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Geschäftsprozess-Reifegradmodelle

Methoden zur systematischen Beurteilung des BPM-Leaderships

Prozessreifegradmodell nach ISO 15504​

Ein Prozessreifegradmodell – auch Process Assessment Model (PAM) genannt – beschreibt die Methodik und Praktiken die für Bewertungen von Geschäftsprozesse herangezogen werden.

Die Prozessreifegrad-Messungen zielen meist auf die Initiierung von Initiativen zur Prozessoptimierung und/oder auf eine Standortbestimmung der BPM-Fähigkeiten ab.

  1. Prozessoptimierungsprojekte anstoßen. Der Zweck von Prozessoptimierungen (BPI, business process improvements) ist es, die Wirksamkeit und Effizienz einzelner Prozesse zu verbessern.
  2. Fähigkeitsstufen bestimmen. Der Zweck der Prozessfähigkeits-Bestimmung (capability determination approach) ist es, die Stärken, Schwächen und Risiken ausgewählter Prozesse in Bezug auf einen bestimmten festgelegten Anforderungen durch die verwendeten Kriterien, Verfahren und deren Ausrichtung auf die Geschäftsanforderungen zu identifizieren.

PAM

Abbildung Prozessreifegrad-PAM nach ISO15504 (Quelle = platinus und COBITv5)

Die Norm ISO/IEC 15504-5 ist ein internationaler Standard zum Durchführen von Bewertungen (Assessments) von Unternehmensprozessen. Ursprünglich mit dem Schwerpunkt auf der Softwareentwicklung, daher auch der Name SPICE (Software Process Improvement and Capability Determination). An dieser Stelle sein auf die ISO 15504 verwiesen.

Der Assessment-Prozess ist aus unserer Sicht in der Norm ISO 19011 – Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen gut beschrieben. Die Anwendung dieses Prozesses wird empfohlen.

Prozessreifegrad-Modell

Abbildung Prozessreifegrad-Modell nach ISO15504 (Quelle = platinus und COBITv5)

Prozessreifegrad-Stufen​

Prozessreifegrad-Stufen

Abbildung Prozessreifegrad-Stufen (Quelle = platinus)

Um zu bestimmen, inwieweit die einzelnen Ziele erreicht wurden werden die Prozessergebnisse (Outcome) anhand der Prozessbeschreibungen und durch das Heranziehen der ISO/IEC 15504-Ratingskala bestimmen. Diese Skala besteht aus folgenden Ratings:

  1. N (Nicht erreicht) – Innerhalb des beurteilten Prozesses gibt es kaum oder gar keine Hinweise auf die Erreichung des definierten Attributs. (Erreichung zwischen 0 % und 15 %)
  2. P (Teilweise erreicht) – Es gibt gewisse Hinweise auf einen Ansatz für das definierte Attribut des beurteilten Prozesses sowie auf eine teilweise Erreichung dieses Attributs. Bestimmte Aspekte hinsichtlich der Erreichung des Attributs sind möglicherweise nicht vorhersehbar. (Erreichung zwischen 15 % und 50 %)
  3. L (Größtenteils erreicht) – Es gibt Hinweise auf einen systematischen Ansatz für das definierte Attribut des beurteilten Prozesses sowie auf eine signifikante Erreichung dieses Attributs. Der beurteilte Prozess weist möglicherweise gewisse Schwachstellen im Hinblick auf dieses Attribut auf. (Erreichung zwischen 50 % und 85 %)
  4. F (Vollständig erreicht) – Es gibt Hinweise auf einen umfassenden und systematischen Ansatz für das definierte Attribut des beurteilten Prozesses sowie auf eine vollständige Erreichung dieses Attributs. Der beurteilte Prozess weist keinerlei Schwachstellen im Hinblick auf dieses Attribut auf. (Erreichung zwischen 85 % und 100 %)

Prozessreifegrad-Generic-Work-Products​

Darüber hinaus können die Prozesspraktiken anhand derselben Ratingskala beurteilt werden, wobei zum Ausdruck gebracht wird, inwieweit die Basispraktiken zur Anwendung kommen. Prozesspraktiken beschreiben bewährte Verfahren entlang der Enabler-Elemente wie etwa interne Regeln, Arbeitsanweisungen, Befugnisse, Eskalationsverfahren, Kommunikationsstrukturen, Anreize & Belohnungsmodelle, Dokumentation, Wissenssicherung.

