauschs sollte gefördert werden, in der Mitarbeiter ermutigt werden, ihr Wissen zu teilen und von anderen zu lernen. Dies kann durch kollaborative Plattformen, regelmäßige Meetings und Netzwerke unterstützt werden.

Durch die effiziente Verteilung und Anwendung von Wissen können Organisationen ihre Effektivität und Innovationsfähigkeit steigern, Probleme schneller lösen und die Entscheidungsfindung verbessern. Dies führt letztlich zu einem Wettbewerbsvorteil und einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter, da diese besser informiert und befähigt sind, ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen.

• Metrik =Informationsqualität (Klarheit, Konsitenz, Zugänglichkeit - Accessability). Informationsqualität ist das Maß für die Erfüllung der „Gesamtheit der Anforderungen an eine Information bzw. ein Informationsprodukt, die sich auf deren Eignung zur Erfüllung gegebener Informationsbedarfe beziehen“.
• Metrik = #Anzahl Zugriffe über die Zeit (Analytics)

Ziel#3 hohe Exzellenz bei unserer Fachprozesse und Leistungsträgern sicherstellen​

Das Ziel, hohe Exzellenz bei Fachprozessen und Leistungsträgern sicherzustellen, bedeutet, dass Tätigkeiten und Leistungen innerhalb einer Organisation von höchster Qualität und Effizienz sind. Dies erfordert einen systematischen Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung, zum Wissensmanagement und zur Förderung von Spitzenleistungen.

1. Optimierung der Fachprozesse: Prozesse sollten regelmäßig überprüft und optimiert werden, um sicherzustellen, dass sie so effizient und effektiv wie möglich sind. Dies beinhaltet die Identifikation und Aufbereitung von Wissen und die Implementierung von Best Practices.
2. Qualitätsmanagement: Ein robustes Qualitätsmanagementsystem sollte implementiert werden, um sicherzustellen, dass alle Prozesse und Ergebnisse den höchsten Standards entsprechen. Dies kann durch regelmäßige Audits, Qualitätskontrollen und Feedback-Schleifen erreicht werden.
3. Innovationsförderung: Eine Kultur der Innovation sollte gefördert werden, in der Mitarbeiter ermutigt werden, neue Ideen und Ansätze einzubringen. Dies hilft, kontinuierliche Verbesserungen und Anpassungen an sich verändernde Anforderungen zu gewährleisten.
4. Ressourceneffizienz: Effektiver Einsatz von Ressourcen, einschließlich Zeit, Geld und Materialien, ist entscheidend. Dies bedeutet, Verschwendung zu minimieren und die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen.
5. Kundenorientierung: Der Fokus sollte stets auf den Bedürfnissen und Erwartungen der Kunden liegen. Exzellenz in den Prozessen und bei den Leistungsträgern bedeutet, dass die Produkte und Dienstleistungen den Kundenerwartungen entsprechen oder diese übertreffen.

• Metrik = #Anzahl Feedbacks (Zufriedenheit)
• Metrik =#Anzahl Beiträge über die Zeit (Engagement)

2. Know-Who: Wer sind die Zielgruppen des Informationsproduktes?​

Stakeholder und Zuständigkeiten

Stakeholder​

direkten Zielgruppen​

Das Fachglossar wurde für folgenden direkten Zielgruppen erstellt:

1. Projektmitarbeiter als Input für Ihre Prozesse und Leistungen als auch zur "Awarness-Bildung".
   Projektmitarbeiter sind die primären Bedarfsträger des "Informationsproduktes - Fachglossar".
2. Prozessmitarbeiter als Grundlage zur besseren Darstellung und Kommunikation von Schlüsselbegriffen sowie für die Planung, Überwachung und Steuerung.

indirekten Zielgruppen​

Das Fachglossar wurde für folgenden indirekten Stakeholder erstellt:

1. Kunden und Anwender von Prozessen und Services sowie als Input für Leistungsabstimmungen und der Definition von Anforderungen.
2. Management als Grundlage zur besseren Darstellung und Kommunikation von Schlüssenbegriffen .
3. Partner als Input für Leistungsabstimmungen und der Definition von Anforderungen.

Vielleicht finden Sie hier die Definition, die Sie schon immer gesucht haben oder eine neue Perspektive auf ein bereits bekanntes Thema.

Zuständigkeiten - Wer pflegt das Informationsprodukt GLOSSAR?​

Das Fachglossar ist ein Ergebnis des Prozesses Wissensmanagement und Methodik.

Die funktionale Rolle des Process-Owner für den Prozesses Wissensmanagement ist ergebnis- und durchführungsverantwortlich für die Erstellung, Umsetzumg, Einführung und kontinuierliche Weiterentwicklung und Aktualisierung des Online Fachglossars.

Tabelle Zuständigkeitsmatrix nach dem RACI-Modell

Zuständigkeiten - Wer pflegt die einzelnen Beiträge im Online-Glossar​

Die funktionale Rolle des Document-Owner ist ergebnis- und durchführungsverantwortlich für die Erstellung, Umsetzung, Einführung und kontinuierliche Weiterentwicklung einzelner Glossareinträge bzw. von Dokumenten.

