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Geschäftsprozess-Verbesserungsplan

Operational Business Process Improvment Plan - Dokument mit identifizierten Verbesserungsmaßnahmen in Kontext Business Process Improvement

Business Process Improvement Plan

Der Geschäftsprozess-Verbesserungsplan ist ein Dokument in dem identifizierte Verbesserungsmaßnahmen und "Pain Points" zu Einzelprozessen erfasst, spezifiziert und weiterbearbeitet werden. Der Plan legt die Ziele, Maßnahmen, Zeitpläne und Ressourcenpläne fest, die erforderlich sind, um die bestehenden Geschäftsprozesse zu analysieren, Engpässe zu identifizieren und Verbesserungen vorzunehmen.

Ein Verbesserungsplan kann:

  1. während eines Projekts oder bei der Erstellung der Lessons Learned entstehen,
  2. gezielt aus einem Prozessaudit bzw. einer Prozessreifgradermittlung oder
  3. durch Prozessstörungen

hervorgehen.

Ein typischer Geschäftsprozessverbesserungsplan kann sich am PDCA-Zyklus orientieren und umfasst mehrere Schritte. Der PLDC-Zyklus ist ein Konzept aus dem Qualitätsmanagement, das auch als PDCA-Zyklus oder Deming-Zyklus bekannt ist. Er steht für die vier Phasen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses: Plan (Planen), Do (Umsetzen), Check (Überprüfen) und Act (Handeln). Jede Phase des Zyklus hat eine spezifische Aufgabe, um kontinuierliche Verbesserungen in einem Unternehmen zu fördern.

  1. PLAN (Planen): In dieser Phase werden die Ziele und Prozesse für die Verbesserung festgelegt. Es werden Daten analysiert, Probleme identifiziert und Ursachen ermittelt. Anschließend werden konkrete Ziele und Aktionspläne entwickelt, um die gewünschten Verbesserungen zu erreichen. Die Planungsphase beinhaltet auch die Festlegung von Messgrößen, um den Fortschritt zu überwachen.

    • Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse: Dieser Schritt beinhaltet die Untersuchung der bestehenden Prozesse (As-Is), um Schwachstellen, Engpässe und ineffiziente Arbeitsabläufe zu identifizieren.
    • Festlegung der Ziele: Basierend auf den Erkenntnissen aus der Analyse werden konkrete Ziele definiert. Diese könnten beispielsweise eine Reduzierung von Durchlaufzeiten, eine Steigerung der Qualität oder Kosteneinsparungen sein. die Zielformulierung kann durch Benchmarks unterstützt werden.
    • Identifizierung von Pain-Points und Verbesserungsmöglichkeiten: In diesem Schritt werden potenzielle Maßnahmen identifiziert, die zur Erreichung der gesetzten Ziele beitragen können. Dies könnte die Einführung neuer Technologien, die Umstrukturierung von Arbeitsabläufen oder Schulungen der Mitarbeiter umfassen.
    • Entwicklung eines Aktionsplans: Der Aktionsplan legt fest, welche Maßnahmen umgesetzt werden sollen, wer dafür verantwortlich ist und welcher Zeitrahmen für die Umsetzung vorgesehen ist.

  2. DO (Umsetzen): In dieser Phase werden die geplanten Maßnahmen umgesetzt. Es werden Ressourcen zugewiesen, Verantwortlichkeiten festgelegt und die erforderlichen Änderungen durchgeführt. Es ist wichtig, dass alle relevanten Mitarbeiter über die Veränderungen informiert und geschult werden, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen ordnungsgemäß umgesetzt werden.

    • Umsetzung der Verbesserungen: Die im Aktionsplan festgelegten Maßnahmen werden umgesetzt. Dabei ist es wichtig, den Fortschritt zu überwachen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

  3. CHECK (Überprüfen): In dieser Phase wird überprüft, ob die umgesetzten Maßnahmen die gewünschten Ergebnisse erzielen. Es werden Daten gesammelt und analysiert, um den Fortschritt zu bewerten und zu überwachen. Ziel ist es, festzustellen, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden und ob weitere Anpassungen erforderlich sind.

    • Überprüfung der Ergebnisse: Nach Abschluss der Umsetzung werden die Ergebnisse bewertet, um festzustellen, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden und ob weitere Verbesserungen möglich sind.

  4. ACT (Handeln): In dieser Phase werden auf Grundlage der Ergebnisse aus der Überprüfung Maßnahmen ergriffen. Wenn die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen, werden die Verbesserungen in den regulären Betrieb überführt und Standardverfahren aktualisiert. Wenn die Ergebnisse nicht den Erwartungen entsprechen, werden Anpassungen vorgenommen, um die gewünschten Verbesserungen zu erreichen. Anschließend beginnt der Zyklus von neuem, indem erneut geplant, umgesetzt, überprüft und gehandelt wird.

    • Gegensteuerungsmaßnahmen bei Abweichungen zum Verbesserungsplan.

Ein Geschäftsprozessverbesserungsplan ist ein kontinuierlicher Prozess, der dazu dient, die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens langfristig zu steigern und sich an sich ändernde Marktbedingungen anzupassen. Indem Unternehmen ihre Geschäftsprozesse regelmäßig überprüfen und optimieren, können sie ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern und bessere Ergebnisse erzielen.

Erläuterungen​

Verweise​

  • Siehe Prozessfahrplan