Zum Hauptinhalt springen

Aufbewahrungsfristen

Gesetzliche Vorschriften für Aufbewahrungsfristen

image-20240524161641525

Übersicht​

Aufbewahrungsfrist
Buchhaltungsunterlagen7 Jahre
Belege/Rechnungen7 Jahre
Unterlagen iZm Grundstücken gem. Umsatzsteuergesetz22 Jahre
Unterlagen iZm mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der neue Mini-One-Stopp-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird.10 Jahre
Unterlagen zum EU-OSS10 Jahre
Aufzeichnungen von Plattformen iZm der Plattformhaftung10 Jahre
COVID-19 Unterstützungen
Investitionsprämie10 Jahre
Kurzarbeitsbeihilfe10 Jahre

Aufbewahrungsfristen von Backups​

Die Aufbewahrungsfristen von Backups sind stark abhängig von der jeweiligen Branche, den gesetzlichen Bestimmungen und den individuellen Anforderungen eines Unternehmens. Es gibt keine allgemein gültigen "Level", da die optimale Aufbewahrungsdauer von verschiedenen Faktoren abhängt.

Generell lassen sich jedoch folgende Aspekte berücksichtigen, um eine angemessene Aufbewahrungsdauer festzulegen:

  • Gesetzliche Vorschriften:
    • Branchenspezifische Vorgaben: In Branchen wie dem Finanzwesen, dem Gesundheitswesen oder der Rechtsberatung gibt es oft gesetzliche Bestimmungen, die genaue Aufbewahrungsfristen für bestimmte Daten vorschreiben.
    • Datenschutzgesetze: Gesetze wie die DSGVO regeln die Speicherdauer personenbezogener Daten.
    • Steuerrecht: Buchhaltungsunterlagen müssen in der Regel für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden.
  • Geschäftskritikalität der Daten:
    • Kritische Daten: Daten, die für den Geschäftsbetrieb unerlässlich sind, sollten länger aufbewahrt werden.
    • Weniger kritische Daten: Daten, die weniger wichtig sind, können kürzer aufbewahrt werden.
  • Kosten:
    • Die Speicherung von Daten verursacht Kosten. Eine längere Aufbewahrungsdauer führt zu höheren Kosten.
  • Risikoeinschätzung:
    • Je höher das Risiko eines Datenverlusts ist, desto länger sollten die Daten aufbewahrt werden.

Strategien zur Festlegung der Aufbewahrungsfristen:

  • Datenklassifizierung: Daten sollten nach ihrer Bedeutung für das Unternehmen klassifiziert werden.
  • Risikoanalyse: Die Risiken, die mit dem Verlust bestimmter Daten verbunden sind, sollten bewertet werden.
  • Gesetzliche Anforderungen: Die geltenden Gesetze und Vorschriften müssen berücksichtigt werden.
  • Kosten-Nutzen-Abwägung: Die Kosten der Datenspeicherung müssen gegen den Nutzen abgewogen werden.

Die Festlegung der optimalen Aufbewahrungsfristen für Backups ist ein komplexer Prozess, der eine sorgfältige Analyse der individuellen Anforderungen eines Unternehmens erfordert. Eine gut durchdachte Aufbewahrungsstrategie hilft, die Compliance sicherzustellen, Kosten zu optimieren und das Risiko von Datenverlusten zu minimieren.

Klassifizierung von IT-Services nach Backup-Aufbewahrungsfristen​

  • BAF-L1 - Kurzfristig:
    • Tage bis Wochen: Für aktuelle Daten, die regelmäßig überschrieben werden (z.B. temporäre Dateien).
  • BAF-L2 - Mittelfristig:
    • Monate bis Quartale: Für wichtige Geschäftsdaten, die für die regelmäßige Berichterstattung oder die Analyse benötigt werden.
  • BAF-L3 - Langfristig:
    • Jahre bis Jahrzehnte: Für gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen oder für Daten, die für historische Zwecke oder zur Beweissicherung benötigt werden.