Dokumentensteckbrief

Dokumentenprofil - Metadaten - Dokumentendatenblatt - Document Data Sheet

Dokumentenblatt

Der Dokumenten-Steckbrief beschreibt in kompakterTextform die wesentliche Informationen über ein Dokument. Er ist ist einer Art “Management Summary”. Der Umfang liegt bei 1-2 DIN A4 Seiten.

Der Dokumentensteckbrief hat für die Prozess-Stakeholder einen Nutzen wenn,

ein schneller und kompakter Einblick über die wesentlichsten Dokumenten-Information vermittelt werden kann.
die Anforderungen an die Prozessbeschreibung nach der QM Norm ISO9000:2015 im Sinne der Dokumentenlenung berücksichtigt werden.

Der Dokumentensteckbrief dient als Art Gedankenstütze oder Management-Summary. Meist reicht eine DINA4-Seite aus, um die wesentlichsten Datenattribute und Ausprägungen aus Sicht der Dokumentenlenkung zu beschreiben. Sollten zusätzliche Detailbeschreibungen erforderlich sein (zB. für eine IT-Implementierung mit Beschreibung der Datentypen, Regeln, etc. ), dann werden detaillierte Dokumenten-Spezifikation angewendet. Dokumente sind bei der Prozessbeschreibung wesentliche Artefakte zur Modellierung von Prozessinputs und Prozessoutputs.

Eine kurze Beschreibung in Form eines Steckbriefes unterstützt die Koordination und Kommunikation ungemein und ist daher als „Mindestqualitätsstandard“ für die Modellierung von Dokumentenmodellen einzustufen und ebenfalls auf inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit regelmäßig zu prüfen.

Struktur und Inhalte Dokumenten-Steckbriefes

Der Dokumentensteckbrief liefert einen schnellen Einblick über alle wichtigen Dokumentenmerkmale. Zur leichten Lesbarkeit und Vergleichbarkeit der unterschiedlichen Dokumente, ist die Struktur im Dokumentensteckbrief immer gleich aufgebaut:

Inhaltliche Aspekte

Folgende inhaltliche Datenattribute sind für einen Dokumenten-Steckbrief zweckmässig

Attribut	Datentyp	Ausprägung
Dokumententitel	Text 255-Zeichen	Der Dokumententitel muss "sprechend" sein.
Dokumenten-ID	Text 255-Zeichen	Dokumentenklasse-DOC-IDDokumentengruppe.IDxxx: Die Dokumenten-Nummer unterstütz bei der Suche und Verwaltung von Dokumenten. Aus der ID muss die Einordnung in die Dokumentenhierarchie hervorgehen.
Dokumentenarten	Set ()	siehe Dokumentenarten
Dokumentenzweck	Rich-Text, Link	Mit der Satzschablone: "Als Dokumentenempfänger ist der Zweck des Dokumentes/Information, ..." wird der Zweck des Dokumenten beschrieben. Es muss daraus das Warum und Nutzen erkennbar sein.
		a. Dokumentation dient der Information und Nachvollziehbarkeit der geleisteten Arbeit. Aufzeichnung des Prozessablaufs stellt die Grundlage für die entsprechende Auskunftserteilung dar. Dokumentation dienen der Kommunikation. b. Dokumentation dient der Qualitätssicherung. Die Dokumentation stellt eine Gedächtnisstütze dar und ist so auch Hilfsmittel für die Analysen/Reflexion, die Kontrollen und Grundlage die allfälliger Nacharbeiten/Mängelbehebungen. Dokumentation dienen der Beweissicherung c. Dokumentation dient der Evaluation der eigenen Tätigkeit und darüber hinaus der grundlegenden Wirksamkeitsforschung (Evaluation). Diese Rechenschaft kann durch den Empfänger eingefordert werden. Dokumentation dienen der Rechenschaftslegung.
Dokumenteninhalt	Rich-Text, Link	Mit der Satzschablone: "Das Dokument beinhaltet , ..." wird der Inhalt des Dokumenten grob beschrieben. Es muss daraus eine Struktur erkennbar sein.
Einsatzmöglichkeiten	Rich-Text, Link	Beschreibt die Einsatzfelder
Referenzen	Rich-Text, Link	Online Ausprägung von platinus-BPM-HB
Verweise

Tabelle Dokumenten-Steckbrief

Organisatorische Aspekte

Rollen

Folgende funktionale Rollen leiten sich aus den Anforderungen der Dokumentenlenkung ab.

