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Geschäftsprozess-Reifegrad

Business Process Maturity - Bewertung der Fähigkeit Geschäftsprozesse systematisch zu planen, zu implementieren, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern

Prozessreifegrad

Der Prozessreifegrad misst, wie weit ein einzelner Geschäftsprozess im Vergleich zu Referenz- respektive Best Practice Modellen entwickelt ist.

Ein Prozessreifegrad bezieht sich auf die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Geschäftsprozesse zu planen, zu implementieren, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Der Prozessreifegrad wird oft durch die Bewertung und den Vergleich von Geschäftsprozessen mit einem Standardrahmenwerk (Management Frameworks) wie dem Capability Maturity Model Integration (CMMI), ISO 15504 oder ISO 9001 gemessen.

Je nach Reifegradmodell werden hierzu unterschiedliche Kriterien bzw. Geschäftsprozess-Reifegrad-Checklisten zur zeitpunktbezogenen Beurteilung herangezogen. Je nachdem, wie gut die einzelnen Kriterien erfüllt sind, wird für das betrachtete Unternehmen (organisationsweiter Reifegrad als Mittel aller Prozesse) bzw. den untersuchten Prozess (Einzelprozessreifegrad) ein bestimmter Reifegrad festgelegt. Je besser die einzelnen Kriterien erfüllt sind, desto höher der Reifegrad.

Der Prozessreifegrad nach der ISO15504 wird auf einer Skala von 0 bis 5 bewertet, wobei höhere Werte eine höhere Reife und eine bessere Fähigkeit zur Durchführung effektiver und effizienter Prozesse bedeuten. Ein höherer Prozessreifegrad kann einer Organisation helfen, ihre Fähigkeit zur Kontrolle und Verbesserung von Prozessen zu verbessern, was zu einer höheren Qualität, geringeren Kosten, geringere Risiken und höherer Kundenzufriedenheit führen kann.

Prozessreifegrad-Stufen

Abbildung Prozessreifegrad-Stufen (Quelle = platinus)

Prozessreifegrad-Checkliste

Eine Prozessreifegrad-Checkliste ist ein einfaches Werkzeug bzw. ein BPM-Service zur Beurteilung von Geschäftsprozessen-Fähigkeiten. Die Messung des Reifegrades erfolgt mittel vorderfinierter Reifegradkriterien.

Die Prozessreifegrad-Messungen zielen meist auf Initiativen zur Prozessoptimierung oder auf eine Standortbestimmung der Fähigkeiten ab.

  1. Prozessoptimierungsprojekte – process improvement initiative. Der Zweck von Prozessoptimierungen ist es, die Wirksamkeit (Outcome) und Effizienz (Output/Input) einzelner Prozesse zu verbessern.
  2. Fähigkeitsstufen bestimmen – capability determination approach. Der Zweck der Prozessfähigkeits-Bestimmung ist es, die Stärken, Schwächen und Risiken ausgewählter Prozesse in Bezug auf einen bestimmten festgelegten Anforderungen durch die verwendeten Verfahren und deren Ausrichtung auf die Geschäftsanforderungen zu identifizieren.

Was ist der Prozessreifegrad-Zyklus?​

  1. AS-IS – Standort bestimmen: Damit sich ein Unternehmen gezielt verbessern kann, benötigt es zunächst eine individuelle und aktuelle Standortbestimmung. Wo steht das Unternehmen in Bezug auf Prozessmanagement, wo bestehen noch Lücken und Defizite? Wie weit erfüllt das Unternehmen im Vergleich zu anderen Unternehmen Best Practice Kriterien im Bezug auf Prozessmanagement? Hierbei sollte zum einen das Gesamtunternehmen (alle Prozesse) betrachtet werden, zum anderen sollten die einzelnen Hauptprozesse beurteilt werden.
  2. TO-BE – Ziel festlegen: Eine sinnvolle Bewertung erfolgt vor dem Hintergrund einer vorhergehenden Formulierung des gewünschten Soll-Zustandes. Es ist daher erforderlich, die Ziel-Situation bzgl. des Prozessmanagements zu definieren und die Ist-Situation systematisch mit diesem angestrebten Zustand zu vergleichen.
  3. ACT – Transformation – Handlungsbedarf ableiten: Bei der Gegenüberstellung des AS-IS mit dem TO-BE Zustand ergibt sich, in welchen Bereichen bzw. bei welchen Kriterien es einen Handlungsbedarf gibt und wie groß dieser ist.
  4. CONTROL - Standort- und Zielbestimmung messen. Der Reifegrad sollten regelmäßig im Zuge von Prozessaudits oder-Reviews wiederholt werden. Als Werkzeug zur Standort- und Zielbestimmung sollen abgestimmte Reifegradmodelle eingesetzt werden.

Prozessreifegrad

Abbildung Prozessreifegrad (Quelle = platinus)

Was ist der Nutzen eines hohen Prozessreifegrades?​

  • Die Ziele des Prozessmanagements und den daraus entstehenden Nutzen werden Sie nicht auf einmal erreichen. Es ist ein langer Weg, und die Erfolge werden sich Schritt-für-Schritt einstellen.
  • Der BPM-Aufwand ist zu beginn gering, weil (häufig) nicht vorhanden! In der Aufbauphase werde die Basisdokumentation erstellt. Die Erstellung der BPM-Dokumentation ist meist mit einem Lernen und damit mit einem höheren Aufwand verbunden. Der Nutzen ist hier i.d.R. noch gering, da die Ergebnistypen meist noch unvollständig vorliegen. In weiterer Folge steigert der Nutzen, weil durch die Systematik eine höhere Transparenz bei den Abläufen, bei den Rollen sowie der Input und Outputs erreicht wird. Der Aufwand für die Pflege sinkt.
  • Die Analyse und Dokumentation von Geschäftsprozessen verfolgt folgende Ziele:
    • Schaffung von Transparenz in den Prozessen.
    • Bereichsübergreifende Kommunikation und Koordination.
    • Optimierung der bestehenden Prozesse.
    • Identifikation der Beteiligten mit Ihrer Tätigkeit durch Mitgestaltung.
    • Prozessorientiertes Denken und Handeln.
    • Schaffung von Verantwortlichkeiten in den Prozessen.
    • Effektive und effiziente Prozesse.
    • Konsequente Ausrichtung der Prozesse an der Strategie der Organisation.

Prozessreifegrad-Nutzen

Abbildung Prozessreifegrad-Nutzen (Quelle = platinus)