Um die Beurteilung noch weiter zu verfeinern, können auch die Ressourcen (Input) in Betracht gezogen werden. Bei den Ressourcen kann es sich um Sach-, Personen- und/oder Finanzressourcen handeln.

Um die Beurteilung noch weiter zu verfeinern, können auch die Arbeitsprodukte (Output) in Betracht gezogen werden, um zu bestimmen, inwieweit ein bestimmtes Beurteilungsattribut erreicht wurde.

Prozessreifegrad-Generic-Work-Products

Abbildung Prozessreifegrad-Generic-Work-Products (Quelle = platinus)

Die nachfolgende Abbildung stellt einen Bezug der generischen Arbeitsprodukte im Prozessmanagement zum Prozessbetriebs-Regelkreis dar. Diese Darstellung soll dem Prozessmitarbeiter vermitteln, welche Dokumente gemäß der Norm vorhanden sein müssen, um die Reifegrad-Kriterien zu erfüllen.

platinus-GPW-Prozessbetrieb

Abbildung Zuordung von Generic Workproducts zum Prozessbetriebs-Regelkreis

Bewährte Verfahren: Für Organisationsstrukturen gibt es eine ganze Reihe bewährter Verfahren, z. B.:

  • Arbeitsprinzipien: Dies sind die praktischen Vorkehrungen für die Funktionsweise der Struktur. Dazu gehören beispielsweise die Häufigkeit von Besprechungen, Dokumentation und hausinterne Regeln.
  • Zusammensetzung: Strukturen bestehen aus Mitgliedern, bei denen es sich um interne oder externe Anspruchsgruppen handeln kann.
  • Umfang der Befugnisse: Die Grenzen der Entscheidungsbefugnisse der Organisationsstruktur.
  • Kompetenzstufe/Entscheidungsbefugnisse: Die Entscheidungen, die die Struktur treffen darf.
  • Delegation von Autorität: Die Struktur kann einen Teilbereich ihrer Entscheidungsbefugnisse ihr unterstellten Strukturen übertragen.
  • Eskalationsverfahren: Der Eskalationspfad einer Struktur beschreibt die erforderlichen Maßnahmen im Falle von Problemen bei der Entscheidungsfindung.

Prozessreifegrad-Ergebnisse​

Die Ergebnisse einer Prozessreifegrad-Beurteilung für einen Einzelprozess werden in Form eines Geschäftsprozess-Reifegradstatusreports und/oder Geschäftsprozess-Reifegradberichtes dokumentiert. Um eine unternehmensweite Übersicht zu erlangen, könne die Ergebnisse in die Geschäftsprozess-Landkarte übertragen werden. Diese Prozesslandkarten mit dem Reifgradstatus zum Zeitpunkt t unterstützend die Kommunikation und fördern die BPM-Leadership-Kultur.

Die nachfolgende Abbildung zeigt die typischen Liefergegenstände zum BPM-Service Prozessreifegrad-Management.

  1. Prozessreifegrad-Modell festlegen.
  2. Prozessreifegrad(kriterien)-Checklisten dienen zur Spezifikation der einheitlichen Beurteilungskriterien.
  3. Prozessreifegrad-Plan dienen zur Zielbestimmung zu einer festgelegten Zeitpunkt. Welchen Reifegrad streben wir an?
  4. Prozessreifegrad-Status dient zur kompakten Standortbestimmung zu einem definierten Zeitpunkt. Wo stehen wir jetzt?
    1. Prozessreifegrad-Statusbericht dient zur Standortbestimmung zu einem definierten Zeitpunkt inkl. nachvollziehbarer Dokumentation der Evidenzdaten zum jeweiligen Statusbericht aus interner Sicht.
    2. Prozessreifegrad-Auditbericht dient zur Standortbestimmung zu einem definierten Zeitpunkt inkl. nachvollziehbarer Dokumentation der Evidenzdaten aus externer Sicht. Dabei sind die höheren Dokumentationsanforderung der ISO 19011 zu berücksichtigen. –> umfangreicher als internen Berichte!

Prozessreifegrad-Ergebnisse

Abbildung PAM-Liefergegenstände (Quelle = platinus und COBITv5)

Prozessreifegradmodell nach APQC​

APQC has created a process management maturity model leveraging its Seven Tenets of Process Management.

BPM Maturity Modell eden​

eden ist ein weiteres Reifegradmodell für die Reifegradanalyse.