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Geschäftsprozess-Klassifizierungen

Business Process Classification Framework - Rahmen und Parameter zur Klassifizierung von Geschäftsprozessen

Prioritäten setzen heißt auswählen, was liegenbleiben soll. ~ Helmut Nahr, deutscher Mathematiker

Die Kriterien für die Prozessklassifizierung werden häufig vom BPM-Office definiert und für das Prozessportfolio-Management zur übersichtlichen Darstellung, Analyse und Beurteilung des BPI-Projektportfolios primär für Entscheidungsträger und Projektmanager angewendet. Die Prozessklassifizierungen dienen zur Einordnung, Gruppierung und Filterung von Geschäftsprozesse im Kontext aller Geschäftsprozesse in der Organisation nach verschiedenen Gesichtspunkten.

Die Klassifizierung dient u.a. dazu,

  1. eine zielgerichtete Einordnung und Reihung bzw. Priorisierung von Geschäftsprozessen im Prozessportfolio des Unternehmens sicherzustellen, um eine ausgewogene Mittel- und Ressourcenzuteilung zu ermöglichen.
  2. eine hohe Transparenz bei der „Process Governance“ sicherzustellen. Die Prozessklassifizierung hat Auswirkungen auf die Vorgaben zur Projektführung.

Als Klassifizierungsparameter werden gerne verwendet:

Geschäftsprozessbereiche​

  1. LP - Leistungs-Prozessbereich - value creation process domain
  2. SP - Service-Prozessbereich - service process domain
  3. MP - Management-Prozessbereich - management process domain
  4. IP - Entwicklungs-Prozessbereich - value definition process domain, innovation process domain

Geschäftsprozesstypen​

leitet sich u.a. von der ISO9000 ab.

  1. Führungsprozess
  2. Kernprozess
  3. Unterstützungsprozess

Geschäftsprozesscharakter​

Die Kategorisierung in Prozesscharakter dient dazu, um zu beschreiben wie komplex und vorhersehbar die zeitlich-logische Aktivitätsabfolge ist.

  1. (automatisierbare) Routineprozesse
  2. agile Regelprozesse
  3. komplexe Standardprozesse
  4. dynamische Ad-hoc-Prozesse

Prozess-Komplexität: Bei der Komplexität von Aktivitäten innerhalb des Geschäftsprozesses unterscheiden wir zwei Arten:

  1. einfache Geschäftsprozesse haben wenige Schnittstellen, weisen eine geringe Komplexität bzw. Schwierigkeitsgrad bei den Aktivitäten auf, habe einfache Wirkungszusammenhänge und kleine Risiken.
  2. komplexe Geschäftsprozesse haben viele Schnittstellen, weisen eine hohe Komplexität bzw. Schwierigkeitsgrad bei den Aktivitäten auf, haben komplexe und komplizierte Wirkungszusammenhänge und haben hohes Risiko.

Prozess-Vorhersagbarkeit: Bei der vorhersehbar und kalkulierbar von Aktivitätsabfolgen unterscheiden wir zwei Arten:

  1. kristalline Geschäftsprozesse haben klare Ziele und Anforderungen, die Aktivitätenabfolge basieren auf stabilen und gut planbaren Abläufen und Erfahrungen. Der Ablauf stützt sich auch vorhandenes, abgestimmtes Wissen.
  2. fluide Geschäftsprozesse haben klare Ziele, aber die Reihenfolge des Ablaufes ist offen und wird oft ad-hoc / situationsbezogen festgelegt. Der Ablauf stützt sich auf unabgestimmtes Einzelwissen. Fluide Prozess weisen Abläufe auf, deren zeitlich-logische Aktivitätenfolge nicht festgelegt ist und für die Erfüllung der Aufgabe auch nicht wesentlich ist. Ad-hoc und agile Prozesse bieten den Vorteil, zwar zu beschreiben, was zu tun ist, allerdings die Wahl der Reihenfolge der Abarbeitung der ausführenden Person zu überlassen. Sie überlassen den Leistungsträgern damit einen Freiraum und eine Flexibilität, „seine“ Aufgaben nach eigenem Ermessen zu regeln und zu erledigen.

Geschäftsprozesswertbeitrag​

Der Wertbeitrag von Geschäftsprozessen kann auf verschiedene Weisen ermittelt werden, abhängig von den Zielen und den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens. Der Wertbeitrag von Geschäftsprozessen bezieht sich auf den Beitrag, den einzelne Geschäftsprozesse zur Wertschöpfung eines Unternehmens leisten. Die Parameter für den Wertbeitrag können je nach Organisation und Branche variieren, aber im Allgemeinen umfassen sie:

  1. Effizienz: Geschäftsprozesse sollten effizient gestaltet sein, um Ressourcen optimal zu nutzen und Kosten zu minimieren. Die Effizienz kann gemessen werden anhand von Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Produktivität, Fehlerquoten oder Betriebskosten (siehe Prozesspentagon).
  2. Prozessreifegrad: Ein hoher Prozessreifegrad und somit Qualitätsstandard ist ein wichtiger Parameter für den Wertbeitrag von Geschäftsprozessen. Prozesse sollten darauf abzielen, qualitativ hochwertige Produkte oder Dienstleistungen zu liefern, um Kundenzufriedenheit sicherzustellen und das Vertrauen der Kunden zu gewinnen.
  3. Kundenorientierung: Geschäftsprozesse sollten eng mit den Bedürfnissen und Erwartungen der Kunden verbunden sein. Die Fähigkeit, Kundenanforderungen zu verstehen, zu dokumentieren und in den Prozessen umzusetzen, ist ein entscheidender Parameter für den Wertbeitrag. Kundenzufriedenheitsumfragen, Beschwerdequoten oder Kundenbewertungen können als Indikatoren dienen.
  4. Innovation: Geschäftsprozesse sollten Raum für Innovation und kontinuierliche Verbesserung bieten. Die Fähigkeit, neue Ideen einzubringen, Prozesse anzupassen und innovative Lösungen zu entwickeln, kann den Wertbeitrag von Geschäftsprozessen erhöhen.
  5. Geschwindigkeit: Die Geschwindigkeit der Geschäftsprozesse kann einen erheblichen Einfluss auf den Wertbeitrag haben. Schnelle Reaktionszeiten, kurze Durchlaufzeiten und eine agile Umsetzung können die Wettbewerbsfähigkeit steigern und Kundenbedürfnisse besser erfüllen.
  6. Skalierbarkeit: Geschäftsprozesse sollten die Fähigkeit besitzen, sich an wachsende Anforderungen anzupassen und skalierbar zu sein. Dies ermöglicht es einem Unternehmen, mit dem Wachstum Schritt zu halten und Chancen zu nutzen.
  7. Kostenreduktion: Ein wichtiger Parameter für den Wertbeitrag von Geschäftsprozessen ist die Fähigkeit, Kosten zu reduzieren. Dies kann durch die Optimierung von Abläufen, den Einsatz von Automatisierungstechnologien oder die Identifizierung von Einsparungspotenzialen erreicht werden.

Diese Parameter sind nicht abschließend und können je nach Unternehmen und Branche variieren. Es ist wichtig, die spezifischen Ziele, Strategien und Anforderungen einer Organisation zu berücksichtigen, um die relevanten Parameter für den Wertbeitrag von Geschäftsprozessen zu bestimmen.

Gängige Methoden zur Ermittlung des Wertbeitrags von Geschäftsprozessen sind:

Qualitative Bewertung: Manchmal kann der Wertbeitrag nicht in Zahlen ausgedrückt werden. Qualitative Faktoren wie:

  1. Verbesserung der Kundenzufriedenheit, bessere Kundenbeziehungen. Ein positiver Wertbeitrag kann erzielt werden, wenn der Prozess dazu beiträgt, Kunden zufriedener zu machen, ihre Bedürfnisse besser zu erfüllen und Kundenloyalität aufzubauen.
  2. Verbesserung der Markenreputation. Ein effizienter Geschäftsprozess kann dazu beitragen, die Markenreputation zu stärken und das Image eines Unternehmens zu verbessern. Dies kann langfristige Vorteile in Bezug auf Kundenvertrauen und -bindung bieten.
  3. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Gesetzen. Die Fähigkeit eines Geschäftsprozesses, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und regulatorischer Anforderungen sicherzustellen, kann von entscheidender Bedeutung sein, um rechtliche Risiken zu minimieren und Strafen zu vermeiden.
  4. Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit: Geschäftsprozesse können sich auch auf die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter auswirken. Ein Prozess, der effizient und gut organisiert ist, kann dazu beitragen, die Arbeitsbelastung zu reduzieren und die Motivation der Mitarbeiter zu steigern.
  5. Verbesserung der internen Abläufe: Ein Geschäftsprozess, der die internen Abläufe eines Unternehmens optimiert, kann zu einer höheren Effizienz und Produktivität führen. Dies kann sich in einer besseren Ressourcennutzung und geringeren Verschwendungen zeigen.
  6. Innovationsfähigkeit: Geschäftsprozesse können die Fähigkeit eines Unternehmens zur Innovation und Anpassungsfähigkeit beeinflussen. Prozesse, die die Einführung neuer Ideen und Technologien fördern, können einen qualitativen Wertbeitrag darstellen.
  7. Flexibilität und Skalierbarkeit: Geschäftsprozesse sollten so gestaltet sein, dass sie flexibel und leicht skalierbar sind, um sich den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens anzupassen.
  8. Nachhaltigkeit und Umweltauswirkungen: In einer Zeit erhöhter Umweltaufmerksamkeit wird auch die Auswirkung von Geschäftsprozessen auf die Umwelt immer wichtiger. Nachhaltige Prozesse und umweltfreundliche Praktiken können einen positiven Wertbeitrag liefern.

können einen erheblichen Wertbeitrag darstellen. Folgende Ausprägungen werden verwendet:

  1. geringer qualitative Wertbeitrag
  2. mittlerer qualitative Wertbeitrag
  3. hoher qualitative Wertbeitrag

Kosten-Nutzen-Analyse: Eine Kosten-Nutzen-Analyse bewertet die finanziellen Auswirkungen eines Geschäftsprozesses. Sie vergleicht die Kosten der Durchführung des Prozesses mit den erzielten Vorteilen, wie zum Beispiel Umsatzsteigerungen, Kosteneinsparungen oder Effizienzgewinne.

