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Geschäftsprozess-Reifegrad-Checkliste

Business Process Maturity - Bewertung der Fähigkeit Geschäftsprozesse systematisch zu planen, zu implementieren, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern

Prozessreifegrad-Checkliste

Eine Prozessreifegrad-Checkliste ist ein einfaches Werkzeug bzw. ein BPM-Service zur Beurteilung von Geschäftsprozess-Fähigkeiten. Die Messung des Reifegrades erfolgt mittel vordefinierter Reifegradkriterien.

Elemente bei Geschäftsprozessreifegraden​

Die Norm ISO 15504- oft auch als SPICE (Software Process Improvement and Capability Determination) bezeichnet - dient dazu, die Reife und Fähigkeit von Prozessen in einer Organisation zu bewerten. Sie ermöglicht es Organisationen, ihre Stärken und Schwächen zu erkennen und gezielte Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten.

Die ISO 15504 verwendet ein 6-stufiges Reifegradmodell, um die Fähigkeit und Elemente eines Prozesses zu bewerten. Die Reifegrade geben Aufschluss darüber, wie konsistent und effektiv ein Prozess ausgeführt wird. Die nachfolgenden Abbildungen soll einen Einblick zu den jeweiligen Elementen je Reifegrad-Stufe aufzeigen.

Elemente bei Geschäftsprozessreifegrades 0 - Unvollständig​

Es wird bewertet, ob es den Prozess überhaupt gibt und ob der Prozess in irgendeiner Form durchgeführt wird.

  • Prozessdurchführung: Da der Prozess auf Reifegrad 0 unstrukturiert ist, gibt es in der Regel keine formalen Workproducts. Es wird bewertet, ob es Rollen im Prozess gibt und wer für den Prozess zuständig ist. Die Durchführung ist oft unvorhersehbar, ad hoc und nicht dokumentiert. Es gibt keine oder nur wenige definierte Standards oder Verfahren.
  • Arbeitsprodukte (Workproducts): Es wird anhand von Geschäftsfällen (Use Cases, Anwendungsfällen) geprüft, ob der Prozess überhaupt Ergebnisse / Produkte liefert, unabhängig von deren Qualität. Die Ergebnisse sind oft inkonsistent und nicht reproduzierbar. Ad-hoc-Dokumente oder Notizen. Unstrukturierte Daten oder Aufzeichnungen. Ergebnisse, die durch individuelle Bemühungen erzielt wurden, ohne standardisierte Verfahren.

platinus_Prozessreifegrad-0

Abbildung platinus_Prozessreifegrad-0 (Bildquelle = platinus Consulting)

Der Fokus liegt darauf, die Existenz des Prozesses zu erkennen, nicht auf seiner Effektivität. Die Ergebnisse sind stark von individuellen Fähigkeiten und Anstrengungen abhängig. Es gibt keine systematische Planung, Überwachung oder Steuerung des Prozesses.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Reifegrad 0 den Ausgangspunkt darstellt, an dem ein Prozess gerade erst beginnt, sich zu entwickeln.

Elemente bei Geschäftsprozessreifegrades 1 - Durchgeführt​

Beim Prozessreifegrad 1 nach ISO/IEC 15504, auch bekannt als "Durchgeführt", liegt der Fokus darauf, dass der Prozess nicht nur existiert, sondern auch tatsächlich durchgeführt wird. Es gibt erste Anzeichen von Planung und Steuerung, obwohl diese noch nicht vollständig ausgereift sind.

  • Prozessdurchführung: Der Prozess wird durchgeführt, um die definierten Ziele zu erreichen. Es gibt erste Anzeichen von Planung und Überwachung der Prozessdurchführung. Die Durchführung ist jedoch noch nicht vollständig standardisiert und kann von individuellen Anstrengungen abhängen.
  • Arbeitsprodukte: Es gibt erste formale oder informelle Arbeitsprodukte, die die Prozessdurchführung dokumentieren. Der Prozess liefert Ergebnisse, die die Prozessziele erfüllen. Die Ergebnisse sind jedoch möglicherweise noch nicht vollständig konsistent oder vorhersagbar.

platinus_Prozessreifegrad-1

Abbildung platinus_Prozessreifegrad-1 (Bildquelle = platinus Consulting)

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Reifegrad 1 den Übergang von einem unstrukturierten zu einem strukturierteren Prozess darstellt.

