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Geschäftsprozess-Plan

Gesamtheit aller in einem Geschäftsprozess vorhandenen kurzfristigen Pläne

Wozu benötigt man operativen Prozessplan?​

Planung als Grundlage für das Monitoring

Die operative Prozessplanung legt die Soll-Referenzwerte und Ziele für die Prozesse fest. Die operative Prozessplanung ist ein Teilbereich des Prozesscontrollings, der sich mit der kurzfristigen Planung und Steuerung von Geschäftsprozessen befasst. Der operative Prozessplan ist ein Arbeitsprodukt des laufenden Prozessbetriebes. Er dienen als Referenzwerte für das Prozessmonitoring. Das Monitoring vergleicht die tatsächliche Leistung mit den geplanten Werten und identifiziert Abweichungen.

Der operative Prozessbasisplan – oder auch Baseline genannt – umfasst alle Daten eines genehmigten Prozessplan zu einem bestimmten Stichtag. In ihm können Termine, Zeitrahmen, Aufwände, Kosten, Verfügbarkeiten, Ressourcenzuordnungen usw. enthalten sein. Grundsätzlich enthält ein Prozessbasisplan alle Soll-Werte für das Prozesscontrolling und muss daher sorgfältig in der Prozessdokumentation dokumentiert werden. In regelmäßigen Abständen wird der Planstand als „Prozessplanversion“ aktualisiert und kommuniziert.

Ziele:

  • Sicherstellung eines reibungslosen Prozessablaufs im Tagesgeschäft.
  • Optimale Auslastung der Ressourcen und Daten für den Aufwand.
  • Einhaltung von Zeitplänen und Lieferterminen.
  • Erreichung der geplanten Leistungsziele.

Was ist ein operativer Prozessplan?​

Der Prozessplan ist ein Begriff aus dem Prozessmanagement und hält das Resultat sämtlicher Planungsaktivitäten in einem konsistenten Dokument fest.

Operative Prozesspläne lassen sich nach verschiedenen Kriterien strukturieren.

  1. Nach Zeithorizont.
    1. Tagespläne: Diese Pläne legen die Aufgaben und Aktivitäten für einen einzelnen Tag fest. Sie sind sehr detailliert und konzentrieren sich auf die unmittelbare Umsetzung von Aufgaben.
    2. Wochenpläne: Wochenpläne bieten einen Überblick über die Aufgaben und Aktivitäten für eine Woche. Sie ermöglichen eine bessere Koordination und Planung von Ressourcen.
    3. Monatspläne: Monatspläne dienen der Planung und Steuerung von Aufgaben und Aufträgen über einen längeren Zeitraum. Sie helfen, Fortschritte zu verfolgen und Ziele zu erreichen.
    4. Quartalspläne: Quartalspläne sind wichtig für die Planung und Steuerung von Geschäftszielen über einen Zeitraum von drei Monaten. Sie dienen der Überprüfung der Fortschritte und der Anpassung von Strategien.
    5. Jahresplan: Jahres sind die langfristige Planung und Steuerung von Geschäftszielen über einen Zeitraum von einem Jahr. Sie dienen u.a. der Überprüfung der Fortschritte und der Anpassung von Strategien.
  2. Nach Prozessgebieten.
  3. Nach Branche

Was ist der Inhalt und die Struktur eines Prozessplans?​

Ein Prozessplan besteht aus mehreren Teilplänen bzw. Unterlagen die untereinander in Beziehung stehen. Ein generischer Prozessplan besteht aus folgenden Teilplänen:

  1. BPEP – Prozessergebnisplan: Ergebnis der Leistungsplanung (Output, Mengenplanung).
  2. BPSP – Prozessablaufplan: Ergebnis der Aufgabenplanung (Workflow).
  3. BPTP – Prozessterminplan: Ergebnis der Terminplanung (Prozesskalender, Bearbeitungszeiten, Durchlaufzeiten, Liegezeiten, ...).
  4. BPRP – Prozessressourcenplan: Ergebnis der Ressourcenplanung je fachlicher Rolle. Zuweisung der Rollenträger und Planung der Kapazitäten (FTEs).
  5. BPOP – Prozessorganisationsplan: Ergebnis der Organisationsplanung und der Planung der Weisungen.
  6. BPKP – Prozesskostenplan: Ergebnis der Aufwands- und Kostenplanung.
  7. BPIP – Prozessinformationsplan: Ergebnis der Stakeholderanalyse und der Kommunikationsplanung.
  8. BPRA – Prozessrisikoanalyse: laufende Ergebnisse der Risikoabschätzungen.
  9. BPQP – Prozessqualitätsplan: Ergebnis der Qualitätsplanung.