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Prozessrahmen-Dokumentation

BPM Rahmendokumentation des normativen Prozessmanagements

“Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel” ~ Johann Wolfgang von Goethe

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Die Geschäftsprozessmanagement-Rahmendokumentation umfasst Informationen und Dokumente zum normativen Geschäftsprozessmanagement insbesondere der BPM-Governance (Führungsvorgaben) mit dem BPM-Handbuch, BPM-Richtlinien und BPM-Berichten sowie des BPM-Enablement (Unterstützung). Die Rahmeninformationen schaffen eine Basis für das generelles Verständnis zu Prozessmanagement. Es beinhaltet verbindliche Führungsvorgaben und Befähigungs-Ressourcen für das Prozessmanagement. Dieser Bereich dient zur Unterweisungen und Führung sowie zur gezielte Entwicklung von BPM-Fähigkeiten in der Organisation. Rahmeninformationen sind Wissensressourcen mit verbindlichen Vorgaben, Anweisungen und Normierungen. Die Rahmeninformationen werden zur effizientere Verwaltung in Governance (Führungsvorgaben) und Enablement (allgemeine Ressourcen zur Befähigung) untergliedert.

In diesem Bereich werden wesentliche BPM-Dokumentationsgruppen aufgelistet.

BPM-Governance​

Liefergegenstände des normativen Business Process Management

Business Process Management Governance

Jedes System benötigt Regeln (Policies). So auch das Prozessmanagement-System. In der sogenannten Business Process Management Governance werden diese Führunsgvorgaben und Richtlinien beschrieben und bereitgestellt. Diese Regeln sollen das grundsätzliche Verhalten der Rollenträger festlegen und das kommunikative Zusammenspiel sowie die Erfolgschancen erhöhen.

Governance bedeutet zunächst "Führung" oder "Leitung". Insofern bedeutet "Business Process Management Governance" ganz einfach "Prozessführung". Allerdings hat der Begriff "Governance" eine Bedeutungserweiterung erfahren, so dass "Business Process Management Governance" auch die Prozesskultur sowie die Anbindung an die Unternehmensstrategie umfasst.

Wesentliche Liefergegenstände einer Business Process Management Governance sind:

  1. do direct - Führungsvorgaben: BPM-System und BPM-Richtlinien: Diese beinhalten die aktuelle Beschreibung des Prozessmanagementsystems in Form eines BPM-Handbuches (HB-BPM) sowie die gültigen BPM-Richtlinien (BPM-RL). Zu den BPM-RL zählen u.a. BPM-Richtlinien zur Prozessdokumentation, BPM-Richtlinien zum Prozesscontrolling, BPM-Richtlinien zur Prozessreifegradbeurteilung, etc. Weiters werden die angestrebten strategischen BPM-Ziele und BPM-Kennzahlen vorgegeben. Diese beinhalten die Spezifikation der Ziele in Form von Zielsätzen, deren Zielgrößen (targets) sowie die Messmethoden zur BPM-Erfolgsmessung.
    1. BPM-Handbuch. Das Geschäftsprozessmanagement-Handbuch (Organisationshandbuch für Geschäftsprozessmanagement, BPM-Handbuch) ist ein Rahmendokument und ein Ergebnis des normativen Prozessmanagements. Das BPM-OHB beschreibt das Prozessmanagement-System. Es umfasst eine „Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung, Optimierung und den Betrieb aller Geschäftsprozesse gelten.“
    2. BPM-Richtlinien. Die Geschäftsprozessmanagement-Richtlinien sind Rahmendokument und ein Ergebnis des normativen Prozessmanagements. Richtlinien sind verbindliche Anweisungen.
    3. BPM-Ziele (Reifegradziele)
    4. BPM-Workbooks (Arbeitsmappen mit Entscheidungsprotokolle). Das Geschäftsprozessmanagement-Workbooks sind Rahmendokument und ein Ergebnis des normativen Prozessmanagements. Die Arbeitsmappen dokumentieren Entscheidungen.
  2. to monitor and control - Führungsüberwachung: BPM-Berichte und BPM-Nachweise Diese beinhaltet das BPM-Reporting in Form von Prozessberichten mit zusammenfassenden Auswertungen zu Prozessaufwänden (= Aufwandsnachweise, Input) und Prozessleistungen (= Leistungsnachweise, Fertigstellungsgrade, Output) sowie Online BPM-Dashboards. Die Ergebnisse des Business Process Management Governance Boards und des Business Process Management Steering Boards (Prozesssteuerkreises) werde in Form von Arbeitsmappen dokumentiert und bereitgestellt.
    1. BPM-Dashboards
  3. to evaluate - Führungsevaluierung: BPM-Audits und BPM-Reifegrade: Diese beinhalten PLAN-IST-Vergleiche inkl. der Analyse von Lücken (Gaps) und der Ausarbeitung von Steuerungs- bzw. Korrekturmaßnahmen als auch die regelmäßige Durchführung von BPM-Audits und BPM-Gesundheitschecks. Die Entwicklung der BPM-Fähigkeiten kann mittel Reifegrade-Messungen und deren Entwicklung evaluiert werden.
    1. BPM-Audit Programm
    2. BPM-Reifegrad und Audit Arbeitsmappen
    3. BPM-OE Arbeitsmappen
    4. BPM-Studien

