CoP - Community of Practice
Praxisbezogene Gemeinschaft von Personen
Communities of Practice (CoP) sind ein wichtiger Bestandteil in agilen Organisationen. Durch die Veränderung hin zu crossfunktionalen Teams entsteht für Unternehmen eine Herausforderungen bezüglich Wissensaustausch und -weitergabe. CoPs können diese Lücke strukturell schließen. Eine Community of Practice ist ein Zusammenschluss von Personen, die sich zu einem Thema austauschen und gemeinsam darüber lernen.
Eine Community of Practice (CoP) ist eine praxisbezogene Gemeinschaft von Personen, die ähnlichen Aufgaben gegenüberstehen und voneinander lernen wollen. Er hat nicht die gleiche Bedeutung wie der Begriff Arbeitsgemeinschaft. Im Interesse an Lösungen agiert ein CoP weitgehend selbstorganisiert.
Eine Community of Pratcice ist eine selbstorganisierte Gruppe von Menschen, die im Internet miteinander kommunizieren und teilweise im virtuellen Raum interagieren. Die Kommunikation in Foren ist asynchron, das heißt ein Beitrag wird nicht unmittelbar und sofort, sondern zeitversetzt beantwortet und steht im Gegensatz zu den eher kurzlebigen Chats den Mitgliedern länger als Art Nachschlagewerk zur Verfügung. Auf der technischen Grundlage eines sozialen Mediums (Social Media), das als Plattform zum wechselseitigen Austausch von Meinungen, Erfahrungen und Informationen eingesetzt wird, ergibt sich ein abgrenzbares soziales Netzwerk von Nutzern mit von ihnen erzeugten Inhalten.
Eine Community-Plattform stellt grundlegende Werkzeuge wie Foren, Chatsystem, Instant Messaging oder Schwarzes Brett zur Verfügung, um den Austausch zwischen ihren Mitgliedern zu ermöglichen und zu organisieren. Vorbedingung zur Nutzung ist fast immer eine Registrierung als Mitglied.
In klassischen Organisationen sind Abteilungen zumeist nach fachlicher Zugehörigkeit gebildet, sodass Spezialistinnen eng vernetzt miteinander arbeiten. In einer neuen, agilen Welt, in der Prinzipen von Scrum, DevOps, Kanban oder ähnlichen Konzepten eine Rolle spielen, werden nun crossfunktionale Teams etabliert. Ein Ziel dabei ist es, fachliche Silos aufzubrechen und Wissen besser einzusetzen. Teams sind heterogen und über Funktionen und Fachbereiche hinweg besetzt, so, wie es für die jeweilige Aufgabe am sinnvollsten ist. Meist besteht das Team dann aus einem Zusammenschluss einzelner Expertinnen auf ihrem individuellen Fachgebiet. Das hat jedoch nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile. Mit wem tausche ich mich aus? Wen spreche ich an, wenn ich nicht weiterkomme oder ein Problem habe? Die Teamkolleg*innen können fachlich nicht weiterhelfen. Wissensaustausch und -transfer werden so erst einmal deutlich erschwert.
Communities of Practice können die Lücke im Wissenstransfer schließen.
Da alte Strukturen hier nicht mehr wirkungsvoll greifen, müssen eben neue her. Es braucht eine Struktur, in der sich Expertinnen themenspezifisch vernetzen und austauschen können. Communities of Practice sind eben solche Zusammenschlüsse von Expertinnen, die sich im Unternehmenskontext zu ihrem Thema austauschen. Laut Etienne Wenger, Richard McDermott und William Snyder (Buch „Cultivating Communities of Practice“) definiert sich eine Community of Practice über 3 Aspekte:
Die Domain
Eine Community of Practice hat ein Thema, bzw. einen inhaltlichen Schwerpunkt.
Die Community
Die Mitglieder einer Community of Practice sind Gleichgesinnte, die sich gegenseitig helfen, gemeinsam lernen und Ideen austauschen wollen.
Die Practice
Die Community erzeugt Ergebnisse, die die tägliche Arbeit im Unternehmen (Practice) gestalten.