Attribut	Datentyp	Ausprägung
Dokumenten-Verantwortliche Verwerter	Text, Link	Der Dokumenten-Verantwortliche ist Besitzer und geleichzeitig auch "Caretaker" für das jeweilige Dokument. Der Document-Owner ist für den Inhalt des Dokumenten und der Pflege der Dokumentenmetadaten (wie dieser Dokumenten-Steckbrief) zuständig und verantwortlich. Im Prozess der Dokumentenlenkung nimmt die Rolle Dokumenten-Verantwortlicher häufig die funktionalen Rolle des Document-Reviewers und des Document-Approvers wahr.
Dokumenten-Manager	Text, Link	Der Dokumenten-Verantwortliche kann zur Arbeitsentlastung einen Dokumenten-Manager nominieren. Diese Rolle übernimmt operative Aufgaben im Prozess der Dokumentenverwaltung. Der Document-Manager ist für das operative Delivery und die operative Administration des jeweiligen Dokumentes bis zum End-of-Life (EoL) zuständig.
Dokumenten-Empfänger	Text, Link	Der Dokumenten-Empfänger ist der eigentliche Nutzer, bzw. Anwender der Dokumente (Dokumenten-Nutzer, Dokumenten-Anwender). Der Document-User kann als Dokumenten-Anforderer fachliche Anforderungen an die Informationsqualität des Dokumentes formulieren und Feedbacks mit Verbesserungsvorschlägen - die meist im Zuge der Nutzung identifiziert werden - einbringen. Im Wissensmanagement sind auch die Begriffe Wissensarbeiter (Knowledeg-Worker) geläufig. Im Prozessmanagement sind die Dokumentenempfänger meist die Prozessmitarbeiter.
Dokumenten-Autor Urheber	Text, Link	Der Dokumenten-Autor(en) sind die eigentlichen Produzenten, Ersteller des Dokumentes. Der Document-Author identifizieren und sammeln Infomationen, struktieren und speichern diese auf einen Dokumentationsmedium (heute meist digital). Die Dokumenten-Ersteller haben meist ein fundiertes Fachwissen zu einem bestimmten Sachverhalt. Im Wissensmanagement sind auch die Begriffe Subject Matter Expert (SME) oder Wissensgebiets-Experte geläufig.
Dokumenten-Prüfer		Der Dokumenten-Prüfer kontrolliert die Kriterien die Informationsqualität des Dokumentes nach den 3Cs (Completeness-Correcteness-Consistency). Der Document-Reviewer kann dazu verschiedene Prüfmethoden wie etwa informelle Peer-Revies oder formelle Inspektion, Audits anwenden. Bei der Prüfung komplexer und/oder umfangreicher Dokument wird in der Praxis häuig die inhaltliche Prüfung und die formale Prüfung getrennt bearbeitet.
Dokumenten-Freigeber	Text, Link	Der Dokumenten-Freigeber sind für die inhaltlich-fachlichen als auch die organisatorisch-technischen Freigaben des Dokumentes zuständig und verantwortlich. Neben den Dokumenten-Verwantwortllchen können auch weitere Personen für als Document-Approver nominiert werden. Konkrete Ausprägungen wer Dokumenten freigibt sind idR. im Dokumentationskonzept formuliert.
Informationsmanager	Text, Link	Der Informationsmanager stellt sicher, dass die Metadaten des Dokuments vorliegen. Entsprechend der Dokumentenklassifizierung zB: Dokumente mit personenbezogenen Daten, geheime Informationen, etc. kann es zu weiteren Aufgaben führen, wie etwa Zugriffsberichtigen überprüfen, Unterweisungen, ...
Weitere Rollen	Text, Link	Weitere Rollen können nach Bedarf hinzugefügt werden. - Marketing mit Vorgaben zur CI/CD.
Verweise	Rich-Text, Link

Tabelle Organisatorische Aspekte im Dokumenten-Steckbrief

Rechtliche Aspekte - Klassifizierung

Folgende rechtliche Aspekte zur Klassifizierung von Dokumenten leiten Sich aus Gesetzen, Verordnungen (Datenschutzverordnung DSGVO), Urheberrechtsgesetz oder Normen (ISO9000, ISO27000, ..) ab. Die Klassifizierungsmerkmale unterstützen die Verwaltung der Dokumente im Sinne der Dokumentenlenkung.

