Projekterfahrungsbericht - Project Experience Report

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Immer wieder vollzieht sich "nie wieder". ~ Exler, Georg-Wilhelm

Anerkennung wärmt, Respektlosigkeit erhitzt.

Dokumenten-Steckbrief

Attribut	Ausprägung
Dokumententitel	Projekterfahrungsbericht
Dokumenten-ID	PM5-DOC-PEB
Dokumenten-Owner	Projektmanager
Zweck ist es, ...	das Mit-einander durch offene Kommunikation zu verbessern. Klärung, wie künftig mit Verbesserungsmöglichkeiten und Konflikten umgegangen wird. KPV-Maßnahmen (Action Items) zuweisen und an ggf. an Projektmanagement-Office und/oder an Qualitätsmanager für die weitere Bearbeitung uns Umsetzung übergeben.
Beschreibung	Der Projekterfahrungsbericht (PEB) dient zum emotionalen Projektabschluß bzw. zur Dokumentation von Erkenntnissen und Erfahrungen. Zweck des Erfahrungsberichts ist die Weitergabe von positiven wie negativen Erfahrungen („lessons learned„) an die Trägerorganisation des Projekts, damit deren zukünftige Projekte von diesen Erfahrungen profitieren können. Der Projekterfahrungsbericht dient dem Projektteam und dem PM-Office als Informationsquelle für die kontinuierliche Verbesserung. Er ist auch Bestandteil des Wissensmanagement. Der Projekterfahrungsbericht (PEB) ist zu unterscheiden zum Projektabschlussbericht- Bilanz des Projekts am Ende des Projektes. Der Projekterfahrungsbericht dient dem Projektteam und dem PM-Office als Informationsquelle für die kontinuierliche Verbesserung. Er ist auch Bestandteil des Wissensmanagement. Der Projekterfahrungsbericht (PEB) ist zu unterscheiden zum Projektabschlussbericht - Bilanz des Projekts am Ende des Projektes. Der Erfahrungsbericht eines Projekts dokumentiert positive und negative Erkenntnisse, die Projektbeteiligte während des Projektablaufs gewonnen haben. Dies können Erkenntnisse sowohl hinsichtlich der Gestaltung des Projektmanagements als auch hinsichtlich des Projektgegenstands sein. Zweck des Erfahrungsberichts ist die Weitergabe von positiven wie negativen Erfahrungen (auch: „lessons learned“) an die Trägerorganisation des Projekts, damit deren zukünftige Projekte von diesen Erfahrungen profitieren können. Lessons Learned sind gewonnene Erkenntnisse, neues Wissen oder Erfahrungen, die während der Arbeit an einem Projekt entstehen, sowie deren Dokumentation. Der innovative Charakter von Projekten bedingt, dass die Projektbeteiligten während eines Projekts beständig neue Erkenntnisse gewinnen. Wenn sie eine solche neue Erkenntnis in geeigneter Weise dokumentieren, wird sie zum Erfahrungswert bzw. zur „Lessons Learned“.
Verknüpfung
Anforderer	PM-Office Projektmanager Projektqualitätsmanager
Einsatzmöglichkeiten	* Standardmethode für Projektcontrolling. * Controlling von in sich geschlossenen Planungseinheiten auf allen Ebenen (z.B. Programme, Projekte, Teilprojekte, Arbeitspakete).

Tabelle Dokumenten-Steckbrief

Hintergrund

Ablauf

Folgende Aktivitäten werden im Zuge des emotionalen Projektabschluß durchführen:

1. PEB-Vorbereitung durchführen. Es wird ein Fragenkatalog zur strukturierten Erfassung von positiven und negativen Projekterfahrungen aufbereitet und die Projektteilnehmer zum sammeln Ihrer Projekterfahrungen eingeladen.
2. PEB-Workshop durchführen. Bei diesem Workshop haben die Projektmitglieder die Möglichkeit Ihre gesammelten Projekterfahrungen mit anderen Projektmitgliedern auszutauschen und zu diskutieren. Dabei die die PEP-Spielregeln einzuhalten. Ziel dieses Workshops ist es, konkrete Verbesserungsinitiativen zu formulieren und diese in den Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) als Input einzubringen.
3. PEB-Nachbearbeitung durchführen. Auswertung der gesammelten Verbesserungsmöglichkeiten werden diskutiert, evaluiert und für das Maßnahmen-Management aufbereitet.

PEB-Spielregeln

1. sachlich und konstruktive Kritik (nicht persönlich oder beleidigend)
2. Selbstreflektion durchführen.
3. 7 Störfaktoren schriftlich Niederschreiben und nach Priorität reihen: „Im abgelaufenen Projekt störte mich besonders …“
4. 7 Erfolgsfaktoren schriftlich Niederschreiben und nach Priorität reihen: „Im abgelaufenen Projekt besonders gefallen hat mir …“
5. Kurze mündliche Stellungnahme vor dem Team zur eigenen kritischen Rückschau
6. 7 Verbesserungsmöglichkeiten schriftlich Niederschreiben: „Im nächsten Projekt erwarte ich mir …“
7. Projekterfahrungen im der Gruppe strukturieren und reihen.
8. Konsolidieren von Problemfeldern, ermitteln deren Ursachen, identifizieren der Auswirkungen und ableiten von Verbesserungsmaßnahmen.
9. Priorisierung der Maßnahmen, (falls möglich) Zuweisen von Verantwortlichen für Umsetzung.
10. Ressourcen für die Verbesserungsinitiativen sicherstellen.

Formalisiert ist der Erfahrungsbericht bei PRINCE2 als ein Ergebnis des Prozesses „Projekt bewerten“. Dabei werden aus dem Erfahrungsprotokoll, in dem während des Projekts laufend alle Erfahrungsbeiträge gesammelt werden, die relevanten Punkte ausgewählt, strukturiert und in einer für die Weitergabe sinnvollen Art aufbereitet. Der Lenkungsausschuss des Projekts gibt den Erfahrungsbericht im Prozess „Projektabschluss bestätigen“ frei und entscheidet, an welche Projektbeteiligte er übermittelt wird. Die obligatorische Führung eines Erfahrungsprotokolls und Erstellung eines Erfahrungsberichts bei PRINCE2 sorgt zwar für die Dokumentation der Projekterfahrungen, allerdings versäumt es PRINCE2, das Einholen bestehender Erfahrungen zu Beginn eines Projekts explizit einzufordern.

Neue Projekte können unter anderem bei folgenden Punkten von den Erfahrungen bereits durchgeführter Projekte profitieren:

• Präzisere Aufwandsschätzungen z.B. durch Erfahrungen mit Schätzmethoden.
• Effektivere Gestaltung der Projektorganisation z.B. aus Erfahrungen mit Entscheidungsfindungen
• Verbessertes Risikomanagement z.B. aus Erfahrungen mit eingetretenen Risiken
• Verbessertes Qualitätsmanagement z.B. aus Erfahrungen mit Testverfahren
• Zuverlässigere Terminplanung z.B. aus Erfahrungen mit verspäteten Zulieferungen
• Genauere Budgetplanung z.B. aus Erfahrungen mit typischen Kostenentwicklungen
• Verbesserte technische Lösungen z.B. aus Erfahrungen mit neuer Technik