Geschäftsprozess-Informationen
Business Process Information - Daten für die Definition, Planung, Überwachung und Steuerung eines einzelnen Geschäftsprozesses
Unter Prozessinformation verstehen wir alle “Daten für die Definition, Planung, Überwachung und Steuerung eines einzelnen Geschäftsprozesses“.
Wir verstehen unter dem Sammelbegriff Prozessinformation:
A. Informationen über den Prozess
Prozessbeschreibung - Process-Repository
Die Informationen über den Geschäftsprozess, die für seiner Definition, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung benötigte werden, werden im Process-Repository dokumentiert und den Prozessmitgliedern für die Unterweisung und als (digitales) Nachschlagewerk bereitgestellt. Zur Prozessbeschreibung gehören insbesondere:
- Prozessdiagramme
- Steckbriefe zu den Prozesselementen als Gedankenstütze wie Prozess-Steckbrief, Rollen-Steckbrief, Kennzahlen-Steckbrief, Informationssystem-Steckbrief, ...
- detaillierte Prozessspezifikation
Die Prozessbeschreibung kann in mehreren Revisionsständen bzw. Versionen vorliegen, so zB. als
- AS-IS Prozessbeschreibung die den aktuellen und freigegebenen Zustand dokumentiert,
- TO-BE Prozessbeschreibung die zukünftige Zielbilder beschreiben
- ARCHIV Prozessbeschreibung die vergangene und nicht mehr gültige Zustände dokumentieren.
Projektbeschreibung - Project-Workspace
Im Zuge von Prozessoptimierungsprojekten werden zahlreiche Daten gesammelt, analysiert, systematisch und strukturiert dokumentiert. Diese Informationen zum Bestand (As-Is), zu möglichen Designs (To-Be), Anforderungen und zu Änderungen von Geschäftsprozessen werden in Prozessoptimierungsakten als integrativer Bestandteil der Projektdokumentation im der Projektakte dokumentiert.
B. Informationen im Prozess
Prozesstransaktionsdaten - Process-Hub
Jenen Transaktions-Information die bei der Ausführung (Execution) von Prozessen benötigt werden und/oder entstehen - Prozessinput und Prozessoutput-Aufzeichnungen, Berichte (process files, process records, process reports, process notifications,…) werden in Prozessbetriebsakten (Process Transaction Records) dokumentiert. Diese Transaktions-Information über einen bestimmten Geschäftsfall dienen u.a. als Leistungs- und Aufwandsnachweises. Diese Informationen werden häufig in Process-Workflows verwaltet. Dazu gehören insbesondere:
- Prozesstransaktionsdaten je Geschäftsfall - Process Transaction Records
- Input: Prozessaufwandsnachweise, -berichte.
- Output: Prozessleistungsnachweise, -berichte.
Geschäftsprozessinformationen anhand der Prozessgebiets PM
Das Beispiel Projektmanagement soll Theorie und Praxis näher bringen.
Prozessbeschreibung - Process-Repository
Das Wissen über den Prozessablauf und die verknüpften Prozesselement werden im BPM-Repository gepflegt und im Prozessportal bereitgestellt.
Abbildung PLK-Projektmanagement (Bildquelle = platinus, Auszug aus dem Prozessportal)
Projektbeschreibung - Project-Workspace
Die Optimierung der PM-Prozesse und die Einführung wurde projhekthaft abgewickelt. Die Projektdokumenten werden im Projekt-Workspace verwaltet.
Abbildung Projektspace ((Bildquelle = platinus, Auszug aus dem Projektportal)
Prozesstransaktionsdaten - Process-Hub
Die Transaktionsdaten - also Wissen im Prozess - für alle Projekt werden im Projektportal verwaltet.
