Ressourcenmanagement
Resource Management
Ressourcenmanagement ist für jedes Projekt unerlässlich und muss bereits vor Projektbeginn in einem Projekt-Auftrag berücksichtigt werden. Planung, Verfügbarkeits- und Einsatzmanagement sowie Ressourcenoptimierung gehören zu den Schlüsselfaktoren für den Erfolg eines Projekts.
Ressourcenmanagement bezeichnet die vorausschauende Einteilung aller verfügbarer Ressourcen (Zeit, Budget, Sachmittel, Personal, Maschinen, Räume, etc.) in Abstimmung mit dem erwarteten Kapazitätsbedarf für Projekte oder Produktionen (Linie). Ziel der Ressourcenplanung ist, mit einer optimalen Auslastung aller Kapazitäten den maximalen möglichen Ertrag innerhalb eines vorgesehen Zeitfensters sicherzustellen. Die Planung orientiert sich dabei an Bezugsgrößen wie Rollen, Mitarbeiteranzahl, Personentagen, Verfügbarkeit, Fristen und Kosten.
Welche Ressourcenarten gibt es?
Personalressourcen
Personalressourcen spielen eine wesentliche Rolle im Projektmanagement, da Sie die Arbeit konkret leisten. Sie bestehen aus Einzelpersonen, Gruppen und juristischen Personen und helfen bei der Realisierung der Aufgaben, die für den reibungslosen Ablauf und den Abschluss des Projekts erforderlich sind. Personalressourcen sind mit kognitiven Ressourcen gekoppelt, da sie diejenigen sind, die über das Wissen und das Know-how verfügen (technische Fähigkeiten und Kenntnisse, geschäftliches Know-how, usw.).
Das Personal kann interne oder externe Mitarbeiter sein und für die gesamte Dauer des Projekts oder auf einmaliger Basis arbeiten.
Anlagen- und Sachressourcen
Zu den materiellen Ressourcen, bzw. Anlagen- und Sachressourcen, gehören Rohstoffe und Materialien, Maschinen, Werkzeuge, Ausrüstungen, Software, Grundstücke usw. Sie umfassen sowohl Ressourcen, über die das Unternehmen bereits verfügt, als auch solche, die das Unternehmen zur Durchführung des Projekts kauft oder mietet.
Dabei kann es sich um Güter handeln, die für den Auftrag zeitlich zur Verfügung gestellt werden und die später wieder verwendet werden können - die sogenannten Gebrauchsressourcen, oder um Verbrauchsmaterialien, die in einer bestimmten Menge verwendet werden können und deren Stückkosten festgelegt sind.
Finanzressourcen
Die Finanzressourcen, bzw. Investitionen, entsprechen dem Projektbudget, das vor dem Start durch den Antragsteller festgelegt wird. Solche Ressourcen finanzieren:
- Personal- und Sachressourcen des Projekts, die unter Anderem die Vergütung der Projektakteure abdecken,
- den Kauf von materiellen Ressourcen oder deren Miete,
- und andere Kosten, wie z.B. Reisekosten.
Intellectual capital
Verfügbarkeit von Patenten, Copyright.
Was sind typische Aufgaben in der Ressourcenplanung?
Zu den Aufgabenschwerpunkten in der langfristigen Planung gehört dabei:
- Mitarbeiter gemäß Ihrer Qualifikationen zu Rollen zuteilen und einsetzen.
- Vakanzen erkennen und mit geeignetem Personal besetzen.
- Kapazitäten an strategischen Unternehmenszielen ausrichten.
- Aktivitäten realistisch planen, inkl. Puffer und Auslastungssteuerung.
Wie funktioniert die Ressourcenplanung? Angebot und Bedarf
Das Ressourcenmanagement beschäftigt sich damit, wie sich die Allokation von wesentlichen Ressourcen (Budget, Rollen, Personal, Produktionskapazitäten, Materialien usw.) auf die zugeordneten Projekte und Programme planen und steuern lässt.
1. Den Ressourcenbedarf abschätzen
Beziehen Sie sich auf die obige Ressourcentypologie und schätzen Sie den Ressourcenbedarf so genau wie möglich ein. Dazu ermitteln Sie alle Ressourcen, die für das Projekt benötigt werden, seien es interne oder externe, menschliche, materielle und finanzielle Ressourcen. Dieser Schritt ist nicht selbstverständlich, da er vor Beginn des Projekts erfolgt.
Zu Beginn werden die durch die Bestandteile (Projekte/Programme) des Portfolios ausgelösten Bedarfe ermittelt (Ressourcenbedarfsplanung, »bottom-up«) und mit den verfügbaren Ressourcen abgeglichen (»top-down«). Als Ergebnis des Planungsprozesses können die entsprechenden Ressourcen für den betrachteten Zeitraum (z. B. Jahres-, Mittelfrist-, Projektlebenszeitplanung) zugeordnet werden. Im weiteren Verlauf erlaubt ein regelmäßiges Ressourcenauslastungscontrolling, Kapazitätsengpässe oder -reserven zu erkennen und bei Bedarf Änderungsmaßnahmen einzuleiten.
2. Ein Ressourcenplan erstellen
Im Projektalltag bedeutet das z.B., den Kapazitätsbedarf und das Kapazitätsangebot gegenüberzustellen und anzugleichen. Wenn für ein Projekt rund 20 funktional Rollen und somit Mitarbeiter mit vollen Personenstunden benötigt werden, aber nur 15 Mitarbeiter verfügbar sind, liegt es am Ressourcen-management, eine optimale Planung herauszuarbeiten. Dazu gehört auch, bereits bestehende Engpässe zu identifizieren. Die Planung dient zur visuellen Darstellung des Ressourcenbedarfs über einen bestimmten Zeitraum.
Durch die Erstellung eines Ressourcenplans können Sie wissen, welche Ressourcen zu welchem Zeitpunkt verwendet werden sollen. Sie können beispielsweise das Gantt-Diagramm anhand einer Excel-Tabelle oder Projektmanagement-Software verwenden: Sie können die Zuweisung von Ressourcen nach Aufgaben und Zeit sowie mögliche Nutzungskonflikte bei der Ressourcenzuweisung visualisieren.