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Geschägtsprozess-Dokumentation

BPM Dokumentationskonzept - Struktur und Inhalte ALLER BPM-Dokumente

BPM-Dokumentation

“Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel” ~ Johann Wolfgang von Goethe

Definition

Die Geschäftsprozessmanagement–Dokumentation umfasst als eigene Dokumentenklasse die systematische und strukturierte Gesamtheit ALLER Dokumente und Informationen zum Thema Geschäftsprozessmanagement in einer Organisation.

So wie die IT-Dokumentation, oder HR-Dokumentation bildet das BPM ebenfalls einen eigenen Dokumentationsbereich (Domain). Die BPM-Doku (Geschäftsprozessmanagement-Dokumentation) ist somit „die Gesamtheit ALLER relevanten Informationen, die im Prozessmanagement anfallen. Damit kann eine umfassende Informationsversorgung und Informationsverwaltung über alle Prozesse und über die Fachdisziplin Prozessmanagement sichergestellt werden. Die Erstellung, das Einfordern von den Prozess-Owner und Prüfung sowie die laufende Pflege und Bereitstellung der Prozessmanagement–Dokumentation zählt zu den Aufgaben des BPM-Office.

Um eine Struktur in die Vielzahl an Dokumenten zu bringen. werden BPM-Dokumentationsgebiete (Areas) gebildet.

Zweck: Warum BPM-Dokumentation?​

Bedeutung von expliziten Wissen.

Die Dokumentation von BPM-Wissen hilft mehrere Ziele zu erreichen:

  1. BPM-Dokumentation hilft bei der Einführung und Schulung von BPM-Office-Mitarbeitern, Projektmitarbeitern und von Prozessmitarbeitern. Sie bildet einen Bestandteil der Unterweisung. Die BPM-Dokumente ist ein Mittel, um Mitarbeitern zu helfen, ihre Aufgaben zu verstehen und sich mit den Abläufen. Aufgaben und Elementen im Geschäftsprozessen vertraut zu machen, an denen sie mitwirken. Selbst erfahrene Mitarbeiter können diese Dokumente immer wieder zu Rate ziehen, um sich zu vergewissern, dass sie die BPM-Aufgaben richtig ausführen.
  2. BPM-Dokumentation hilft das BPM als Gesamtheit besser zu verstehen und damit zu verbessern. Durch die Sammulung aller BP-Dokumente wird eine Überblick und eine Struktur zur Ablage festgelegt. Anhand der Prozessanalyse und des Reifegrades kann der Experte erkennen, welche Prozesse zu verbessern sind.
  3. BPM-Dokumentation hilft, Wissen des Unternehmens zu bewahren und BPM-Fähigkeiten gezielt zu entwickeln. Aufzeichnungen über und im Prozesse, unterstützen die Wissenssicherung. Auf diese Weise können Risiken und Abhängigkeiten von Einzelpersonen reduziert werden. Prozessdokumentation trägt zur Risikominderung und zur Aufrechterhaltung der betrieblichen Resilienz / Widerstandfähigkeit bei.
  4. BPM-Dokumentation unterstützt das Konzept des prozessorientierten Wissensmanagements. Die Ablagestruktur orientiert sich häufig an der BPM-Prozesslandkarte. Auf diese Weise kann eine systematische Ablage der Input und Output zu den BPM-Geschäftsprozessen sichergestellt werden.

Struktur: Was ist der Inhalt der BPM-Dokumentation?​

BPM-Dokumentationsarchitektur schafft Klarheit über die Ablagestruktur im BPM-Office

Die nachfolgende Abbildung zeigt die Hauptstruktur des Dokumentenbereiches BPM. Dieses BPM-Dokumentationskonzept umfasst mehrere BPM-Dokumentationsggebiete und diese wiederum Dokumentationsgruppen. Die hierarchische Doku-Struktur unterstützt die Verwaltung und zu Zuordung von Zuständigkeiten.

BPM-Dokumentenkonzept-Level1

Abbildung BPM-Dokumentenkonzept-Level1 (Quelle = platinus Consulting)

Die Geschäftsprozessmanagement-Dokumentation bezieht sich auf ALLE Dokumenten und Informationen im Geschäftsprozessmanagement. Sie bildet somit die "Übermenge" der Dokumentation im Prozessmanagement.