Tabelle Zuständigkeitsmatrix nach dem RACI-Modell

Zugänglichkeit - Wie wird das Online Fachglossars bereitgestellt?​

Accessability

Das Glossar wird Online in Form einer Website bereitgestellt. Der Zugriff erfolgt mit einen Webbrowser. Die Website ist für Desktops und für Smartphones ausgelegt. Der Zugriff aus dem Internet ist möglich. Der Zugriff kann jederzeit durch die Aktivierung einer "Site-Access Berechtigung" eingeschränkt werden. Eingeladene Nutzer können sich per VPN in das Firmendatennetz zum Abruf des DOC-Repositories einloggen.

• Informationsklassifizierung = public.
• Datenschutzklassifizierung = keine personenbezogenen Daten enthalten.

Geltungsbereich dieses Informationsproduktes​

Dieses Fachglossar ist unverbindlich. Es gilt für Projekte und Prozesse, wenn dies explizit vereinbart wurde.

(c) by platinus.

Mitwirken - Wie kann zur Verbesserung beigetragen werden?​

Bearbeitbarkeit

• Visitor: Konstruktive Rückmeldungen in der Rolle als anonymer Besucher sind über die Feedback-Funktion erwünscht. Rückmeldungen werden periodische gesichtet und bearbeitet.
• Documenten-Owner: Weiters können (registrierte und eingeladene) Anwender direkt Beiträge über den DOC-as-Code-Service beisteuern. Zu den Grundlagen dazu siehe Doc-as-Code.

3. Know-What: Was ist der Inhalte des Informationsproduktes Glossar?​

Inhalte/Scope und Strukturen

Inhalte​

In diesem GLOSSAR werden Begriffe, Abkürzungen und Konzepte zusammengestellt.

Als Fachexperten ist es uns ein Anliegen, Wissen rund um unsere Servicebereiche bzw. Fachdisziplinen

• Projektmanagement (PM),
• Prozessmanagement (BPM) und
• Informationsmanagement (IM)

für die digitalen Business Transformation aufzubereiten, bereitzustellen und anzuwenden.

Geschlechtsspezifische Formulierung​

Geschlechtsspezifische Begriffe (z.B. der Projektmanager, die ProjektmanagerIn) werden zugunsten der Einfachheit und Lesbarkeit nicht angewendet. Es werden immer beide Geschlechter adressiert.

Struktur - Übersichtlichkeit​

Wir sind bemüht eine einheitliche Darstellung, Aufbereitung und eine hohe Verständlichkeit für Fachexperten sicherzustellen. Verständlichkeit ist relativ. Sie hängt nicht nur davon ab, was Sender senden wollen und wie sie es verständlich machen können; sondern auch davon, was Empfänger empfangen mögen und wie sie es verstehen können. In diesem Sinn ist eine Mitteilung verständlich, wenn ihr Inhalt vom Zuhörer, Leser oder Empfänger so verstanden werden kann, wie der Sprecher oder Schreiber es gemeint hat. Mit abnehmender Verständlichkeit wird die Mitteilung unvollständig und ihr Inhalt fehlerhaft oder gar nicht aufgenommen.

Begriffe alphabetisch nach Titel​

Im Glossar werden die Begriffe alphabetisch in Gruppen nach den Anfangsbuchstaben im Navigationsbaum sortiert und aufgelistet. Es steht eine Suchfunktion zum raschen auffinden zur Verfügung.

Begriffe nach Fachdisziplinen​

• Weitere kontextbezogene Aufbereitung in Form von Glossar-Landkarten (Glossary-Maps) kann nach Bedarf nach Fachdisziplinen erfolgen.
• Weitere kontextbezogene Aufbereitung in Form von Glossar-Landkarten (Glossary-Maps) kann nach Bedarf nach Projekten erfolgen. Diese Abbildung wird idR. in den Project-Workspaces verwaltet.

4. Know-How: Wer sind die Zielgruppen des Informationsproduktes?​

Prozesse und Tätigkeiten

Prozesse​

Der Prozess der Dokumentenlenkung managen bezieht sich auf die Planung, Bereitstellung, Evaluierung und Verbesserung des Informationsproduktes.

Abbildung platinus_Dokumentenlenkung-managen (Bildquelle = BPM-Asset-Repository platinus)

Prozess-Schritt PLAN: Dokumentations-Konzept erstellen und abstimmen​

Die Dokumentenverwaltung wird nach dem Doc-as-a-Code-Ansatz durchgeführt und mittels Versionsmanagement-System GIT abgewickelt.

Dokumentationsprozess für Einzel-Informationen planen​

Der technische Dokumentationsprozess ist ein einfacher Prozess des IT-Prozesses Wissensmanagement, der häufig aus folgenden Prozessschritten besteht. Damit kann nahezu jede technische Dokumentation wie ein Servicekatalog, ein Tutorial, ein Benutzerhandbuch, ein Applikationsakte oder ein Prozessablauf erstellt werden kann. Zur Erstellung wurden folgende Prozessschritte durchlaufen.

