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Geschäftsprozess-Monitoring

Messen - Steuern - Regeln

Monitoring zur Überprüfung und Impulsgeber für die Planung​

Prozessmonitoring ist ein wichtiger Bestandteil des Prozessmanagements.

Geschäftsprozessmonitoring

Prozessmonitoring ist die systematische Überwachung und Analyse von Geschäftsprozessen während der Ausführung. Es erfasst die tatsächlichen IST-Daten über den Prozessablauf, die Ressourcenauslastung, die Durchlaufzeiten und andere relevante Kennzahlen.

Es handelt sich dabei um die systematische Messung relevanter IST-Prozessparameter in der Ausführung. Die Daten und Analysen bilden eine Grundlage für das Prozessreporting und unterstützen die Prozess-Steuerung, um deren Effizienz, Qualität und Compliance sicherzustellen. Das Prozessmonitoring liefert Ist-Daten, ob die operative Prozessplanung effektiv ist und die gewünschten Ergebnisse liefert. Wenn das Monitoring Abweichungen oder Probleme aufdeckt, kann die Planung angepasst werden, um die Prozesse zu optimieren. Die Erkenntnisse aus dem Prozessmonitoring können genutzt werden, um die operative Prozessplanung zu verbessern. Wenn beispielsweise Engpässe oder Ineffizienzen identifiziert werden, können diese bei der nächsten Planung berücksichtigt werden, um den Prozessablauf zu optimieren.

Prozessmonitoring und operative Prozessplanung bilden - in Anlehnung an das das kybernetische Regelmodell - einen kontinuierlichen Kreislauf. Das Monitoring liefert Informationen für die Planung, die Planung wird durch das Monitoring überprüft und die Erkenntnisse daraus fließen wieder in die Planung ein. Dieser Zyklus ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse.

Ziele:

  • Früherkennung von Abweichungen im Prozessablauf (Gap = Soll - Ist).
  • Identifizierung von Verbesserungspotenzialen anhamd der Datengrundlagen.
  • Sicherstellung der Prozessqualität und -konformität.
  • Grundlage für datengestützte Entscheidungen zur Prozessoptimierung.

Methoden des Prozessmonitorings​

  • Ereignisbasierte Überwachung: Erfassung und Analyse von Ereignissen bzw. Arbeitsprodukte (Work Products) im Prozessablauf, wie z.B. Aufträge, Bestellungen, Lieferungen.
  • Kennzahlenbasierte Überwachung: Definition und Überwachung von Key Performance Indicators (KPIs) zur Messung der Prozessleistung.
  • Prozessvisualisierung: Darstellung der Prozessabläufe und der Prozessdaten in Form von Diagrammen und Dashboards (Process-Charts).
  • Alarme und Benachrichtigungen: Automatische Benachrichtigung bei Abweichungen von den definierten Sollwerten.

Planung als Grundlage für das Monitoring​

Die operative Prozessplanung legt die Soll-Werte und Ziele für die Prozesse fest. Die operative Prozessplanung ist ein Teilbereich des Prozesscontrollings, der sich mit der kurzfristigen Planung und Steuerung von Geschäftsprozessen befasst. Der operative Prozessplan ist ein Arbeitsprodukt des laufenden Prozessbetriebes. Er dienen als Referenzwerte für das Prozessmonitoring. Das Monitoring vergleicht die tatsächliche Leistung mit den geplanten Werten und identifiziert Abweichungen. GAP = Soll-Werte - Ist-Werte.

Ziele:

  • Sicherstellung eines reibungslosen Prozessablaufs im Tagesgeschäft.
  • Optimale Auslastung der Ressourcen und Daten für den Aufwand.
  • Einhaltung von Zeitplänen und Lieferterminen.
  • Erreichung der geplanten Leistungsziele.