BPM-Rahmendokumentation​

Die Geschäftsprozessmanagement-Rahmendokumentation umfasst Informationen und Dokumente zum normativen Geschäftsprozessmanagement insbesondere der BPM-Governance (Führungsvorgaben). Die Rahmeninformationen schaffen eine Basis für das generelles Verständnis zu Prozessmanagement. Es beinhaltet verbindliche Führungsvorgaben und Befähigungs-Ressourcen für das Prozessmanagement. Dieser Bereich dient zur Unterweisungen und Führung sowie zur gezielte Entwicklung von BPM-Fähigkeiten in der Organisation. Rahmeninformationen sind Wissensressourcen mit verbindlichen Vorgaben, Anweisungen und Normierungen. Die Rahmeninformationen werden zur effizientere Verwaltung in Governance (Führungsvorgaben) und Enablement (allgemeine Ressourcen zur Befähigung) untergliedert.

  1. Governance bedeutet zunächst "Führung" oder "Leitung". Insofern bedeutet "Business Process Management Governance" ganz einfach "Prozessführung". Allerdings hat der Begriff "Governance" eine Bedeutungserweiterung erfahren, so dass "Business Process Management Governance" auch die Prozesskultur sowie die Anbindung an die Unternehmensstrategie umfasst. Das Governance ist häufig nach den Aufgaben strukturiert:

    1. to direct:
      • Das Geschäftsprozessmanagement-Handbuch (Process Reference, Organisationshandbuch für Geschäftsprozessmanagement, BPM-Handbuch) ist ein Rahmendokument und ein zentrales Ergebnis des normativen Prozessmanagements. Das BPM-OHB beschreibt das Prozessmanagement-System. Es umfasst somit eine „Zusammenstellung von Regelungen und Praktiken, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung, Optimierung und den Betrieb aller Geschäftsprozesse gelten.“
      • Das Geschäftsprozessmanagement-Richtlinien sind Rahmendokument und ein weiteres Ergebnis des normativen Prozessmanagements. Richtlinien (Policies and Standards) sind verbindliche Anweisungen. Dazu zählen u.a: BPM-Modellierung-RL oder auch BPM-Dokumentations-RL genannt, BPM-Controlling-RL, BPM-Reporting-RL, Normen und andere compliancerelevante Informationen. Durch die systematische Erfassung und Auswertung von Prozessdaten und die Bildung von Prozesskennzahlen können Unternehmen ihre Ziele effektiver erreichen. Der Prozessmessplan (Process Measurement Plan) umfasst Vorgaben zur Erfolgs- und Leistungsmessung. Er spezifiziert die Vorgehensweisen, die Praktiken zur kontinuierlichen Überwachung und Messung kritischer Prozessparameter, definiert die Kennzahlen sowie dem Prozessreporting.
      • Die Geschäftsprozessmanagement-Plan. Der Prozessplan (Process Plan) umfassen die :
        • BPEP: Prozessleistungsplan bzw. Prozesserlösplan (Leistung x Menge x Preise)
        • BPKP: Prozessaufwandsplan bzw. Prozesskostenplan (CAPEX - Investitionskosten, OPEX - Betriebskosten)
        • BPRP: Prozessressourcenplan bzw. Prozesspersonalkapazitätsplan (FTEs, Aufwandsabschätzungen)
        • BPTP: Prozessterminplan bzw. Prozesskalender (Durchlaufzeiten, Bearbeitungszeiten, Meilensteine, Gates)
        • BPQP: Prozessqualitätsplan (Process Quality Plan mit Prozessreifegrad-Zielen und Kriterien, Qualitätsvogaben zur den Prozessinput/Outputs) und Prozessverbesserungsplan (Process Improvement Plan mit List von KVPs, Maßnahmenplan zur Verbesserung der Befähigung (OE-Development-Plan), Maßnahmenplan zur Verbesserung der Prozessleistung).
        • BPCP: Prozesskommunikationsplan bzw. Prozessberichtsplan (WER, WANN WAS, WARUM).
        • BPRA: Prozessrisikoanalyse (Identifikation von Risiken und Einschätzung).
        • BPAP: Prozessauditplan (Der Process Control Plan dient zur Evaluierung der Wirksamkeit).
    2. to monitor:
      • Die Geschäftsprozessmanagement-Statusberichte (Process Performance Records) sind Aufzeichnungen, Protokolle oder Dashboards, die die Leistung und Effizienz von Geschäftsprozessen dokumentieren. Sie dienen dazu, die Performance von Prozessen über einen bestimmten Zeitraum zu verfolgen, Abweichungen zu identifizieren und Verbesserungspotenziale aufzudecken. Die Process Quality Records dokumentieren die einzelnen Transaktionen im Prozess und liefern die Grundlage für das Prozessreporting.
      • Das Geschäftsprozessmanagement-Workbooks sind Rahmendokument und ein Ergebnis des normativen Prozessmanagements. Die Arbeitsmappen dienen zur nachvollziehbaren Dokumentation von Aufzeichnungen zur Berichterstattung, zu Verbesserungen und zur Entscheidungen und Anweisungen.
    3. to evaluate:
      • Der Geschäftsprozessmanagement-Reifegrad-Status ist ein Ergebnis des normativen Prozessmanagements. Es dokumentieren die Entwicklung des Reifegrades und ist eine Kennzahl zur Messung des Process-Leaderships .
      • Der Process-People-Readiness-Status ist ein Ergebnis des normativen Prozessmanagements. Es dokumentieren die Kompetenzen der Prozessmitarbeiter und ist eine Kennzahl zur Messung des Process-Leaderships .

