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Change - Veränderung

Change

Business-Change​

Ein Business Change ist ein Akt der Veränderung als Reaktion auf einen Bedarf. Changes werden durchgeführt, um die Leistung einer Organisation zu verbessern. Die Verbesserungen sind bewusst und werden durch Aktivitäten der Business Analyse kontrolliert.

platinus_Ordnungsrahmen-Change

Abbildung Ordnungsrahmen-Change (Quelle = platinus)

IT-Change​

In ITIL (Information Technology Infrastructure Library) ist ein "Change" eine Änderung oder Anpassung in der IT-Umgebung. Diese Änderungen können verschiedene Aspekte der IT-Infrastruktur betreffen, einschließlich Hardware, Software, Prozesse, IT-Dokumentation und Richtlinien. Der Change-Management-Prozess in ITIL dient dazu, solche Änderungen sorgfältig zu planen, zu genehmigen, zu implementieren und zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie die IT-Umgebung nicht negativ beeinflussen und die Servicekontinuität gewährleistet bleibt.

Ein Change in ITIL kann in verschiedene Kategorien unterteilt werden, darunter:

  1. Emergency Change - Notfall-Change: Ein Change, der sofort durchgeführt werden muss, um eine kritische Situation (zB. IT-Sicherheitsvorfälle) oder einen Serviceausfall zu beheben. Diese Art von Change erfordert eine schnelle Genehmigung und Umsetzung.
  2. Standard Change: Ein vordefinierter, wiederholbarer Change, der geringes Risiko birgt und keine umfangreiche bzw. vordefiniere Genehmigung erfordert. Typische Beispiele sind die Installation von Sicherheitspatches oder Updates oder reguläre Wartungsarbeiten. Meist machen Standard-Änderungen >75% % der Änderungen in IT-Umgebungen aus.
  3. Normal-Change: Ein Änderung die ein standardisiertes Genehmigungsprozedur (Major / Minor) durchläuft.

Ein Change in nach weiteren Klassifizierungskriterien unterteilt werden:

  1. Große Änderung - Major Change: Ein größerer Change, der erhebliche Auswirkungen auf die IT-Infrastruktur und die Geschäftsprozesse haben kann. Er erfordert eine umfassende Planung, Risikobewertung und Genehmigung. Diese Art von Änderung hat in der Regel einen erheblichen Umfang (> 50 FTEs) und kann potenziell größere Auswirkungen auf die IT-Systeme und Geschäftsprozesse haben. Ein Major Change erfordert eine sorgfältige Planung, Risikobewertung und Genehmigung durch das Change Advisory Board (CAB) oder eine ähnliche Instanz. Die Implementierung eines Major Change wird oft in (Projekt-)Phasen durchgeführt, um das Risiko zu minimieren und sicherzustellen, dass der Change reibungslos verläuft. Beispiele für Major Changes können die Ablöse und Einführung einer neuen ERP-Plattform, die Umstellung auf eine andere Entwicklungsmethode oder eine umfassende Aktualisierung der IT-Netzwerkinfrastruktur sein.
  2. Kleine Änderung - Minor Change: Ein Minor Change ist eine weniger signifikante Änderung, die in der Regel einen begrenzten Umfang (< 5 FTEs) und geringere Auswirkungen auf die IT-Systeme und Geschäftsprozesse hat. Diese Art von Änderung kann schneller genehmigt und implementiert werden, da das Risiko in der Regel als niedriger eingestuft wird. Die Genehmigung eines Minor Change kann von einem einzelnen Change Manager oder einer kleineren Genehmigungsinstanz durchgeführt werden, ohne dass die Beteiligung des Change Advisory Boards erforderlich ist. Beispiele für Minor Changes sind die Konfigurationsänderung eines einzelnen Servers, das Hinzufügen eines Benutzers zu einem Anwendungssystem oder die Installation von Sicherheitspatches.

Die Unterscheidung zwischen Major und Minor Changes ist wichtig, da sie die passende Vorgehensweise und den Genehmigungsprozess für Änderungen festlegt. Major Changes erfordern in der Regel mehr Planung und Kontrolle, während Minor Changes dazu neigen, schneller und effizienter umgesetzt werden zu können. Die genauen Kriterien zur Klassifizierung von Änderungen als Major oder Minor können von Organisation zu Organisation variieren und sollten in den internen Richtlinien und Prozessen festgelegt werden.

