Dokumentenlenkung zum Fachglossar

Erstellen, prüfen, freigeben, publizieren, verteilen, zurückziehen des IT-Servicekatalog

Warum ein Dokumentenlenkung?​

Dokumentenlenkung ist ein wichtiges Element von Managementsystemen. Es beschreibt üblicherweise alle im Lebenszyklus eines Dokumentes auftretenden Punkte, wie z. B. das Erstellen, Prüfen, Freigeben, Publizieren, Verteilen, Schulen, Zurückziehen, Archivieren, Vernichten.

Diese Dokumentenlenkung orientiert sich an den Anforderungen der ISO 9000. Alle Informationen, die in einem Qualitätsmanagementsystem dokumentiert werden müssen, werden in Bezug auf die ISO 9001:2015 als dokumentierte Information bezeichnet. Es handelt sich um einen Sammelbegriff, unter den Dokumente, Daten, externe Dokumente, Formulare, Checklisten, Aufzeichnungen, Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen etc. fallen. Die dokumentierte Information kann sowohl in Papierform existieren, als auch elektronisch gespeichert und gelenkt werden.

Warum wird ein Online Fachglossar bereitgestellt?​

Wir sind der festen Überzeugung, dass Wissen geteilt werden sollte! So können neue Ideen entstehen, Organisation wachsen und Leistungsträger sich entwickeln. Als Fachexperten ist es uns ein Anliegen, Wissen rund um unsere Servicebereiche

• Projektmanagement (PM),
• Prozessmanagement (BPM) und
• Informationsmanagement (IM)

für die digitalen Business Transformations-Projekte aufzubereiten, bereitzustellen und anzuwenden.

Vielleicht finden Sie hier die Definition, die Sie schon immer gesucht haben oder eine neue Perspektive auf ein bereits bekanntes Thema.

Viel Spaß beim Stöbern! Über Anregungen und Ergänzungen zum GLOSSAR freuen wir uns.

Was ist der Inhalte des Online Fachglossars?​

In diesem GLOSSAR haben wir die für uns wichtigen Begriffe, Abkürzungen und Konzepte zusammengestellt.

Im Glossar werden die Begriffe alphabetisch in Gruppen nach den Anfangsbuchstaben im Navigationsbaum sortiert und aufgelistet. Es steht eine Suchfunktion zum raschen auffinden zur Verfügung.

Wer ist die Zielgruppe des Online Fachglossars?​

Das Fachglossar wurde für folgenden direkten Zielgruppen erstellt:

1. Projektmitarbeiter als Input für Ihre Prozesse und Leistungen als auch zur "Awarnessbildung". Projektmitarbeiter sind die primären Bedarfsträger an das "Informationsprodukt - Fachglossar".
2. Prozessmitarbeiter als Grundlage zur besseren Darstellung und Kommunikation von Schlüssenbegriffen sowie für die Planung, Überwachung und Steuerung.

Das Fachglossar wurde für folgenden indirekten Stakeholder erstellt:

1. Kunden und Anwender von Prozessen und Services sowie als Input für Leistungsabstimmungen und der Definition von Anforderungen.
2. Management als Grundlage zur besseren Darstellung und Kommunikation von Schlüssenbegriffen .
3. Partner als Input für Leistungsabstimmungen und der Definition von Anforderungen.

Was ist der Geltungsbereich des Online Fachglossars?​

Dieses Fachglossar ist unverbindlich. Es gilt für Projekte und Prozesse, wenn dies explizit vereinbart wurde.

Wer pflegt das Online IT-Servicekatalog?​

Zuständigkeiten zu den Praktiken des Online-Glossars​

Das Fachglossar ist ein Ergebnis des Prozesses Wissensmanagement und Methodik.

Die funktionale Rolle des Process-Owner für den Prozesses Wissensmanagement ist ergebnis- und durchführungsverantwortlich für die Erstellung, Umsetzumg, Einführung und kontinuierliche Weiterentwicklung und Aktualisierung des Online Fachglossars.

