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Dokumente - Documents

Eine Zusammenfassung von Informationen auf einem Trägermedium

Was ist eine Dokument?​

Klar denkt man sich zunächst – was für eine Frage – Dokumente natürlich! Aber was fällt eigentlich unter diesen Begriff „Dokument“? Dazu sei zunächst gesagt, dass sich die Definition eines Dokuments im Laufe der Jahre immer wieder weiterentwickelt hat. Grund hierfür sind neue technologische Entwicklungen und die zunehmende Informationsfülle. Sprach man früher noch hauptsächlich von einem Schriftstück in Papier, das Informationen enthält, die weitergegeben und archiviert werden konnten, so sind wir heute immer mehr im Reich der digitalen Dokumente angekommen.

Alle Informationen, die in einem Qualitätsmanagementsystem dokumentiert werden müssen, werden in Bezug auf die ISO 9001:2015 als dokumentierte Information bezeichnet. Es handelt sich um einen Sammelbegriff, unter den Dokumente, Daten, externe Dokumente, Formulare, Checklisten, Aufzeichnungen, Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen etc. fallen. Die dokumentierte Information kann sowohl in Papierform existieren, als auch elektronisch gespeichert und gelenkt werden

Was sind die Merkmale eines Dokumentes?​

  • Ein Dokument ist Träger einer beliebigen Information, ein sogenannter Informationsträger.
  • Das Trägermedium kann vom Hinkelstein über Papier bis hin zur digitalen Festplatte variieren.
  • Ein Dokument ist veränderbar und es können verschiedene Versionen eines Dokuments entstehen und bestehen – im Qualitätsmanagement sprechen wir hier von den Revisionsständen.

DefinitionDokument

Abbildung DefinitionDokument

Dokumente (englisch Documents) sind veränderbar. Sie unterliegen formalen Anforderungen und müssen revisorische Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit erfüllen. Dokumente können in einem papierbasierten oder elektronischen Format vorliegen. Typische Dokumente sind Konzepte, Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, Richtliniendokumente, Handbücher, Leistungsscheine u. a.

Worin liegt der Unterschied zwischen einem Dokument und einer Aufzeichnung?​

Einmal erstellt, ist eine Aufzeichnung im Gegensatz zu einem Dokument nicht veränderbar und kann daher auch nicht in verschiedenen Versionen vorliegen. Im Qualitätsmanagement sind das beispielsweise ausgefüllte Formulare, Protokolle von Meetings oder einer Managementbewertung, Audit- oder Prüfberichte.

Dokument

In Anlehnung an die ISO 9000 (2014) ist ein Dokument definiert als eine Zusammenfassung von Informationen auf einem Trägermedium (Papier, sonstige Speicherung), das als Gesamtheit identifizierbar und zugänglich ist. Mit Ausnahme des speziellen Dokumententyps „Aufzeichnungen“ sind Dokumente veränderbar und können in verschiedenen Revisions- bzw. Versionsständen existieren.

Vorgabedokumente

Abbildung Unterschied Vorgabe- und Nachweisdokument

Vorgabedokument​

Vorgabedokumente sind „Dokumente, die dem Mitarbeiter (oder dem Anwender) wichtige Informationen oder (Durchführungs-) Bestimmungen vermitteln.“ Darin werden sozusagen die Abläufe des Unternehmensbeschrieben. Vorgabedokumente sind u.a. Verfahrensanweisungen (VA), Arbeitsanweisungen (AA).

Nachweisdokument​

Ein QM-Nachweisdokument ist eine zur Darlegung der Qualitätsfähigkeit von Prozessen oder QM-Elementen eines QM-Systems im Rahmen eines externen Qualitätsaudits oder Zertifizierungsaudits vorgelegte oder vorzulegende tätigkeitsbezogene Ergebnisaufzeichnung.