Attribut	Datentypen	Ausprägung
Informationsklassifizierung nach ISO/IEC 27001 (Schutzbedarf)	Set ()	IK-normal = Schadensauswirkungen sind begrenzt und überschaubar. IK-hoch = Schadensauswirkungen können beträchtlich sein IK-sehr hoch = Schadensauswirkungen können ein existenziell bedrohliches, katastrophales Ausmaß erreichen.
Informationsnutzerkreis	Set ()	IE-öffentlich - public IE-intern - den Mitarbeitern zugänglich IE-geheim - ausgewählten Mitarbeitern zugänglich, separate NDA erforderlich.
Informationsschutz	Test, Link	Der Schutzes des geistigen Eigentums (Interlectual Properties) kann über diverse "Lizenzen" wie etwa Creative Commons Licenses definiert werden.
Datenschutz nach DSGVO	Set ()	PD-keine = keine personenbezogenen Daten im Dokument enthalten PD-normal = personenbezogenen Daten im Dokument enthalten PD-kritisch = kritische personenbezogenen Daten im Dokument enthalten nach Artikel 4 und Artikel 9 der DSGVO
Informationslenkungsstufe nach ISO9000	Set()	IS-0 = ungelenkte Dokumente: Bearbeitung/neue Revision ohne Workflow möglich. IS-1 = 1-stufige Dokumente: Workflow mit Bearbeitung (1. Stufe). IS-2 = 2-stufige Dokumente: Workflow mit Bearbeitung (1. Stufe), Prüfung und Freigabe (2. Stufe). IS-4 = 4-stufige Dokumente: Workflow mit Bearbeitung (1. Stufe), Prüfung inhaltlich (2. Stufe), Prüfung formal (3. Stufe), Freigabe (4. Stufe). IS-5 = 5-stufige Dokumente: Workflow mit Bearbeitung (1. Stufe), Prüfung inhaltlich (2. Stufe), Prüfung formal (3. Stufe), Freigabe (4. Stufe) + Unterweisungs+Schulungsnachweise (5.Stufe).
Aufbewahrungsfristen	Set ()	AF-normal = < 7 Jahre AF-mittel = 7 bis 30 Jahre AF-hoch = > 30 Jahre
Notfallvorsorge	Rich-Text, Link	Die Backup and Restoren Anforderungen können unterschiedliche Ausprägungen aufweisen.
Verweise	Rich-Text, Link

Tabelle Rechtliche Aspekte im Dokumenten-Steckbrief

Administrative Aspekte

Speicherung

Attribut	Datentyp	Ausprägung
Ablage der Textquellen	Rich-Text, Link	Nach dem Doc-as-Code-Ansatz werden die digitalen Textquellen grundsäztlich von der Formatierung getrennt. Mit der Ablage wird der Speicherort / Datensenke der Textquellen - des sogenannten DIgital Contents - definiert.
Ablage des Stylsheets	Rich-Text, Link	Nach dem Doc-as-Code-Ansatz können digitalen Textquellen grundsäztlich von verschiedenen Formatierung aufbereitet werden. Dier erfolgt mittels Stylesheets. Informatione und Vorlagen zu den Stylesheets werden gesondert verwaltet.
Versionskontrolle	Rich-Text, Link	Aus der Anforderung der ISO9000 und der ISO27000 zur Dokumentenlenkung sind Daten zu Dokumentenänderungen zu erfassen, zu dokumentieren und nachzweisen.
Datum letzte Änderung	Rich-Text, Link
Status	Set()	Die Stati werden in Zustand-Diagrammen spezifiziert. Set [01-Neu, 02-in-Bearbeitung, 03-im-Review, 04-Freigegeben, 05-Zugewiesen, 06-Retired]
Historie	Log

Tabelle Verwaltungs-Aspekte im Dokumenten-Steckbrief

Wiedervorlage - Wartung

Attribut	Datentyp	Ausprägung
Datum	Datum	Datum für Wiedervorlage

Feedback & Analytics

Attribut	Datentyp	Ausprägung
Feedback	Text, Link	Chat
Analytics	Text, Link	ja

Tabelle Rückmelde-Aspekte im Dokumenten-Steckbrief

Erklärungen der Datenattribute

tbd