Tabelle Zuständigkeitsmatrix nach dem RACI-Modell

Dokumentations-Konzept erstellen und abstimmen​

Die Dokumentenverwaltung wird nach dem Doc-as-a-Code-Ansatz durchgeführt und mittels Versionsmanagement-System GIT abgewickelt. Der Autor kann damit Dokumenten / Begriffe zur Bearbeitung "auschecken" und nach der Bearbeitung wieder "einckecken". Damit sind Änderungen sowohl terminlich als auch inhaltlich für das Dokumentationsteam nachvollziehbar. Die Bearbeitung des digitalen "Contents" erfolgt über einen Markdown-Editor. Die Erstellung der Website erfolgt über einen Website-Generator. Die Publizierung der Website erfolgt über einen Webserver.

Dokumentationsprozess planen​

Der technische Dokumentationsprozess ist ein einfacher Prozess des IT-Prozesses Wissensmanagement, der häufig aus sechs Prozessschritten besteht. Damit kann nahezu jede technische Dokumentation wie ein Servicekatalog, ein Tutorial, ein Benutzerhandbuch, ein Applikationsakt oder ein Prozessablauf erstellt werden kann.

Zur Erstellung wurden folgende Prozessschritte durchlaufen.

1. Dokumentation planen.
2. Dokumentation strukturieren.
3. Dokumentation erstellen.
4. Dokumentation prüfen.
5. Dokumentation freigeben.
6. Dokumentation publizieren.
7. Dokumentation evaluieren.

Dokumentationskonzept erarbeiten​

Es ist zweckmässig bereits im Vorfeld die Dokumentationsstruktur zu erarbeiten und abzustellen. Bei häufiger Anwendung ist die Erstellung von Dokumentationsvorlagen sinnvoll.

Dokumentations-Konzept umsetzten und überwachen​

Es ist vorgesehen dieses Fachglossars laufend zu aktualisieren. Als regulärer Release-Zyklus ist nach der Einführung ein "quaterly" Update vorgesehen. Die Dokumentenverwaltung wird nach dem Doc-as-a-Code-Ansatz durchgeführt und mittels Versionsmanagement-System GIT abgewickelt. Der Anwender kann damit Dokumenten zur Bearbeitung "auschecken" und nach der Bearbeitung wieder "einckecken". Damit sind Änderungen sowohl terminlich als auch inhaltlich für das Dokumentationsteam nachvollziehbar. Die Bearbeitung des digitalen "Contents" erfolgt über einen Markdown-Editor. Die Erstellung der Website erfolgt über einen Website-Generator. Die Publizierung der Website erfolgt über einen Webserver.

Zuständigkeiten zu einzelnen Beiträge im Online-Glossar​

Die funktionale Rolle des Document-Owner ist ergebnis- und durchführungsverantwortlich für die Erstellung, Umsetzumg, Einführung und kontinuierliche Weiterentwicklung einzelner Glossareinträge bzw. von Dokumenten.

Tabelle Zuständigkeitsmatrix nach dem RACI-Modell

Begriffe bzw. Dokumente erstellen​

Die Dokumentenverwaltung wird nach dem Doc-as-a-Code-Ansatz durchgeführt und mittels Versionsmanagement-System GIT abgewickelt. Der Autor kann damit Dokumenten / Begriffe zur Bearbeitung "auschecken" und nach der Bearbeitung wieder "einckecken". Damit sind Änderungen sowohl terminlich als auch inhaltlich für das Dokumentationsteam nachvollziehbar. Die Bearbeitung des digitalen "Contents" erfolgt über einen Markdown-Editor.

Begriffe bzw. Dokumente prüfen​

Die Erstellung der Website zur Prüfung erfolgt über einen Website-Generator. Die Prüfung kann durch ein informelles Peer-Review oder durch eine formelles Review bze. Inspektion erfolgen. Änderungen werden direkt im Dokument erfasst und abgestimme. Bereits in dieser Phase kann ein Merge in einen neuen Release erfolgen.

