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Prozess-Dokumentation

BPM Dokumentationskonzept - Struktur und Inhalte ALLER BPM-Dokumente

BPM-Dokumentation

“Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel” ~ Johann Wolfgang von Goethe

Definition

Die Geschäftsprozessmanagement–Dokumentation umfasst als eigene Dokumentenklasse die systematische und strukturierte Gesamtheit ALLER Dokumente und Informationen zum Thema Geschäftsprozessmanagement in einer Organisation.

So wie die IT-Dokumentation, oder HR-Dokumentation bildet das BPM ebenfalls einen eigenen Dokumentationsbereich. Folgende Begriffe und Submengen sind zu unterscheiden.

Die Geschäftsprozessmanagement-Dokumentation ist somit „die Gesamtheit ALLER relevanten Informationen, die im Prozessmanagement anfallen. Damit kann eine umfassende Informationsversorgung und Informationsverwaltung über alle Prozesse und über die Fachdisziplin Prozessmanagement sichergestellt werden. Die Erstellung und Pflege der Prozessmanagement–Dokumentation zählt zu den Aufgaben des BPM-Office.

In diesem Bereich werden wesentliche BPM-Dokumentationsgruppen aufgelistet.

Warum BPM-Dokumentation?​

Bedeutung von expliziten Wissen.

Die Dokumentation von BPM-Wissen hilft mehrere Ziele zu erreichen:

  1. BPM-Dokumentation hilft bei der Einführung und Schulung von BPM-Office-Mitarbeitern, Projektmitarbeitern und von Prozessverantwortlichen. Die BPM-Dokumente ist ein Mittel, um neuen Mitarbeitern zu helfen, ihre Aufgaben zu verstehen und sich mit allen Geschäftsprozessen vertraut zu machen, an denen sie mitwirken. Selbst erfahrene Mitarbeiter können diese Dokumente immer wieder zu Rate ziehen, um sich zu vergewissern, dass sie die BPM-Aufgaben richtig ausführen.
  2. BPM-Dokumentation hilft das BPM als Gesamtheit besser zu verstehen und damit zu verbessern. Durch die Sammulung aller BP-Dokumente wird eine Überblick und eine Struktur zur Ablage festgelegt. . Anhand der Prozessanalyse und des Reifegrades kann der Experte erkennen, welche Prozesse zu verbessern sind.
  3. BPM-Dokumentation hilft, Wissen des Unternehmens zu bewahren und BPM-Fähigkeiten gezielt zu entwickeln. Aufzeichnungen über und im Prozesse, unterstützen die Wissenssicherung. Auf diese Weise können Risiken und Abhängigkeiten von Einzelpersonen reduziert werden. Prozessdokumentation trägt zur Risikominderung und zur Aufrechterhaltung der betrieblichen Resilienz / Widerstandfähigkeit bei.
  4. BPM-Dokumentation unterstützt das Konzept des prozessorientierten Wissensmanagements Die Ablagestruktur orientiert sich an der BPM-Prozesslandkarte. Auf diese Weise kann eine systematische Ablage der Input und Output zu den BPM-Geschäftsprozessen sichergestellt werden.

BPM-Dokumentationskonzept - Struktur der BPM-Dokumentation​

BPM-Dokumentationsarchitektur schafft Klarheit über die Ablagestruktur im BPM-Office

Die nachfolgende Abbildung zeigt eine Struktur der Dokumentenbereiches BPM. Diese BPM-Dokumentationsarchitektur bzw. BPM-Dokumentationskonzept umfasst mehrere BPM-Dokumentationsgruppen. Die Struktur orientiert sich an der BPM-Prozesslandkarte.

BPM-Dokumentenkonzept-Level1

Abbildung BPM-Dokumentenkonzept-Level1 (Quelle = platinus)

Die Geschäftsprozessmanagement-Dokumentation bezieht sich auf ALLE Dokumenten und Informationen im Geschäftsprozessmanagement. Sie bildet somit die "Übermenge" der Dokumentation im Prozessmanagment.