  2. Enablement: bedeutet zunächst "Ermöglichung. "To enable" aus dem Englischen bedeutet so viel wie „etwas zu ermöglichen“. „Enablement“ ist also das Bestreben, einer Person oder Personengruppe die Möglichkeit zu geben, etwas Bestimmtes zu tun, sie zu befähigen etwas eigenständig zu tun, oft mit Prozessabläufen, Methoden, Werkzeugen etc. Insofern bedeutet "Process Enablement" ganz einfach "Befähigung". Das Enablement ist häufig nach den 4Ps strukturiert.

    1. BPM-Products umfassen zahlreiche Informationsprodukte, die BPM-Tool und BPM-Methoden in der BPM-Wissensbasis (BPM-KnowledgeBase)

      • Die Geschäftsprozessmanagement-Vorlagen zählen ebenfalls zu den Rahmendokumenten. Die Metadaten beschreiben die Ausprägungen von Datenobjekten wie Steckbriefen und Spezifikationen. Die Vorlagen sind die umgesetzten Ausprägungen des Prozessqualitätsplans (Process Quality Plan).
      • Die Geschäftsprozessmanagement-Anleitungen zählen ebenfalls zu den Rahmendokumenten. Anleitungen (Instructions) beschreiben step-by-step wie aufgabenorientierte Fragen zu lösen sind. Anleitungen können sich auf Tools als auch auf Methoden beziehen.
      • Die Geschäftsprozessmanagement-Tutorials zählen ebenfalls zu den Rahmendokumenten. Schulungsunterlagen dienen zur Entwicklung von Mitarbeitern und Partnern.
      • BPM-Tools können den Workflow unterstützen.

    2. BPM-Processes umfassen die Prozessdokumentation des Prozessmanagements mit all seinen Elementen wie Prozessen, Rollen, Dokumente, IS usw. Diese Process-Assest sind als Muster-Case im Process-Asset-Repository zu dokumentieren und als Grundlage für andere Prozesse heranzuziehen.

      • Das Prozessportal als Abgabesystem unterstützt die Wissensvermittlung und -Wissensanwendung. Sie zählen ebenfalls zu den Workproduct im BPM-Enablement.
      • Das Process-Asset-Repository dient zur Versionverwaltung und Pflege der Prozessdokumentation.

    3. BPM-People umfasst Informationen zur Rollenbeschreibungen mit Karrierepfaden zur gezielten Organisationsentwicklung, Trainingsmaterial, Laufbahnmodelle und Checklisten für individuellen Kompetenzbeurteilungen, den sogenannten People-Readiness-Checks.

      1. Die prozessspezifische Wissensvermittlung kann durch Wissensdatenbanken und eLearning-Tools unterstützt werden.

    4. BPM-Partner umfassen Informationen zum Engagement von Prozess-Stakeholdern. Insbesondere die nachvollziehbare Dokumentation der Anforderungen steht hier im Fokus.