1. Das Fachglossar wird vom Qualitätsmanagement und/oder Document-Reviewer formalle auf Vollständigkeit, Verständlichkeit und Konsistenz, angemessener Umfang, Relevanz geprüft. Als Kriterien für die Prüfung werden Empfehlungen vom Referenzmodellen herangezogen.
2. Das Fachglossar wird vom Document-Reviewer und/oder Prozessverantortlichen inhaltliche auf Richtigkeit und Stimmigkeit, Fehlerfreiheit, Objektivität geprüft. Dabei kann zur Unterstützung auf Service-Experten zurückgegriffen werden.
3. Das Fachglossar wird vom (friendly) Customer, Anwendern, Nutzern inhaltliche auf darstellungsbezogene Kriterien wie Verständlichkeit, Übersichtlichkeit, einheitliche Darstellung, eindeutige Auslegung geprüft.

Begriffe bzw. Dokumente freigeben​

Die Erstellung der Website für einen Release erfolgt über einen Website-Generator. Die Freigabe eines Releases wird id.R nach den vereinbarten Releaszyklen durchgeführt. Die Publizierung der Website erfolgt über einen Webserver.

1. Das Fachglossar wird vom Document-Approver freigegeben.

Begriffe bzw. Dokumente verteilen​

Pull-orientierte Kommunikation​

Die interne Kommunikation erfolgt zum einen über den Blog. Dort werden sogenannte Release-Notes bereitgestellt. Der Nutzer kann sich eigenständig über Änderungen informieren. Bei Bedarf können über das Versionsmanagement-Tool die Änderungen nachvollziogen werden.

Push-orientierte Kommunikation​

Weiters kann nach Bedarf auch ein Push-orientierter Kommunikation über der Chat-Channel erfolgen. Dabei wir der Anwender aktiv über Updates informiert.

1. Das Fachglossar wird von den Projektmanagern und Prozessmamagern kommunziert und angewendet.

Was sind Qualitätskriterien des Online Fachglossars?​

Informationsqualität ist das Maß für die Erfüllung der „Gesamtheit der Anforderungen an eine Information bzw. ein Informationsprodukt, die sich auf deren Eignung zur Erfüllung gegebener Informationsbedarfe beziehen“.

Wie wird das Online Fachglossars bereitgestellt? - Zugänglichkeit​

Das Glossar wird Online in Form einer Website bereitgestellt. Der Zugriff erfolgt mit einen Webbrowser. Die Website ist für Desktops und für Smartphones ausgelegt. Der Zugriff von extern ist möglich, kann aber durch Site-Access Berechtigungen eingeschränkt sein. Der Nutzer kann sich per VPN in das Firmendatennetz einloggen.

• Informationsklassifizierung = internal.
• Datenschutzklassifizierung = keine personenbezogenen Daten enthalten.

Wie kann zur Verbesserung des Servicekatalog beigetragen werden? - Bearbeitbarkeit​

• Konstruktive Rückmeldungen sind erwünscht. Das Feedback erfolgen über die Community- Services. siehe im Footer.
• Weiters können (registrierte) Anwender direkt Beiträge über den IT-Service GitHub beisteuern. siehe Doc-as-Code

Wie erfolgt die Darstellung des Online Fachglossars? - Übersichtlichkeit​

Wir sind bemüht eine einheitliche Darstellung, Aufbereitung und eine hohe Verständlichleit für Fachexperten sicherzustellen. Verständlichkeit ist relativ. Sie hängt nicht nur davon ab, was Sender senden wollen und wie sie es verständlich machen können; sondern auch davon, was Empfänger empfangen mögen und wie sie es verstehen können. In diesem Sinn ist eine Mitteilung verständlich, wenn ihr Inhalt vom Zuhörer, Leser oder Empfänger so verstanden werden kann, wie der Sprecher oder Schreiber es gemeint hat. Mit abnehmender Verständlichkeit wird die Mitteilung unvollständig und ihr Inhalt fehlerhaft oder gar nicht aufgenommen.

Geschlechtsspezifische Formulierung​

Wir haben bei der Formulierung geschlechtsspezifischer Begriffe (z.B. der Projektmanager, die ProjektmanagerIn) zugunsten der Einfachheit und Lesbarkeit bewusst die bekannte Formulierung gewählt, adressieren dabei aber immer beide Geschlechter.

Wie erfolgt die Nutzenermittlung des Online Fachglossars? - Relevanz​

Die Messung der Aufrufe erfolgt mittels Analytic-Software.