Rollensteckbrief
Rollenprofil - Rollendatenblatt - Role Data Sheet
Rollenblatt
Der Rollen-Steckbrief beschreibt in kompakter Textform die wesentliche Informationen über einen Rolle. Er ist ist einer Art “Management Summary". Der Umfang liegt bei 1-2 DIN A4 Seiten.
Ein Rollensteckbrief ist ein Dokument, das die Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und Ziele einer bestimmten Rolle beschreibt. Er dient dazu, ein gemeinsames Verständnis über die Anforderungen einer Rolle zu schaffen und Missverständnisse zu vermeiden. Der Rollensteckbrief hat für die Prozess-Stakeholder einen Nutzen wenn,
- ein schneller und kompakter Einblick über die wesentlichsten Rollen-Information vermittelt werden kann.
- die Anforderungen an die Dokumentenbeschreibung nach der QM Norm ISO9000:2015 berücksichtigt werden.
Rollensteckbrief beschreibt auf kompakte Art und weise auf einem „One Pager“ die wesentlichen Aspekte einer Rolle, wie Hauptaufgaben, Hauptziele und erforderliche Qualifikationen. Der Rollensteckbrief ist (bei Bedarf) mit der nächsten Ebene - die wir Rollen-Spezifikation nennen - verknüpft.
Eine kurze Beschreibung in Form eines Steckbriefes unterstützt die Koordination und Kommunikation ungemein und ist daher als „Mindestqualitätsstandard“ für die Modellierung von Rollenmodellen einzustufen und ebenfalls auf inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit regelmäßig zu prüfen.
Typische Inhalte eines Rollensteckbriefes
Zur leichten Lesbarkeit und Vergleichbarkeit der unterschiedlichen Rollen, ist die Struktur im Rollensteckbrief immer gleich aufgebaut:
Inhaltliche Aspekte
Folgende inhaltliche Datenattribute sind für einen Rollen-Steckbrief zweckmässig:
| Attribute | Datentyp | Ausprägungen |
|---|---|---|
| Rollentitel | Text 255-Zeichen | Der Rollentitel muss "sprechend" sein. |
| Rollen-ID / Rollenkürzel | Text 255-Zeichen | |
| Rollentyp | Set [UR, OR, FR, QR, NR] | |
| Zuordnungen | Link zu Prozess-ID, OEs | |
| Rollenart | Set [Einzelrolle, Gruppenrolle] | |
| Jobgrade / Fähigkeitsstufen | Text 255-Zeichen | |
| Kurzbeschreibung | Rich-Text, Links | |
| Rollenaufgaben - Hat die Aufgabe … | Rich-Text, Links | Mit der Satzschablone: "Die Hauptaufgaben sind , ..." werden die wesentlichen Aufgaben /Aktivitäten beschrieben. Mit BPM-Tools kann hier ein konsistenter Bezug zu den Prozesstätigkeiten hergestellt werden. |
| Rollenziele - Hat das Ziel und Leistungsindikatoren … | Rich-Text, Links | Mit der Satzschablone: "Die Hauptzielen sind , ..." werden die wesentlichen Ziel und KPIs beschrieben. Grundlegende Frage ist: wann macht diese Rolle ien guten Job? |
| Rollenbefugnisse - Hat das Recht … | Rich-Text, Links | Mit der Satzschablone: "Diese Rolle hat das Recht , ..." werden Befugnisse spezifiziert. |
| Rollenverantwortung - Hat die Pflicht .,. | Rich-Text, Links | Mit der Satzschablone: "Diese Rolle hat das Pflicht , ..." werden Verantwortungen spezifiziert. |
| Rollenzugehörigkeit - Ist Mitglied bei im Gremium … | Rich-Text, Links | |
| Rollenqualifikationen - Hat Ausbildungsnachweise vorzulegen (Exam) ... | Rich-Text, Links | Die geforderten Qualifikationsnachweise (Hard Skills) zu dieser Rolle sind, ... |
| Rollenerfahrungen - Hat Referenznachweise vorzulegen (Experience) … | Rich-Text, Links | Die geforderten Erfahrungsnachweise (Hard Skills) zu dieser Rolle sind, ... |
| Rollenfähigkeiten - Hat (Branchen- Methoden- Sozial-) Kenntnisnachweise (Assessment) vorzulegen ... | Rich-Text, Links | Die notwendigen Qualifikationsnachweise (Soft Skills) zu dieser Rolle sind, ... |
| Artefakte - Liefert Arbeitsprodukte ... | Rich-Text, Links | |
| Verweise auf … (Entwicklungspfade, Trainingsressourcen, ...) | Rich-Text, Links |
Tabelle Rollensteckbrief
Tipp: Satzschablonen helfen natürlichsprachliche Beschreibungen strukturierter und verständlicher zu machen.