nBPM-Dokumentation

Abbildung nBPM-Dokumentation im BPM-HUB (Quelle = platinus)

BPM-Enablement​

Liefergegenstände des Business Process Management Enablement

Business Process Management Enablement

Jedes System benötigt Ressourcen und Fähigkeiten (Process Ressources & Capabilities)- dementsprechend auch das Prozessmanagement-System. Im sogenannten Business Process Management Enablement werden diese Ressourcen und Fähigkeiten beschrieben, beurteilt, befähigt und bereitgestellt.

Enablement: bedeutet zunächst "Ermöglichung. "To enable" aus dem Englischen bedeutet so viel wie „etwas zu ermöglichen“. „Enablement“ ist also das Bestreben, einer Person oder Personengruppe die Möglichkeit zu geben, etwas Bestimmtes zu tun, sie zu befähigen etwas eigenständig zu tun, oft mit Prozessabläufen, Methoden, Werkzeugen etc. Insofern bedeutet "Process Enablement" ganz einfach "Befähigung". Das Enablement ist nach dem 4Ps strukturiert. BPM-Produkten umfassen u.a. Informationsprodukte (BPM-Wissensbasis), die BPM-Tool und BPM-Methoden. BPM-Prozesse umfassen die (Prozess-/Rollen-Dokumente-/IS-/..) Steckbriefe, Prozessdiagramme und Prozesshandbücher zu BPM mit Prozessinputs und -Outputs im Process-Asset-Repository. BPM-People umfasst Informationen zur Organisationsentwickungs wie Trainingsmaterial, Laufbahnmodelle und People-Readiness-Checks, BPM-Partner umfassen Informationen zum Engagement von Prozess-Stakeholdern.

Damit Systeme funktionieren benötigen sie Ressourcen (resources) und Fähigkeiten (capabilities). Im sogenannten Business Process Management Enablement werden diese Support-Elemente angeführt und bereitgestellt. Diese Ressourcen sollen die zielgerichtete Entwicklung der BPM-Fähigkeiten sowohl bei den Prozessen und Produkten als auch bei den "People" und "Partners" (4Ps) unterstützen. Mit der Bereitstellung dieser Ressourcen werden u.a. dem Ziel der Harmonisierung bei den BPM-Informationssystemen, der BPM-Methoden und der BPM-Ausbildungsprogramme Rechnung getragen, um das kommunikative Zusammenspiel innerhalb der Organisation (Schnittstellen) sowie die Erfolgschancen erhöhen.

