Aufwandserfassung
Time-Sheet
Die Aufwandserfassung im Projektmanagement wird im Projektcontrolling bzw. der Projektsteuerung eingesetzt.
In der Aufwandserfassung werden alle Kosten und verwendete Ressourcen erfasst. Diese IST-Werte können dann mit den PLAN-Werten (der Aufwandsschätzung) abgeglichen werden. Somit kann eine genauere Aussage über den Status der Projektaufwände getroffen werden.
Bei der Aufwandserfassung werden im Wesentlichen die:
- Arbeitszeiten (Time-Sheets)
- Verbrauchsmittel,
- Zahlungen an Dritte (Rechnungen, Spesen)
- die Gemeinkosten
erfasst.
Auch Gebühren und Abschreibungen können bei der Erfassung berücksichtigt werden. Da nicht alle Kosten auf den Punkt erfasst werden können, muss der Projektmanager durch Kalkulationen die richtigen Kostensätze ermitteln.
Die Herausforderung bei der Aufwandserfassung ist die Identifizierung aller Aufwände und die Zuordnung zum richtigen Projekt und dessen Arbeitspaketen. Die Arbeitszeiten können direkt von den Projektmitarbeiter oder vom Projektmanager erfasst werden. Wenn die ermittelten Aufwände wesentlich höher als die Aufwandsschätzung sind, muss diese angepasst und das Projekt neu bewertet werden. Besonders schwer zu ermitteln sind die Personalkosten für Führungskräfte und nicht direkt dem Projekt zugeordnetes Personal (indirekte Beteiligung).
Es existieren verschiedene Softwarelösungen für die Erfassung des Aufwandes/Zeitaufschreibung von Projekten und Arbeitspaketen.