Erkl ärungen der Datenattribute
- Rollentitel ist eine eindeutige Bezeichnung der Rolle. Sie dient u.a. zu Referenzierung. Der Rollentitel sollte "sprechend" sein.
- Rollen-ID ist eine eindeutige ID der Rolle. Sie dient u.a. zu Referenzierung.
- Rollentyp kennzeichnet den Typ der Rolle für Filterungen. Im Rollenmodell sind die Rollentypen definiert.
- Zuordung verlinkt Rollen zu anderen Objekten. Bei FR-Funktionsrollen ist eine direkter Bezug zum Prozessgebiet sinnvoll. Bei OR-Organisationsrollen ist der Bezug zu den Organisationseinheiten / Funktionseinheiten zweckmässig.
- Rollenart kennzeichnet ob es sich um eine Einzelrolle oder um eine Gruppenrolle (ZB. Mitglied im Projektlenlungsausschuss) handelt.
- Jobgrade benennt die unterschiedlichen Fähigkeitsstufen. Die Fähigkeitsstufen werden im Kompetenzmodell definiert. Häufig werden vierstufige Kompetenzstufen angewendet [01-Junior, 02-Standard, 03-Senior, 04-Director]. Die Fähigkeitsstufen werden u.a. bei der Defnition der benötigten Qualifikationen, Erfahrungen und Skills herangezogen. Sie unterstützen die den "People-Readiness-Check".
- Kurzbeschreibung gibt einen kompakte Überblick über die Rolle und erläutert die Einbettung der Rolle im organisatorischen Kontext.
- Rollenaufgaben nimmt Bezug auf die Aufgabenbeschreibung in den Prozessen. Weiters werden hier typische Aktivitäten als Art Gedankenstütze für Abstimmungsgespräche angeführt. Bei Anwendung von BPM-Repositories werden die Prozessaktivitäten hier aufgelistet und referenziert. Damit ist der Betzug zu den Prozessaufgaben hergestellt. Beim Einsatz vom BPM-Repositories können auch RACI Auswertungen erstellt werden.
- Rollenziele beschreiben SMARTe-Ziele. Aus den Zielen muss hervorgehen, wann ein Rollenträger einen „guten Job“ macht. Diese Auflistung dient u.a. zur Beurteilung der Zielerfüllung. In der Praxis drücken sich viele Organisation bei der Definition dieses Attributes.
- Rollenrechte beschreiben die Befugnisse die mit der Rolle einhergehen. Sie legitimieren den Rollenträger, Handlungen zur ordnungsgemäßen Erfüllung seiner Aufgaben vorzunehmen und verpflichten ihn, hierfür die Verantwortung in Form einer Rechenschaft zu übernehmen. Befugnis sind konkrete eingeräumte Berechtigungen, bestimmte Maßnahme / Handlungen zu ergreifen (Durchführungskompetenzen mit Entscheidungskompetenzen, Mitsprachekompetenz, Anordnungskompetenz, Vertretungskompetenz; Führungskompetenzen).
- Rollenpflichten beschreiben die Verantwortungen der Rolle.
- Rollenzugehörigkeiten setzt einen Bezug zu Gremien in der Organisation.
- Rollenqualifikationen listet die erforderlichen (Muss-Soll-Kann) Qualifikationsnachweise auf. Die Ausbildungsnachweise in Form von Zeugnissen, Zertifikaten sowie Prüfungs- und Teilnahmebestätigungen sind vom Rollenträger bereitzustellen.
- Rollenerfahrungen listet die erforderlichen Erfahrungen für diese Rolle auf. Die Erfahrunge sind in Form von Projekt- und oder Aufgabenreferenzen nachzuweisen.
- Rollenfähigkeiten beschreibt erforderliche Kompetenzen in