Return on Investment (ROI): Der ROI ist eine gängige Methode zur Bewertung des Wertbeitrags von Geschäftsprozessen. Er vergleicht die Investitionskosten in einen Prozess mit den erzielten Gewinnen oder Einsparungen im Laufe der Zeit.

Strategiebeitrag​

Der Strategiebeitrag von Geschäftsprozessen bezieht sich auf die Art und Weise, wie Geschäftsprozesse dazu beitragen, die langfristigen strategischen Ziele und Visionen eines Unternehmens zu erreichen.

Der Strategiebeitrag von Geschäftsprozessen bezieht sich auf den Beitrag, den einzelne Geschäftsprozesse zur Umsetzung der Unternehmensstrategie leisten. Die Parameter für den Strategiebeitrag können je nach Organisation variieren, aber im Allgemeinen umfassen sie:

  1. Kundennutzen: Der Strategiebeitrag eines Geschäftsprozesses sollte darauf abzielen, den Kundennutzen zu maximieren. Dies kann beispielsweise durch die Verbesserung der Produktqualität, die Reduzierung der Lieferzeiten oder die Steigerung der Kundenzufriedenheit erreicht werden.
  2. Wertschöpfung: Geschäftsprozesse sollten dazu beitragen, Wertschöpfung für das Unternehmen zu generieren. Dies kann durch die effiziente Nutzung von Ressourcen, die Reduzierung von Kosten oder die Steigerung der Produktivität erreicht werden.
  3. Differenzierung: Ein Geschäftsprozess kann zur Differenzierung des Unternehmens beitragen, indem er ein Alleinstellungsmerkmal oder einen Wettbewerbsvorteil schafft. Dies kann durch innovative Prozessgestaltung, kundenorientierte Lösungen oder personalisierten Service erreicht werden.
  4. Flexibilität und Agilität: Geschäftsprozesse sollten flexibel und agil sein, um sich an sich ändernde Marktbedingungen, Kundenanforderungen oder Technologien anzupassen. Die Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren und neue Chancen zu nutzen, ist ein wichtiger Parameter für den Strategiebeitrag.
  5. Nachhaltigkeit: Geschäftsprozesse sollten umweltfreundlich und nachhaltig gestaltet sein, um den Anforderungen an soziale Verantwortung und Umweltschutz gerecht zu werden. Die Integration von Nachhaltigkeitsaspekten in Geschäftsprozesse kann zur Erreichung der langfristigen strategischen Ziele des Unternehmens beitragen.
  6. Messbare Ziele und Kennzahlen: Um den Strategiebeitrag von Geschäftsprozessen zu bewerten, ist es wichtig, messbare Ziele und Kennzahlen festzulegen. Dies ermöglicht die Überwachung der Leistung und die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.

Ansätze, wie der Strategiebeitrag von Geschäftsprozessen gemessen werden kann sind:

  1. Ausrichtung auf Unternehmensziele: Ein erster Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass die Ziele und Kennzahlen der Geschäftsprozesse direkt mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang stehen. Dies ermöglicht es, den Beitrag der Prozesse zur Erreichung der Gesamtstrategie zu quantifizieren. Die Balanced Scorecard ist ein bewährtes Instrument zur Messung des Strategiebeitrags von Geschäftsprozessen. Sie berücksichtigt verschiedene Perspektiven, einschließlich finanzieller, kundenbezogener, interner Prozess- und Lern- und Wachstumsperspektiven, um sicherzustellen, dass die Prozesse die strategischen Ziele in all diesen Bereichen unterstützen.
  2. Key Performance Indicators (KPIs), die die Ausrichtung auf die Strategie messen. Diese KPIs könnten beispielsweise den Beitrag zur Umsatzsteigerung, zur Kundenbindung, zur Marktdurchdringung oder zur Produktinnovation darstellen, je nach den strategischen Zielen des Unternehmens.
  3. Strategische Initiativenverfolgung bewerten, wie gut Geschäftsprozesse die Umsetzung strategischer Initiativen unterstützen. Dies kann in Form von Projektbewertungen oder Erfolgsgeschichten geschehen, die zeigen, wie die Prozesse zur Umsetzung strategischer Maßnahmen beitragen.

Dies kann ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl von Prozessen für Verbesserungsmaßnahmen oder verbesserten Support sein. Folgende Ausprägungen werden verwendet:

  1. geringer Strategiebeitrag
  2. mittlerer Strategiebeitrag
  3. hocher Strategiebeitrag

Prozess-Reifegrad​

siehe Reifegradmodelle

Risikopotential​

siehe Risikomanagement