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Dokumentationsmanagement

Documention Management

Zweck des Dokumentationsmanagement​

DM-Zweck

Zweck des Dokumentationsmanagement ist es, den Rahmen für die Dokumentation in ausgewählten Dokumentenbereichen (ZB: BPM-Dokumentation, IT-Dokumentation, Bau-Dokumentation, ...) zu definieren, umzusetzen, zu betreiben und laufend zu verbessern. Ziel des Dokumentationsmanagement ist die Bereitstellung anforderungsgerechter, gelenkter Informationen, um dadurch einen Wertbeitrag zu erbringen.

Das Dokumentationsmanagement umfasst dabei drei Ebenen.

Dokumentationsmanagement-Zweck

Abbildung Dokumentationsmanagement-Ebenen (Quelle = platinus)

  1. normative Ebene des Informationsmanagement umfasst dabei die Klärung von Fragestellungen zur Informationsbewirtschaftung, Anwendungslösungen und IKT-Infrastruktur. Die Ergebnise sind Führungsvorgaben und legen den grundsätzlichen Dokumentationsrahmen fest.
  2. strategische Ebene des Dokumentenmanagement umfasst dabei die Definition und Umsetzung von Dokumentationskonzeptenin einem definierten Dokumentenbereichen (zB: Baudokumentation, IT-Dokumentation, PM-Dokumentation, QM-Dokumentation, HR-Dokumentation, ... ) inkl. der Aufbereitung von Qualitätskriterien ALLER Dokumente in Form von Vorlagen, Arbeitshilfen und Mustern.
  3. operative Ebene der Dokumentenverwaltung umfasst dabei die konkrete Lieferung und Verwaltung - Erstellung und Qualitätssicherung/Review über die Bereitstellung/Produktion/Publizierung, Verteilung sowie der Nutzung und Aktualisierung bis zur Archivierung gelenkter Informationen - über den gesamten Dokumentenlebenszyklus ALLER festgelegten Dokumente gemäß der Vorgaben zur Dokumentenlenkung.
DM-Umfang

Informationsmanagement, Dokumentenmanagement und Dokumentenverwaltung sind Bestandteile des Dokumentationsmanagement.

Aktivitäten im Dokumentationsmanagement​

Dokumentationsmanagement umfasste eine breites Aufgabenspektrum.

Dokumentationsmanagement-Aktivitaeten

Abbildung Dokumentationsmanagement-Aktivitäten (Quelle = platinus)

DM-Begriffe​

In diesem Bereich werden wesentliche Fachbegriffe und Abkürzungen zu Dokumentationsmanagement nach Namen sortiert aufgelistet.

Hintergrund​

Information Governance und Data Governance​

Zwar gehören Information Governance und Data Governance zu den meist gebrauchten Begriffen im Akten- und Informationsmanagement- (Records and Information Management, RIM), jedoch herrscht weithin Verwirrung: Wie werden sie definiert und worin liegt der Unterschied zwischen Information Governance und Data Governance? Zu oft werden die Begriffe wie Synonyme behandelt oder miteinander verwechselt werden. Sie beschreiben jedoch unterschiedliche Dinge und ergänzen einander.

  1. Information Governance: Wertschöpfung aus Unterlagen und Daten. Unter Information Governance versteht man in der Regel einen geschäftlich und Compliance-motivierten Ansatz bei der Nutzung, Aufbewahrung und Entsorgung geschäftlicher Akten, Unterlagen und Daten. Information Governance ist „die von Unternehmen und Institutionen ergriffenen Maßnahmen und eingesetzten Technologien zur Maximierung der Wertschöpfung ihrer Informationen bei gleichzeitiger Minimierung der damit verbundenen Risiken und Kosten“. Information Governance gilt sowohl für strukturierte als auch für unstrukturierte Daten. Ihre Strategien umfassen Kategorisierung, Informations-Lebenszyklus, Festlegung der Nutzungsformen, Informationszugang, sichere Entsorgung und eDiscovery.
  2. Data Governance: Technisches Management und Sicherheit der Daten. Dem gegenüber liegt die Data Governance meist im Verantwortungsbereich der IT. Dieser Begriff bezieht sich auf Speicherung und Transfer strukturierter und unstrukturierter Daten. Datensicherheit, Data Lineage (Datenherkunft), Daten-Service-Level, Stammdaten-Management und Verhinderung von Datenverlusten sind Aspekte dieses Begriffs.

Den Unterschied zwischen Information Governance und Data Governance verdeutlichen die jeweils relevanten Qualifikationen. Für die Information Governance braucht man Spezialisten mit Fachkenntnissen in RIM, Vertraulichkeit, Technologie, Zusammenarbeit, Vernichtung und Auffindung von Daten und Informationen. Fachkräfte für Data Governance dagegen müssen sich in Datenarchitekturen, Datenmodellierung, Datenschutz, Datenintegration und auch Stammdaten-Management auskennen.

Gartner defines information governance as the specification of decision rights and an accountability framework to ensure appropriate behavior in the valuation, creation, storage, use, archiving and deletion of information. It includes the processes, roles and policies, standards and metrics that ensure the effective and efficient use of information in enabling an organization to achieve its goals.