Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement
Mission des Dokumentenmanagement
Das Dokumentenmanagement beschreibt als Teilbereich des Dokumentationsmanagement die konkrete Ausgestaltung ALLER benötigten Dokumente in einem Dokumentenbereich auf der strategischer Ebene. Hierbei kann es sich sowohl um papiergebundene als auch um elektronische Dokumente handeln. Im Fokus stehen dabei eine vollständige Definition welche Dokumente in einem Dokumentationsbereich benötigt und im Sinne gelenkter Informationen bereitgestellt werden. Zentrale Ergebnisse und somit Vorgaben für die operative Ebene sind die sogenannten Dokumentenkonzepte. Diese werden i.d.R je Dokumentenklasse definiert und deren inhaltlichen Ausprägungen und Merkmale der Informationsqualität mit den Dokumentenbereichsverantwortlichen definiert.
Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung oder auch von Aktenmanagement. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement (englisch electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) eingesetzt.
Im englischen Sprachgebrauch steht „document management“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen.
Aktivitäten in der strategischen Dokumentenlenkung
Der strategische Dokumentenlenkungsprozess bezieht sich auf die übergeordente Betrachung und Gestaltung ALLER Dokumente. Diese sind unabhängig von einem konkreten Auftrag als Governance-Vorgaben für die operative Dokumentenverwaltung zu verstehen.
Auslöser ist i.d.R der Aufrag die übergeordnete Dokumentation in einner Dokumentenklassezu planen und umzusetzten. Bei der Umsetzung sind Vorlagen zur Beschreibung der Inhalte und der Darstellung sowie die Bereitstellung von Mustern vorgesehen. Diese konkreten Ausprägungen erleichert die Anwendung und die Einführung. Bei der Lebenszyklusbetrachtung ALLER Dokumente kommen auch die Analyse der Dokumente in der Nutzungsphase als auch KVP-Maßnahmen als Beitrag zur laufenden Verbesserung dazu.