  1. Die Geschäftsprozessmanagement-Rahmendokumentation umfasst Informationen und Dokumente zum normativen Geschäftsprozessmanagement insbesondere der BPM-Governance (Führungsvorgaben) mit dem BPM-Handbuch, BPM-Richtlinien und BPM-Berichten sowie des BPM-Enablement (Unterstützung). Die Rahmeninformationen schaffen eine Basis für das generelles Verständnis zu Prozessmanagement. Es beinhaltet verbindliche Führungsvorgaben und Befähigungs-Ressourcen für das Prozessmanagement. Dieser Bereich dient zur Unterweisungen und Führung sowie zur gezielte Entwicklung von BPM-Fähigkeiten in der Organisation. Rahmeninformationen sind Wissensressourcen mit verbindlichen Vorgaben, Anweisungen und Normierungen. Die Rahmeninformationen werden zur effizientere Verwaltung in Governance (Führungsvorgaben) und Enablement (allgemeine Ressourcen zur Befähigung) untergliedert.
    1. Governance bedeutet zunächst "Führung" oder "Leitung". Insofern bedeutet "Business Process Management Governance" ganz einfach "Prozessführung". Allerdings hat der Begriff "Governance" eine Bedeutungserweiterung erfahren, so dass "Business Process Management Governance" auch die Prozesskultur sowie die Anbindung an die Unternehmensstrategie umfasst.
      1. Das Geschäftsprozessmanagement-Handbuch (Organisationshandbuch für Geschäftsprozessmanagement, BPM-Handbuch) ist ein Rahmendokument und ein Ergebnis des normativen Prozessmanagements. Das BPM-OHB beschreibt das Prozessmanagement-System. Es umfasst eine „Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung, Optimierung und den Betrieb aller Geschäftsprozesse gelten.“
      2. Das Geschäftsprozessmanagement-Richtlinien sind Rahmendokument und ein Ergebnis des normativen Prozessmanagements. Richtlinien sind verbindliche Anweisungen.
      3. Das Geschäftsprozessmanagement-Workbooks sind Rahmendokument und ein Ergebnis des normativen Prozessmanagements. Die Arbeitsmappen dokumentieren Entscheidungen.
    2. Enablement: bedeutet zunächst "Ermöglichung. "To enable" aus dem Englischen bedeutet so viel wie „etwas zu ermöglichen“. „Enablement“ ist also das Bestreben, einer Person oder Personengruppe die Möglichkeit zu geben, etwas Bestimmtes zu tun, sie zu befähigen etwas eigenständig zu tun, oft mit Prozessabläufen, Methoden, Werkzeugen etc. Insofern bedeutet "Process Enablement" ganz einfach "Befähigung". Das Enablement ist nach dem 4Ps strukturiert. BPM-Produkten umfassen u.a. Informationsprodukte (BPM-Wissensbasis), die BPM-Tool und BPM-Methoden. BPM-Prozesse umfassen die (Prozess-/Rollen-Dokumente-/IS-/..) Steckbriefe, Prozessdiagramme und Prozesshandbücher zu BPM mit Prozessinputs und -Outputs im Process-Asset-Repository. BPM-People umfasst Informationen zur Organisationsentwickungs wie Trainingsmaterial, Laufbahnmodelle und People-Readiness-Checks, BPM-Partner umfassen Informationen zum Engagement von Prozess-Stakeholdern.
      1. Die Geschäftsprozessmanagement-Wissensbasis zählen zu den Rahmeninformationen.
      2. Die Geschäftsprozessmanagement-Anleitungen zählen ebenfalls zu den Rahmendokumenten. Anleitungen (Instructions) beschreiben step-by-step wie aufgabenorientierte Fragen zu lösen sind. Anleitungen können sich auf Tools als auch auf Methoden beziehen.