Wesentliche Liefergegenstände des Business Process Management Enablements sind:

  1. Product-Enablement: BPM-Vorlagen/Muster und BPM-Applikationen: Die BPM-Knowledgebase ist ein zentrales Instrument der Wissenssammlung, Wissensstrukturierung und dem Wissenstransfer, es bildet eine wesentlichen Grundlage für die BPM-Kommunikation. In dieser BPM-KB werden u.a. auch Begriffe, Konzepte und die wesentlichen BPM-Elemente für das Geschäftsprozessmanagement bereitgestellt. Es werden abgestimmte Metadaten zu Vorlagen und Musterauswerten zur Verfügung gestellt, wie etwa die Vorlage zum Prozesssteckbrief, die Checklisten zum Ermittlung des Prozessreifegrades, uws. Weiters werden die anzuwendenden BPM-Informationssystem bereitgestellt, betrieben und betreut. Ein User-Support / Service-Desk zu den BPM-Anwendungen wird angeboten. Die Weiterentwickung und Verbesserung der BPM-Methoden gehören ebenfalls in diesen Bereich.
    1. BPM-Glossar
    2. BPM-KnowldgeBase. Die Geschäftsprozessmanagement-Anleitungen zählen ebenfalls zu den Rahmendokumenten. Anleitungen (Instructions) beschreiben step-by-step wie aufgabenorientierte Fragen zu lösen sind. Anleitungen können sich auf Tools als auch auf Methoden beziehen. Die Geschäftsprozessmanagement-Tutorials zählen ebenfalls zu den Rahmendokumenten. Schulungsunterlagen dienen zur Entwicklung von Mitarbeitern und Partnern. Die Geschäftsprozessmanagement-Vorlagen zählen ebenfalls zu den Rahmendokumenten. Die Metadaten beschreiben die Ausprägungen von Datenobjekten wie Steckrbriefen und Spezifikationen.
    3. BPM-Informationssystem
    4. BPM-Methoden
  2. Process-Enablement: BPM-Wissensbasis: Diese beinhalten Wissens-Ressourcen zur Fachdisziplin Geschäftsprozessmanagement. Grundlage bildet die Definition der Prozesslandkarte für das Geschäftsprozessmanagement, die aus der Mission angeleitet wurde. Weiters stellt das BPM-Repository Prozessinformationen zu den BPM-Prozessen zur Verfügung.
    1. BPM-Prozesslandkarte der Prozessgruppe Geschäftsprozessmanagement im BPM-Repository
    2. BPM-Prozessdokumentation. Geschäftsprozesse des BPM im BPM-Repository
  3. People-Enablement: BPM-Rollen und BPM-Skills: Diese beinhalten de Definition des erforderlichen Fähigkeitsniveaus je funktionaler BPM-Rollen in Form der BPM-Kompetenzdefinition und der Festlegung von Maßnahmen zur BPM-Kompetenz-Entwicklung. Im Zuge von BPM-People-Readiness-Checks (Skill-Assessments) werden die vorliegenden Fähigkeiten von Prozessmitarbeitern beurteilt und personenbezogene Maßnahmen zur Fähigkeitsentwicklung abgeleitet und umgesetzt. Mit der BPM-CoP (Community-of-Practice) und dem BPM-Forum werden den Prozessmitgliedern ergänzende Mittel zur Verbesserung Ihrer Methodenkompetenz zur Verfügung gestellt. Der BPM-HUB und die BPM-KB zielen auf ein effizientes Onboarding in Bezug auf BPM und raschen Wissenstransfer bei den Prozessmitgliedern ab.
    1. BPM-Kompetenzdefinition
    2. BPM-Kompetenzbeurteilung - Assessments (BPM-Quiz)
    3. BPM-Kompetenzentwicklung - Befähigung (BPM-KB)
    4. BPM-CoP (Community-of-Practice)
    5. BPM-Forum
  4. Partner-Enablement: BPM-Partner und BPM-Schnittstellen: Diese beinhalten die gezielte Entwicklung der Partner des Geschäftsprozessmanagement. Die umfasst sowohl die Kunden- als auch die Lieferantenseite inkl. der Abstimmung zu den Schnittstellen.
    1. BPM-Stakeholder Engagement
    2. BPM-Events (Informationsveranstaltung, Tag der offenen Tür, Tagungen)
    3. BPM-Newsletter und BPM-Blogs