Elemente bei Geschäftsprozessreifegrades 2 - Gemanagt​

Beim Prozessreifegrad 2 nach ISO/IEC 15504, auch bekannt als "Gemanagt", liegt der Fokus auf der Planung, Überwachung und Steuerung des Prozesses. Es werden grundlegende Managementpraktiken eingeführt, um sicherzustellen, dass der Prozess effektiv und effizient durchgeführt wird.

  • Prozessplanung: Der Prozess wird geplant und organisiert, um die definierten Ziele zu erreichen. Es gibt Richtlinien und Verfahren für die Durchführung des Prozesses. Ressourcen werden zugewiesen und Verantwortlichkeiten werden definiert.
  • Prozessüberwachung: Der Prozess wird überwacht, um sicherzustellen, dass er gemäß den Plänen durchgeführt wird. Es werden Messungen und Kontrollen durchgeführt, um den Fortschritt und die Leistung des Prozesses zu überwachen. Abweichungen werden erkannt und korrigierende Maßnahmen werden ergriffen.
  • Prozesssteuerung: Der Prozess wird gesteuert, um sicherzustellen, dass er die definierten Ziele erreicht. Es werden Maßnahmen ergriffen, um den Prozess anzupassen und zu optimieren. Es wird sichergestellt, dass die Arbeitsprodukte den definierten Anforderungen entsprechen.
  • Arbeitsprodukte: Es gibt formale Arbeitsprodukte, die die Planung, Durchführung und Überwachung des Prozesses dokumentieren.
    • Prozessbeschreibungen
    • Qualitätsmanagementpläne mit definierten Qualitätskriterien zu den Produkten
    • Prüfprotokolle
    • Berichte, Daten über den Prozessfortschritt

platinus_Prozessreifegrad-2

Abbildung platinus_Prozessreifegrad-2 (Bildquelle = platinus Consulting)

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Reifegrad 2 einen wichtigen Schritt in Richtung eines gut organisierten und gesteuerten Prozesses darstellt.

Elemente bei Geschäftsprozessreifegrades 3 - Etabliert​

Beim Prozessreifegrad 3 nach ISO/IEC 15504, auch bekannt als "Etabliert", liegt der Fokus auf der Standardisierung und Integration von Prozessen. Die Prozesse werden nicht nur gemanagt, sondern auch proaktiv verbessert und an die Bedürfnisse der Organisation angepasst.

  • Standardisierte Prozesse: Prozesse werden auf der Grundlage von Organisationsstandards definiert und dokumentiert. Es gibt klare Richtlinien und Verfahren für die Durchführung der Prozesse. Die Prozesse werden konsistent in der gesamten Organisation angewendet.
  • Prozessanpassung: Die Prozesse werden an die spezifischen Bedürfnisse von Projekten oder Abteilungen angepasst. Es gibt Mechanismen, um Feedback von Benutzern und Stakeholdern zu erfassen und in die Prozessverbesserung einzubeziehen.
  • Prozessverbesserung: Es gibt einen proaktiven Ansatz zur Prozessverbesserung. Es werden Daten und Metriken verwendet, um die Leistung der Prozesse zu überwachen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Es werden Maßnahmen ergriffen, um die Effektivität und Effizienz der Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
  • Arbeitsprodukte: Es gibt umfassende und detaillierte Arbeitsprodukte, die die standardisierten Prozesse und deren Anwendung dokumentieren.
    • Organisationsweite Prozessbeschreibungen.
    • Prozessleistungsmessungen und -berichte.
    • Prozessverbesserungspläne - KVP-Maßnahmen.
    • Schulungsunterlagen und Wissensbasis.

platinus_Prozessreifegrad-3

Abbildung platinus_Prozessreifegrad-3 (Bildquelle = platinus Consulting)

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Reifegrad 3 einen wichtigen Schritt in Richtung einer prozessorientierten Organisation darstellt.