Die Aufgaben einer Community of Practice
Die Gruppen sind weisungsunabhängig und die Teammitglieder intrinsisch motiviert, sich dieser anzuschließen. Eine Community of Practice ist allerdings kein neuer Name für „Kaffeekränzchen am Arbeitsplatz“! Eine CoP hat immer eine Aufgabe, an der sie gemeinsam arbeitet und einen Output generiert. Grundsätzlich ist es Aufgabe der Community, bestehendes Wissen zu verteilen und gemeinsam neues Wissen aufzubauen. Außerdem können die Mitglieder Probleme aus dem Arbeitsalltag mitbringen, um in der Community nach Lösungen zu fragen oder gemeinsam an Lösungen zu arbeiten. Durch die Auseinandersetzung mit Alltagsproblemen entsteht ein gemeinsames Verständnis der Domain. Durch die Umsetzung der erarbeiteten Lösungen aus der Community werden bestimmte Standards im Unternehmen etabliert. Oft entstehen auch neue Ideen und Weiterentwicklungen in der Diskussion zwischen den Mitgliedern. So trägt die Gruppe dazu bei, neue Innovationen in die Organisation einzubringen.
Die Phasen einer Community of Practice
Fünf Phasen charakterisieren die Entwicklung einer Community of Practice.
- Die erste Phase (Potential / Potenzial) ist durch eine oder mehrere Personen gekennzeichnet, die sich einer bestimmten Thematik annehmen.
- Die zweite Phase (Coalescing / Vereinigung) ist geprägt durch die Bildung einer Grundstruktur, in der Ziele, Aufgaben und Kommunikationswege umrissen werden.
- In der dritten Phase (Maturing / Reifung) beginnt die eigentliche Arbeit der Gemeinschaft: Wissensaufbau und Austausch. Mit zunehmender Aktivität steigt i. d. R. auch die Zahl der Mitglieder. Fortlaufend werden Ziele, Aufgaben und Kommunikationswege bewertet und an die Bedürfnisse der Mitglieder durch die Mitglieder selbst angepasst.
- Als vierte Phase (Stewardship / Verantwortung) kann bezeichnet werden, wenn ein für die Mehrzahl der Mitglieder akzeptabler Stand erreicht ist und kein Bedarf für weitere Aktivitäten gesehen wird. In diesem Fall sinkt die Anzahl der eingepflegten Informationen im Vergleich zu jener der entnommenen Informationen.
- In der fünften und letzten Phase (Transformation / Umwandlung) verliert die Gemeinschaft zunehmend an Gewicht als zentraler Informationsknotenpunkt, weil auf andere Quellen ausgewichen wird oder die Thematik selbst an Bedeutung verloren hat.
Diese Phasen können, aber müssen so nicht durchlaufen werden.
Communities of Practice in der Praxis
In der Praxis kann eine Community of Practice so gestaltet werden, wie die Teammitglieder es möchten. Hilfreich ist es, wenn zu Beginn eine gemeinsame „Erklärung“ aufgesetzt wird, in der das Team bestimmte Eckpunkte festlegt:
- Was ist die genaue Domain der CoP?
- Wer ist Teil des Teams? Was ist das aktuelle Thema?
- Was ist die strategische Ausrichtung?
- Welche Termine gibt es und wann finden sie statt?
Wir empfehlen diese Punkte auch zu veröffentlichen und gegebenenfalls mit einem Teamfoto zu ergänzen. So wird Transparenz nach außen geschaffen und der Community of Practice ein höherer Stellenwert eingeräumt. Außerdem können so weitere Interessierte aufmerksam werden und sich der CoP anschließen.
Die Arbeit einer Community of Practice kann sowohl in persönlichen Treffen als auch in Telefon- oder Videokonferenzen stattfinden. Außerdem können digitale Tools zur Zusammenarbeit genutzt werden, um die Kommunikation und Arbeit für alle Beteiligten zu erleichtern. Da die Mitglieder, anders als in Projektteams, Scrum Teams o.Ä. nicht alltäglich zusammenarbeiten, ist es sinnvoll, regelmäßige persönliche Treffen zu organisieren. Nur so können sich die Mitglieder wirklich kennen und verstehen lernen und das nötige Vertrauen aufbauen, um gut zusammenzuarbeiten.
Der Community Leader hält die Gruppe zusammen
Es ist sinnvoll, dass die CoP einen Leader benennt. Dieser übernimmt die Organisation sowie die Moderation der Treffen und repräsentiert die Community ins Unternehmen. Außerdem ist diese Person verantwortlich dafür, die Community zusammenzubringen und zusammen zu halten. Die Community unterliegt, wie jedes Team, über den Verlauf der Zeit bestimmten Veränderungen. Regelmäßige Retrospektiven helfen der Community dabei, dass der Fokus nicht verloren geht und alle Beteiligten noch zufrieden sind. Da es sich hierbei um eine freiwillige Aktivität handelt, für die ein hohes Maß an intrinsischer Motivation nötig ist, ist die Zufriedenheit jedes Teammitgliedes sehr wichtig und sollte für den Leader stets im Vordergrund stehen.