Geschäftsprozess-Portfolios
Business Process Portfolios - Positionierung von Geschäftsprozessen in Bezug auf zwei Parameter
Prioritäten setzen heißt auswählen, was liegenbleiben soll. ~ Helmut Nahr, deutscher Mathematiker
Das Prozess-Portfoliodiagramm bzw. Portfoliomatrix dient der Positionierung von Geschäftsprozessen in Bezug auf zwei Parameter. Dazu werden die Geschäftsprozesse in zwei Dimensionen über Merkmale oder Kennzahlen klassifiziert und zueinander in Beziehung gesetzt. Die Geschäftsprozesse ordnet man dadurch bestimmten Arealen des Portfoliodiagramms zu. Die Geschäftsprozesse in einem bestimmten Areal stimmen bezüglich ihrer Eigenschaften überein und können in gleicher Art und Weise behandelt werden.
Ein Prozessportfolio-Diagramm ist eine grafische Darstellung, die verwendet wird, um die verschiedenen Geschäftsprozesse eines Unternehmens in einem Portfolioformat darzustellen. Es dient dazu, einen Überblick über die Prozesslandschaft einer Organisation zu geben und die Prozesse entsprechend ihrer ausgewählten Parameter in Beziehung zu stellen.
Ein Prozessportfolio-Diagramm besteht in der Regel aus einer zweidimensionalen Matrix oder Grafik, die die Prozesse in horizontalen und vertikalen Achsen darstellt. Die horizontale X-Achse repräsentiert häufig den strategischen Wertbeitrag, während die vertikale Y-Achse den den Strategiebeitrag darstellt. Diese Achsen können je nach den spezifischen Bedürfnissen und Kriterien der Organisation angepasst werden.
Die Prozessklassifizierung dient zur besseren Portfolioverwaltung nach vordefinierten Merkmalen bzw. Sammelbegriffen und zur Ableitung einer ausgewogenen Projektlandschaft bei der Prozessoptimierung im Unternehmen. Die Klassifizierung unterstützt dabei die Analyse und die Bewertung im Portfoliomanagement aus Sicht der Entscheidungsträger und der "Investoren". Die Prozessklassifizierung hat u.a. Auswirkungen auf die Auswahl welche Geschäftsprozesse vorrangig optimiert werden sollen und die Mittel- und Ressourcenzuteilung.
Die Ergebnisse aus einem Prozessportfoliodiagramm sind nur dann aussagekräftig, wenn die richtigen Parameter kombiniert werden. Versuchen Sie deshalb, verschiedene Kombinationen und Gruppierungen, um sinnvolle und verwertbare Ergebnisse zu erhalten.
Abbildung [sBPM- Prozessportfoliodiagramm ](sBPM- Prozessportfoliodiagramm.png) (Quelle - Fachbuch)
Als Parameter werden gerne verwendet:
| x-Achse | y-Achse | |
|---|---|---|
| Wertbeitrag | Strategiebeitrag | |
| Prozessreifegrad | Wertbeitrag | |
| Prozessreifegrad | Strategiebeitrag | |
| Eintrittswahrscheinlichkeit | Risikopotential | |
| Prozess-Status | Prozess-Umfang / Komplexität |
Tabelle Parameter-Paare
Wertbeitrag
Der Wertbeitrag von Geschäftsprozessen bezieht sich auf den Beitrag, den einzelne Geschäftsprozesse zur Wertschöpfung eines Unternehmens leisten. Die Parameter für den Wertbeitrag können je nach Organisation und Branche variieren, aber im Allgemeinen umfassen sie:
- Effizienz: Geschäftsprozesse sollten effizient gestaltet sein, um Ressourcen optimal zu nutzen und Kosten zu minimieren. Die Effizienz kann gemessen werden anhand von Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Produktivität, Fehlerquoten oder Betriebskosten (siehe Prozesspentagon).
- Prozessreifegrad: Ein hoher Prozessreifegrad und somit Qualitätsstandard ist ein wichtiger Parameter für den Wertbeitrag von Geschäftsprozessen. Prozesse sollten darauf abzielen, qualitativ hochwertige Produkte oder Dienstleistungen zu liefern, um Kundenzufriedenheit sicherzustellen und das Vertrauen der Kunden zu gewinnen.
- Kundenorientierung: Geschäftsprozesse sollten eng mit den Bedürfnissen und Erwartungen der Kunden verbunden sein. Die Fähigkeit, Kundenanforderungen zu verstehen, zu dokumentieren und in den Prozessen umzusetzen, ist ein entscheidender Parameter für den Wertbeitrag. Kundenzufriedenheitsumfragen, Beschwerdequoten oder Kundenbewertungen können als Indikatoren dienen.
- Innovation: Geschäftsprozesse sollten Raum für Innovation und kontinuierliche Verbesserung bieten. Die Fähigkeit, neue Ideen einzubringen, Prozesse anzupassen und innovative Lösungen zu entwickeln, kann den Wertbeitrag von Geschäftsprozessen erhöhen.