      3. Die Geschäftsprozessmanagement-Tutorials zählen ebenfalls zu den Rahmendokumenten. Schulungsunterlagen dienen zur Entwicklung von Mitarbeitern und Partnern.
      4. Die Geschäftsprozessmanagement-Vorlagen zählen ebenfalls zu den Rahmendokumenten. Die Metadaten beschreiben die Ausprägungen von Datenobjekten wie Steckrbriefen und Spezifikationen.
  2. Die Geschäftsprozess-Dokumentation (auch Process Assets bezeichnet) bezieht sich auf die gesamte Dokumentation von EINZELNE Geschäftsprozesse und ist somit integrativer Bestandteil der Geschäftsprozessmanagement-Dokumentation. Die BP-Dokumentation ist somit eine Untermenge der BPM-Dokumentation. Die BP-Dokumentation zählen zu den wesentlichen "Process-Assets". BP-Asset-Dokumente in Form von Auswertungen aus dem Process-Repository sind wertvolle Digital Content Assets. Prozessberichte liefern Informationen über Prozess, Diagramme, verknüpfte Objekte in einer Organisation. Die Geschäftsprozessdokumentation umfasst Daten zu einem Einzelprozess und beschreibt, wie ein Geschäftsprozess auszuführen ist.
    1. Ein Geschäftsprozess-Handbuch (auch Prozessspezifikation oder Verfahrensanweisung bezeichnet) ist eine detaillierte Beschreibung von Prozessinformationen über einen Geschäftsprozess und seiner verknüpften Prozessobjekte. Die Prozessspezifikation ist eine zentrales Ergebnisdokument des Prozessmanagement für Einzelprozesse. Das Geschäftsprozess-Handbuch bezieht sich auf EINZELNE Geschäftsprozesse und ist somit integrativer Bestandteil der Geschäftsprozess-Dokumentation.
      1. Der Geschäftsprozess-Canvas (auch Prozessleinwand bezeichnet) bezieht sich auf EINZELNE Geschäftsprozesse. Der Umfang liegt bei 1-2 DIN A4 Seiten.
      2. Die Geschäftsprozess-Diagramme und die dazugehörigen Objekt-Diagramm (Rollen-Diagramm, Informationssystem-Diagramm, Dokumenten-Diagramme, ...) bezieht sich auf EINZELNE Geschäftsprozesse und sind integrativer Bestandteil des Geschäftsprozess-Handbuches. Prozessdiagramme visualiseren verschieden Aspekte des Prozesses, meist in Ablauf-Diagrammen.
      3. Der Geschäftsprozess-Steckbrief (auch Prozessblatt bezeichnet) und die dazugehörigen Objekt-Steckbriefe (wie Rollen-Steckbriefe, Informationssystem-Steckbriefe, Dokumenten-Steckbriefe, ...) bezieht sich auf EINZELNE Geschäftsprozesse und sind integrativer Bestandteil des Geschäftsprozess-Handbuches. Der Prozesssteckbrief ist einer Art “Management Summary” - eine kurze und kompakte textuelle Gedankenstütze. Der Umfang liegt bei 1-2 DIN A4 Seiten.
  3. Die Geschäftsprozess-Strategiedokumentation umfasst Informationen und Dokumente zum strategischen Geschäftsprozessmanagement. Die Strategieinformationen schaffen eine Basis für das generelles Verständnis zur Ablauforganisation und zuŕ Bebauung der Prozesslandschaft. BPM-Strategiedokumente umfassen Dokumente insbesondere Prozesslandkarten, Geschäftsprozess-Bebauungspläne und die Process-Roadmaps / Fahrpläne für zukünftige Prozessoptimierungsprojekte.