1. Dokumentation planen.

2. Dokumentation strukturieren.

3. Dokumentation erstellen. Die Bearbeitung des digitalen "Contents" erfolgt über einen Markdown-Editor. Der Autor kann Dokumenten / Begriffe zur Bearbeitung "auschecken" und nach der Bearbeitung in GIT wieder "einchecken". Damit sind Änderungen sowohl organisatorisch, terminlich als auch inhaltlich für das Dokumentationsteam nachvollziehbar.

4. Dokumentation prüfen. Durch das "Mergen" in GIT durch einen Reviewer werden Änderungen in den Main-Stream übernommen. Die Prüfung kann durch ein informelles Peer-Review oder durch eine formelles Review bze. Inspektion erfolgen. Änderungen werden direkt im Dokument erfasst und abgestimme. Bereits in dieser Phase kann ein Merge in einen neuen Release erfolgen.

   1. Das Fachglossar wird vom Qualitätsmanagement und/oder Document-Reviewer formalle auf Vollständigkeit, Verständlichkeit und Konsistenz, angemessener Umfang, Relevanz geprüft. Als Kriterien für die Prüfung werden Empfehlungen vom Referenzmodellen herangezogen.
   2. Das Fachglossar wird vom Document-Reviewer und/oder Prozessverantortlichen inhaltliche auf Richtigkeit und Stimmigkeit, Fehlerfreiheit, Objektivität geprüft. Dabei kann zur Unterstützung auf Service-Experten zurückgegriffen werden.
   3. Das Fachglossar wird vom (friendly) Customer, Anwendern, Nutzern inhaltliche auf darstellungsbezogene Kriterien wie Verständlichkeit, Übersichtlichkeit, einheitliche Darstellung, eindeutige Auslegung geprüft.

5. Dokumentation freigeben. Das Fachglossar wird vom Document-Approver freigegeben.

6. Dokumentation produzieren. Die Erstellung des html-Codes als Output-Format für die Website erfolgt über einen Website-Generator.

7. Dokumentation publizieren und verteilen. Die Publizierung der Website erfolgt über einen Webserver.

   1. Pull-orientierte Kommunikation: Die interne Kommunikation erfolgt zum einen über den Blog. Dort werden sogenannte Release-Notes bereitgestellt. Der Nutzer kann sich eigenständig über Änderungen informieren. Bei Bedarf können über das Versionsmanagement-Tool die Änderungen nachvollzogen werden.
   2. Push-orientierte Kommunikation: Weiters kann nach Bedarf auch ein Push-orientierter Kommunikation über der Chat-Channel oder per email erfolgen. Dabei wird der Anwender aktiv über Updates informiert. Das Fachglossar wird von den Projektmanagern und Prozessmamagern aktiv an die Mitglieder kommuniziert und angewendet.

8. Dokumentation evaluieren.

Abbildung platinus_Prozess_Einzeldokumentenlebenszyklus-managen (Bildquelle = BPM-Asset-Repository platinus)

Dokumentationskonzept erarbeiten​

Es ist zweckmäßig bereits im Vorfeld die Dokumentationsstruktur zu erarbeiten und abzustellen. Bei häufiger Anwendung ist die Erstellung von Dokumentationsvorlagen sinnvoll.

• Im Glossar werden die Begriffe alphabetisch in Gruppen nach den Anfangsbuchstaben geführt.
• Weitere kontextbezogene Aufbereitung in Form von Glossar-Landkarten (Glossary-Maps) kann nach Bedarf nach Fachdisziplinen erfolgen.
• Weitere kontextbezogene Aufbereitung in Form von Glossar-Landkarten (Glossary-Maps) kann nach Bedarf nach Projekte erfolgen. Diese Abbildung wird idR. in den Project-Workspaces verwaltet.

Prozess-Schritt DO: Informationsprodukt umsetzten und überwachen​

Es ist vorgesehen das Fachglossars laufend zu aktualisieren. Als regulärer Release-Zyklus ist nach der Einführung ein "quaterly" Update vorgesehen.

Die Teilnehmer werden in den Ablauf Einzel-Dokumente managen eingeführt und unterstützt.

Prozess-Schritt CHECK: Informationsprodukt messen und analysieren​

Das Fachglossars wird mittel Analytics-Services in Echtzeit überwacht. Dabei werden diverse Metriken wie Anzahl der Zugriffe, Schwerpunkt-Links, … gemessen und aufbereitet. Die Metriken stehen Online zur Verfügung und werden nach Bedarf analysiert.

Das Fachglossars verfügt über eine integrierte Feedback-Funktion. Dabei kann der Visitor (anonyme Besucher) ein Bewertung und auch Rückmeldungen eingeben. Textelle Rückmeldungen werden an eine vordefinierte email übermittelt. Bei Bedarf werden aus den Rückmeldungen RfKVP-Tickets erstellt.

Prozess-Schritt ACT: Informationsprodukt verbessern und optimieren​

Verbesserungen werden von der Rolle Process-Owner des Wissensmanagement-Prozesses nach Bedarf bearbeitet und umgesetzt. Die ISSUES dazu werden Ticket-Tool verwaltet.

Tools​

• siehe Doc-Tool Set nach dem Doc-as-Code-Ansatz