Elemente bei Geschäftsprozessreifegrades 4 - Vorhersagbar​

Beim Prozessreifegrad 4 nach ISO/IEC 15504, auch bekannt als "Vorhersagbar", liegt der Fokus auf der quantitativen Steuerung und Vorhersagbarkeit der Prozesse.

  • Messung und Analyse: Es werden detaillierte Messungen und Analysen der Prozessleistung durchgeführt. Es werden statistische Techniken verwendet, um Trends und Muster in den Daten zu erkennen. Die Ergebnisse der Analysen werden verwendet, um die Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
  • Quantitative Steuerung: Prozesse werden quantitativ gesteuert, indem messbare Ziele und Metriken definiert werden. Es werden statistische und quantitative Techniken verwendet, um die Leistung der Prozesse zu überwachen und zu analysieren. Prozessleistungsschwankungen werden identifiziert und korrigierende Maßnahmen werden ergriffen, um die Prozessleistung zu verbessern.
  • Prozessvorhersagbarkeit: Die Leistung der Prozesse ist vorhersagbar und stabil. Es werden statistische Modelle verwendet, um die zukünftige Leistung der Prozesse vorherzusagen. Die Vorhersagbarkeit der Prozesse ermöglicht es der Organisation, fundierte Entscheidungen zu treffen und Risiken zu minimieren.
  • Arbeitsprodukte: Es gibt detaillierte Arbeitsprodukte, die die quantitativen Messungen, Analysen und Vorhersagen dokumentieren.
    • Prozessleistungsberichte
    • Statistische Prozesskontrollkarten - Vorhersagemodelle
    • Risikobewertungen und Kontrollen

platinus_Prozessreifegrad-4

Abbildung platinus_Prozessreifegrad-4 (Bildquelle = platinus Consulting)

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Reifegrad 4 einen bedeutenden Fortschritt in Richtung einer datengesteuerten und risikobewussten Organisation darstellt

Elemente bei Geschäftsprozessreifegrades 5 - Optimierend​

Beim Prozessreifegrad 5 nach ISO/IEC 15504, auch bekannt als "Optimierend", liegt der Fokus auf der kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse durch Innovation und technologische Weiterentwicklung.

  • Kontinuierliche Prozessverbesserung: Die Organisation hat eine Kultur der kontinuierlichen Prozessverbesserung etabliert. Es werden innovative Ideen und Technologien eingesetzt, um die Prozesse zu optimieren. Prozessverbesserungen werden systematisch geplant, durchgeführt und bewertet.
  • Innovation und Technologie: Die Organisation ist offen für neue Technologien und innovative Ansätze. Es werden Experimente und Pilotprojekte durchgeführt, um neue Technologien und Prozesse zu testen. Erfolgreiche Innovationen werden in die bestehenden Prozesse integriert.
  • Wissensmanagement: Die Organisation verfügt über ein effektives Wissensmanagement-System. Erfahrungen und Best Practices werden systematisch erfasst, dokumentiert und geteilt. Das Wissen wird genutzt, um die Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
  • Arbeitsprodukte: Es gibt umfassende Arbeitsprodukte, die die Innovations- und Verbesserungsaktivitäten dokumentieren.
    • Wissensmanagement-Datenbanken
    • Prozessverbesserungsberichte
    • Innovationspläne - Berichte über Pilotprojekte

platinus_Prozessreifegrad-5

Abbildung platinus_Prozessreifegrad-5 (Bildquelle = platinus Consulting)

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Reifegrad 5 die höchste Stufe der Prozessreife darstellt und eine Organisation auszeichnet, die kontinuierlich lernt und sich anpasst.