    1. Geschäftsprozess-Landkarten (PLK) sind vereinfachte, übersichtliche, grafische High-Level-Prozessdarstellungen von Prozessmodellen einer Organisation auf unterschiedlichen Abstraktionsebenen. Ziel von Prozesslandkarten ist es, ein gemeinsames Bild über die identifizierten Geschäftsprozesse auf unterschiedlichen Abstraktionsebenen zu schaffen. Prozesslandkarten dienen zur Ablaufstrukturierung, als Ordnungsrahmen für weiteres Disziplinen und zur Kommunikation von Prozessen an externe als auch internen Stakeholdern sowie als Orientierungs- & Navigationshilfen durch die Ablauforganisation. Die Erstellung und Freigabe der Prozesslandkarte zählt zu den Managementaufgaben. Die Prozesslandkarte wird häufig von Business Process Architects entworfen, abgestimmt und verwaltet.
    2. Geschäftsprozess-Portfolios bieten eine einfach zu interpretierende Übersicht über die Geschäftspozesse im Unternehmen. Anhand der Erhebungen und Darstellung in Portfolios lassen sich die vorhandenen Ressourcen optimaler planen, damit die ‚richtigen’ Geschäftsprozesse optimiert werden.
      1. Das Prozess-Portfoliodiagramm bzw. Portfoliomatrix dient der Positionierung von Geschäftsprozessen in Bezug auf zwei Parameter. Die Geschäftsprozesse ordnet man dadurch bestimmten Arealen des Portfoliodiagramms zu. Die Geschäftsprozesse in einem bestimmten Areal stimmen bezüglich ihrer Eigenschaften überein und können in gleicher Art und Weise behandelt werden. Es wird häufig zusammengestellt, um Prioritäten anhand von Bewertungskriterien wie Strategische Bedeutung, Prozessreifegrad, Attraktivität oder Verbesserungspotenziale zu vergeben.
    3. Geschäftsprozess-Fahrplan (Roadmap) dient als Kommunikationsmedium, um die zeitliche Abhängigkeit der strategischen Prozessoptimierungsprojekt übersichtlich in einem Gantt-Chart darzustellen.
  4. Die Geschäftsprozess-Optimierungsdokumentation umfasst Informationen und Dokumente zu Änderungen von EINZELNEN Prozessen. Die Geschäftsprozessoptimierungsakte bezieht sich auf die gesamte Dokumenation von EINZELNE Geschäftsprozessoptimierungs-Initativen. Die Informationen zu Änderungen von Geschäftsprozessen - die häufig in Form von Projekten durchgeführt werden - werden in Geschäftsprozessoptimierungsakten für das Projektteam, dem Projektauftraggeber und den Prozessverantwortlichen dokumentiert. Diese Tätigkeiten führen zwangsläufig zur Aktualisierung des Prozessoptimierungsaktes und des Process-Asset-Repositories.
  5. Die Geschäftsprozess-Betriebsdokumentation umfasst Informationen und Dokumente zur operativen Geschäftsprozessverbesserungen und zu den operativen Prozesstransaktionsdaten. BP-Betriebsdokumente in Form von Prozessbetriebsakten umfassen Informationen zum operativen Prozessmanagement im Abschnitt Prozessbetrieb. Die hier erzeugten (transaktionsbezogenen) Informationen werden als Wissen im Prozesse bezeichnet. Das sind insbesondere Prozessmonitoring-Daten (Logdaten) Prozessberichte, Prozessleistungsberichte und Prozesstransaktionsdaten.

Wer ist in die BPM-Dokumentation involviert?​

Bei der Geschäftsprozessmanagementdokumentation gibt es mehrer Rollen.

  • Leiter BPM-Office.
  • BPM-Office Team.
  • Geschäftsprozessverantwortlicher (Process Owner) für die jeweilige BP-Dokumentation.
  • Geschäftsprozessarchitekt (Process Architect) für die jeweiligen Geschäftsprozess-Handbücher und Objekt-Steckbriefe im Process-Repository.
  • Geschäftsprozessmodellierer (Technical Writer).
  • Dokumentationsmanager für BPM (Documentation Custodian).