- Geschwindigkeit: Die Geschwindigkeit der Geschäftsprozesse kann einen erheblichen Einfluss auf den Wertbeitrag haben. Schnelle Reaktionszeiten, kurze Durchlaufzeiten und eine agile Umsetzung können die Wettbewerbsfähigkeit steigern und Kundenbedürfnisse besser erfüllen.
- Skalierbarkeit: Geschäftsprozesse sollten die Fähigkeit besitzen, sich an wachsende Anforderungen anzupassen und skalierbar zu sein. Dies ermöglicht es einem Unternehmen, mit dem Wachstum Schritt zu halten und Chancen zu nutzen.
- Kostenreduktion: Ein wichtiger Parameter für den Wertbeitrag von Geschäftsprozessen ist die Fähigkeit, Kosten zu reduzieren. Dies kann durch die Optimierung von Abläufen, den Einsatz von Automatisierungstechnologien oder die Identifizierung von Einsparungspotenzialen erreicht werden.
Diese Parameter sind nicht abschließend und können je nach Unternehmen und Branche variieren. Es ist wichtig, die spezifischen Ziele, Strategien und Anforderungen einer Organisation zu berücksichtigen, um die relevanten Parameter für den Wertbeitrag von Geschäftsprozessen zu bestimmen.
Strategiebeitrag
Der Strategiebeitrag von Geschäftsprozessen bezieht sich auf den Beitrag, den einzelne Geschäftsprozesse zur Umsetzung der Unternehmensstrategie leisten. Die Parameter für den Strategiebeitrag können je nach Organisation variieren, aber im Allgemeinen umfassen sie:
- Kundennutzen: Der Strategiebeitrag eines Geschäftsprozesses sollte darauf abzielen, den Kundennutzen zu maximieren. Dies kann beispielsweise durch die Verbesserung der Produktqualität, die Reduzierung der Lieferzeiten oder die Steigerung der Kundenzufriedenheit erreicht werden.
- Wertschöpfung: Geschäftsprozesse sollten dazu beitragen, Wertschöpfung für das Unternehmen zu generieren. Dies kann durch die effiziente Nutzung von Ressourcen, die Reduzierung von Kosten oder die Steigerung der Produktivität erreicht werden.
- Differenzierung: Ein Geschäftsprozess kann zur Differenzierung des Unternehmens beitragen, indem er ein Alleinstellungsmerkmal oder einen Wettbewerbsvorteil schafft. Dies kann durch innovative Prozessgestaltung, kundenorientierte Lösungen oder personalisierten Service erreicht werden.
- Flexibilität und Agilität: Geschäftsprozesse sollten flexibel und agil sein, um sich an sich ändernde Marktbedingungen, Kundenanforderungen oder Technologien anzupassen. Die Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren und neue Chancen zu nutzen, ist ein wichtiger Parameter für den Strategiebeitrag.
- Nachhaltigkeit: Geschäftsprozesse sollten umweltfreundlich und nachhaltig gestaltet sein, um den Anforderungen an soziale Verantwortung und Umweltschutz gerecht zu werden. Die Integration von Nachhaltigkeitsaspekten in Geschäftsprozesse kann zur Erreichung der langfristigen strategischen Ziele des Unternehmens beitragen.
- Messbare Ziele und Kennzahlen: Um den Strategiebeitrag von Geschäftsprozessen zu bewerten, ist es wichtig, messbare Ziele und Kennzahlen festzulegen. Dies ermöglicht die Überwachung der Leistung und die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.
Es ist zu beachten, dass diese Parameter nicht abschließend sind und von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein können. Es ist wichtig, die spezifischen Ziele, Strategien und Anforderungen einer Organisation bei der Festlegung der Parameter für den Strategiebeitrag von Geschäftsprozessen zu berücksichtigen.
Warum werden Prozessklassifizierung angewendet?
Die Kriterien für die Prozessklassifizierung werden vom BPM-Office definiert und für das Prozessportfolio-Management zur übersichtlichen Darstellung, Analyse und Beurteilung des BPI-Projektportfolios primär für Entscheidungsträger und Projektmanager angewendet. Die Prozessklassifizierungen dienen weiters zur Einordnung, Gruppierung und Filterung von Geschäftsprozesse im Kontext aller Geschäftsprozesse in der Organisation nach verschiedenen Gesichtspunkten.
Die Klassifizierung dient u.a. dazu,
- eine zielgerichtete Einordnung und Reihung bzw. Priorisierung von Geschäftsprozessen im Prozessportfolio des Unternehmens sicherzustellen, um eine ausgewogene Mittel- und Ressourcenzuteilung zu ermöglichen.
- eine hohe Transparenz bei der „Process Governance“ sicherzustellen. Die Prozessklassifizierung hat Auswirkungen auf die Vorgaben zur Projektführung.
- geeignete Projektmanagement-Ansätze für Einzelprojekte auszuwählen und somit eine gute Grundlage für die Projektplanung und das Projektcontrolling zu legen.
Ein Prozessportfolio ist die Sammlung und Visualierung aller (betrachteten) Geschäftsprozesse in einem Unternehmen. Es wird häufig zusammengestellt, um Prioritäten anhand von Bewertungskriterien wie strategische Bedeutung, Reifegrad, Attraktivität oder Handlungsbedarf/Verbesserungspotenzial, usw. zu vergeben.