Prozess-Dokumentation​

Die Geschäftsprozess-Dokumentation (auch Process Assets, Process Documentation bezeichnet) bezieht sich auf die gesamte Dokumentation von EINZELNE Geschäftsprozesse und ist somit integrativer Bestandteil der Geschäftsprozessmanagement-Dokumentation. Die Geschäftsprozessdokumentation umfasst Daten zu einem Einzelprozess und beschreibt, wie ein Geschäftsprozess auszuführen ist. Die hier erzeugten Informationen werden als Wissen über Prozesse bezeichnet.

Die BP-Dokumentation ist eine Untermenge der BPM-Dokumentation. Die BP-Dokumentation zählen zu den wesentlichen "Process-Assets". BP-Asset-Dokumente in Form von Auswertungen aus dem Process-Repository sind wertvolle Digital Content Assets. Es gibt zahlreiche Arten von Prozessauswertungen. Sie liefern dabei spezifische Informationen über Prozessabläufe, BPMN-Diagramme, verknüpfte Objekte (Insights) zu Rollen. Dokumenten usw.

  1. Der Geschäftsprozess-Canvas (auch Prozessleinwand bezeichnet) liefert einen visuellen ÜBERBLICK über die wesentlichen Prozesselemente und bezieht sich auf EINZELNE Geschäftsprozesse. Der Umfang liegt bei 1-2 DIN A4 Seiten. Das Canvas sollte als Einstiegspunkt und zur Orientierung dienen.
  2. Die Objekt-Steckbriefe wie Prozess-Steckbriefe, Rollen-Steckbriefe, Informationssystem-Steckbriefe, Dokumenten-Steckbriefe, ... bezieht sich auf EINZELNE Elemente in einem Geschäftsprozess. Der Steckbrief verschafft einen EINBLICK und ist einer Art “Management Summary” - eine kurze und kompakte textuelle Gedankenstütze zum jeweiligen Objekt. Der Umfang liegt bei 1-2 DIN A4 Seiten.
  3. Die Objekt-Diagramme umfassen visuelle Modell wie Prozess-Diagramme (Kollaborations-Diagramm, Fluss-Diagramm. Chorioegraphie-Diagrame ...), Rollen-Diagramm, Informationssystem-Diagramm, Dokumenten-Diagramme, ..., und beziehen sich auf EINZELNE Geschäftsprozesse. Diagramme visualisieren verschieden Aspekte des Prozesse. Sie dienen zur Kommunikation und Spezifikation.
  4. Ein Geschäftsprozess-Handbuch (auch Prozess-Spezifikation oder als Verfahrensanweisung, Praktiken bezeichnet) ist eine detaillierte Beschreibung von Prozessinformationen über einen Geschäftsprozess und seiner verknüpften Prozessobjekte. Die Prozessspezifikation liefert eine detaillierten DURCHBLICK und ist eine zentrales Ergebnisdokument des Prozessmanagement für Einzelprozesse. Das Geschäftsprozess-Handbuch bezieht sich auf EINZELNE Geschäftsprozess(gebiete, -gruppen, Hauptprozesse) und ist integrativer Bestandteil der Geschäftsprozess-Dokumentation.

Geschäftsprozess-Strategiedokumentation​

Die Geschäftsprozess-Strategiedokumentation umfasst Informationen und Dokumente zum strategischen Geschäftsprozessmanagement. Die Strategieinformationen schaffen eine Basis für das generelles Verständnis zur Ablauforganisation und zuŕ Bebauung der Prozesslandschaft. BPM-Strategiedokumente umfassen Dokumente insbesondere Prozesslandkarten, Geschäftsprozess-Bebauungspläne und die Process-Roadmaps / Fahrpläne für zukünftige Prozessoptimierungsprojekte.