  1. Strategische Veränderung - Strategic Change: Ein strategischer Change bezieht sich auf eine Veränderung auf strategischer Ebene in einer Organisation. Diese Art von Veränderung betrifft in der Regel die langfristige Ausrichtung und die Geschäftsstrategie der Organisation. Strategische Changes sind oft grundlegende Veränderungen, die das Geschäftsmodell, die Vision, die Mission oder die strategischen Ziele einer Organisation beeinflussen können. Sie haben weitreichende Auswirkungen auf die gesamte Organisation und erfordern eine sorgfältige strategische Planung und Umsetzung. Beispiele für strategische Changes können die Einführung neuer Geschäftsbereiche, die Make-or-Buy Entscheidung (Cloud-Strategie), oder die Neuausrichtung Ziele sein.
  2. Operative Veränderung - Minor Change: Ein operativer Change bezieht sich auf eine Veränderung auf operativer oder taktischer Ebene in einer Organisation. Diese Art von Veränderung betrifft in der Regel die Arbeitsprozesse, die internen Abläufe und die täglichen Aktivitäten einer Organisation. Operative Changes sind normalerweise konkreter und spezifischer als strategische Changes und können darauf abzielen, die Effizienz, Qualität oder Leistung in bestimmten operativen Bereichen zu verbessern. Sie haben eher begrenzte Auswirkungen und können in kürzerer Zeit umgesetzt werden als strategische Changes. Beispiele für operative Changes sind die Einführung neuer Software zur Prozessautomatisierung, die Umstrukturierung von Teams oder die Einführung neuer Verfahren zur Kosteneinsparung.

Es ist wichtig zu beachten, dass strategische und operative Changes oft miteinander verknüpft sind. Strategische Veränderungen können Änderungen in den operativen Abläufen erfordern, um die strategischen Ziele zu erreichen, und operative Veränderungen können die Umsetzung der strategischen Vision unterstützen. Die genaue Definition und Implementierung von strategischen und operativen Changes hängt von den Zielen, der Kultur und den Anforderungen der jeweiligen Organisation ab.

Das Change-Management in ITIL hilft dabei, die Kontrolle über Änderungen zu behalten, das Risiko von Serviceunterbrechungen zu minimieren und sicherzustellen, dass Änderungen im Einklang mit den Geschäftszielen und den Bedürfnissen der Organisation stehen. Dieser Prozess umfasst die Erfassung, Überprüfung, Planung, Genehmigung, Implementierung, Überwachung und Dokumentation von Änderungen.

Typische Liefergegenstände des Change Prozesses​

Einzel-Änderung​

  1. Änderungs-Ansuchen - Change Request: Dies ist die initiierende Dokumentation, die eine Änderung in der IT-Umgebung beantragt. Der Change-Antrag enthält Informationen wie die Art der Änderung, die Begründung, den geplanten Zeitpunkt und die erwarteten Auswirkungen. Als Checkliste wird häufig die 7Rs of change" herangezogen.

    Checkliste 7Rs of Change
    1. Who RAISED the change request?
    2. The REASON behind the change?
    3. RETURN required from the change?
    4. RISKS involved in the requested change?
    5. Who is RESPONSIBLE for the create, test and implement the change?
    6. RESOURCES required to deliver the change?
    7. RELATIONSHIP between suggested change and other changes?    		image-20231002105626440

  2. Änderungs-Dokumentation - Change Record: Während des gesamten Change-Prozesses wird eine Dokumentation erstellt, die alle relevanten Informationen zu einer geplanten Änderung enthält. Dies kann Details zur Planung, Genehmigung, Implementierung und Überprüfung der Änderung umfassen. Die Aufzeichnungen kann man sich als Art digitale Akte vorstellen. Die Akte behinhaltet weitere Dokumente wie etwa:

    1. Änderungs-Plan - Change Plan: Dies ist ein Plan bzw. eine Arbeitsanweisung, der alle Schritte und Ressourcen beschreibt, die für die erfolgreiche Umsetzung der Änderung erforderlich sind. Der Change-Plan enthält Zeitpläne, Verantwortlichkeiten und Aktivitäten.

    2. Änderungs-Antrag - Request for Change: Dieses Dokument ist eine formelle Anfrage zur Durchführung einer Änderung. Es enthält alle erforderlichen Informationen, um eine Änderung aus Sicht der Entscheidungsträger (Change-Boards) zu bewerten und zu genehmigen. Es dient als Grundlage für die Genehmigung oder Ablehnung einer Änderung.

    3. Änderungs-Genehmigungsprotokoll - Change Approval Record: Dieses Protokoll dokumentiert die Genehmigung oder Ablehnung einer Änderung und enthält Informationen über die Personen oder Gremien, die die Entscheidung getroffen haben.

    4. Änderungs-Verfolgungsbericht (Change Tracking Report): Dieser Bericht bietet einen Überblick über den Fortschritt aller laufenden Änderungen im Unternehmen. Er ermöglicht es, den Status jeder Änderung zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie gemäß dem Plan durchgeführt wird.

    5. Änderungsprüfprotokoll - Change-Review-Dokumentation - Post Implementation Review (PIR): Nach Abschluss der Änderung werden die Ergebnisse und Auswirkungen festgehalten. Dies kann auch eine Bewertung der Wirksamkeit der Änderung und Empfehlungen für zukünftige Verbesserungen umfassen.

Alle Änderungen​

  • Änderungs-Register - Change Register: Ein zentrales Register oder eine Datenbank, in der alle Change-Records erfasst und verfolgt werden. Dies hilft dabei, den Überblick über alle Änderungen in der IT-Umgebung zu behalten.