  1. Geschäftsprozess-Landkarten (PLK, Process Maps, Prozesshaus) sind vereinfachte, übersichtliche, grafische High-Level-Prozessdarstellungen von Prozessmodellen einer Organisation auf unterschiedlichen Abstraktionsebenen. Ziel von Prozesslandkarten ist es, ein gemeinsames Bild über die identifizierten Geschäftsprozesse auf unterschiedlichen Abstraktionsebenen zu schaffen. Prozesslandkarten dienen zur Ablaufstrukturierung, als Ordnungsrahmen für weiteres Disziplinen und zur Kommunikation von Prozessen an externe als auch internen Stakeholdern sowie als Orientierungs- & Navigationshilfen durch die Ablauforganisation. Die Erstellung und Freigabe der Prozesslandkarte zählt zu den Managementaufgaben. Die Prozesslandkarte wird häufig von Business Process Architects entworfen, abgestimmt und verwaltet.
  2. Geschäftsprozess-Portfolios bieten eine einfach zu interpretierende Übersicht über die Geschäftsprozesse im Unternehmen. Anhand der Erhebungen und Darstellung in Portfolios lassen sich die vorhandenen Ressourcen optimaler planen, damit die ‚richtigen’ Geschäftsprozesse optimiert werden.
    1. Das Prozess-Portfoliodiagramm bzw. Portfoliomatrix dient der Positionierung von Geschäftsprozessen in Bezug auf zwei Parameter. Die Geschäftsprozesse ordnet man dadurch bestimmten Arealen des Portfoliodiagramms zu. Die Geschäftsprozesse in einem bestimmten Areal stimmen bezüglich ihrer Eigenschaften überein und können in gleicher Art und Weise behandelt werden. Es wird häufig zusammengestellt, um Prioritäten anhand von Bewertungskriterien wie Strategische Bedeutung, Prozessreifegrad, Attraktivität oder Verbesserungspotenziale zu vergeben.
  3. Geschäftsprozess-Fahrplan (Roadmap) dient als Kommunikationsmedium, um die zeitliche Abhängigkeit der strategischen Prozessoptimierungsprojekt übersichtlich in einem Gantt-Chart darzustellen.

Geschäftsprozess-Optimierungsdokumentation - Projektdoku​

Die Geschäftsprozess-Optimierungsdokumentation umfasst Informationen und Dokumente zu Änderungen von EINZELNEN Prozessen.

  1. Die Geschäftsprozessoptimierungsakte bezieht sich auf die gesamte Dokumenation von EINZELNE Geschäftsprozessoptimierungs-Initativen. Die Informationen zu Änderungen von Geschäftsprozessen - die häufig in Form von Projekten durchgeführt werden - werden in Geschäftsprozessoptimierungsakten für das Projektteam, dem Projektauftraggeber und den Prozessverantwortlichen dokumentiert.
  2. Diese Tätigkeiten führen zwangsläufig zur Aktualisierung der Prozessdokumentation im Process-Asset-Repositories.

Geschäftsprozess-Betriebsdokumentation - Betriebsdoku​

Die Geschäftsprozess-Betriebsdokumentation umfasst Informationen und Dokumente zur operativen Geschäftsprozessverbesserungen und zu den operativen Prozesstransaktionsdaten. BP-Betriebsdokumente in Form von Prozessbetriebsakten umfassen Informationen zum operativen Prozessmanagement im Abschnitt Prozessbetrieb. Die hier erzeugten, transaktionsbezogenen Informationen werden als Wissen im Prozesse bezeichnet. Das sind insbesondere Prozessmonitoring-Daten (Logdaten) Prozessberichte, Prozessleistungsberichte und Prozesstransaktionsdaten.

  1. Das Geschäftsprozess-Tagebuch (Logs, Process Quality Records) dokumentieren die einzelnen Transaktionen im Prozess und liefern die Grundlage für das Prozessreporting.
  2. Die Geschäftsprozess-Statusberichte (Process Performance Records) sind Aufzeichnungen, Protokolle oder Dashboards, die die Leistung und Effizienz von EINZELNEN Geschäftsprozessen dokumentieren. Sie dienen dazu, die Performance von Prozessen über einen bestimmten Zeitraum zu verfolgen, Abweichungen zu identifizieren und Verbesserungspotenziale aufzudecken.
  3. Die Process-Issues sind Aufzeichnungen zu möglichen Verbesserungen und zu klärenden Punkten. Sie dienen zur Erfassung von Risiken und Verbesserungsideen oder oft nur als Themenspeicher.

Zielgruppe: Wer ist in die BPM-Dokumentation involviert?​

Bei der Geschäftsprozessmanagement-Dokumentation gibt es zahlreiche involvierte Rollen.

  • OR: Leiter BPM-Office.
  • OR: BPM-Office Team.
  • FR: Geschäftsprozessverantwortlicher (Process Owner) für die jeweilige BP-Dokumentation.
  • FR: Geschäftsprozessarchitekt (Process Architect) für die jeweiligen Geschäftsprozess-Handbücher und Objekt-Steckbriefe im Process-Repository.
  • FR: Geschäftsprozessmodellierer (Technical Writer).
  • FR: Dokumentationsmanager für BPM (Documentation Custodian).