Projektportfoliomanagement
Projektportfoliomanagement
“Projektmanagement ist wie das Jonglieren mit drei Bällen – Zeit, Kosten und Qualität. Das Programm-Management ist wie eine Truppe von Zirkusartisten, die im Kreis stehen und jeweils drei Kugeln jonglieren und ab und zu die Kugeln austauschen.” ~ G. Reiss
Portfolio management is the centralized management of one or more portfolios to achieve strategic objectives. It is the application of portfolio management principles to align the portfolio and its components with the organizational strategy.
Was ist Projektportfoliomanagement?
Ein Projektportfolio ist eine Sammlung von Projekten oder Programmen und anderer Arbeiten, die in Gruppen zusammengefasst werden, um eine effektive Abwicklung dieser Arbeiten zu ermöglichen, damit strategische Geschäftsziele erreicht werden.
Durch die steigende Anzahl an Projekten in Unternehmen steigt auch die Komplexität. Projektportfoliomanagement ist die zentrale Verwaltung aller Projekte einer Organisation. Im Portfolio werden Ressourcen koordiniert, eine ganzheitliche Zeitplanung erstellt und Projekte nach ihrer Relevanz priorisiert.
Gegenstand des Projektportfoliomanagements sind Auswahl, Planung, Steuerung und Überwachung der gesamten Projektlandschaft eines Unternehmens oder einer Einheit.
Das Portfoliomanagement (PPM) dient der strategischen Steuerung von Portfolios aus Unternehmenssicht, um die strategischen Unternehmensziele zu erreichen. Das Portfoliomanagement lenkt alle Projekte im Unternehmen. Das PPM lenkt bzw. steuert die gesamte Projektlandschaft und der Ressourcenlandschaft inklusive der Bewertung und Priorisierung der Projektideen und der Projekterfolgskontrolle. Es steuert die Projekt- und Programmlandschaft als Ganzes. PPM ist eine kontinuierliche Führungsaufgabe, die ein Bündel von Projekten, Programmen und Teilportfolios vom Vorschlag bis zum Ende ganzheitlich betrachtet und steuert, um die Umsetzung einer Strategie sicherzustellen.
Auch hier wird der Strategiebezug herausgestellt. Das Management eines Projektportfolios soll sicherstellen, dass die Umsetzung der Strategie bzw. der strategischen Ziele erreicht wird. Es steuert alle Aktivitäten im Projektportfolio ganzheitlich auf dieses Ziel hin. Im Unterschied zum Projekt- und Programmmanagement ist PPM eine permanente Aufgabe, die typischerweise aus der Linie heraus erbracht wird. Ein Team von Spezialisten im PM-Office unterstützt die verantwortliche Führungskraft.
Um eine erfolgreiche Durchführung der Projekte zu sichern, werden im Portfoliomanagement mögliche Risiken und Chancen identifiziert. Außerdem muss geklärt sein, ob das jeweilige Projekt zur Unternehmensstrategie und zu den übergeordneten Zielen passt. Hier hilft ein “Big Picture” über alle vergangenen, aktuellen und zukünftigen Projekte, das allen Beteiligten einen Gesamtüberblick verschafft.
Lean Portfolio Management
Lean Portfolio Management (LPM) ist ein Begriffstrio, das im Scaled Agile Framework®, SAFe® verwendet wird. Darunter versteht man eine neue Art des Portfoliomanagements geprägt durch eine Strategie für und eine Finanzierung von sogenannten Value Streams (Wertströmen), agile, iterative Arbeitsweisen und schlanke Führung mit Fokus auf kontinuierliche Verbesserung.
Lean Portfoliomanagement unterscheidet vom klassischen Projektportfoliomanagement, indem
- die Arbeit den Mitarbeitern zugewiesen wird, nicht umgekehrt.
- die gewünschten Ergebnisse definiert werden, nicht die gewünschte Menge der Ergebnisse.
- “Wert” klar und immer neu definiert wird und die Wertschöpfung wichtiger ist als das Controlling von Kosten.
- Entscheidungen und Pläne rückblickend und in festen Abständen auf der Grundlage von neuem Feedback besprochen werden.
- Budget und Finanzierung in kurzen Zyklen flexibel angepasst werden können, anstatt jährlich festzustehen.
- dezentralisiert in selbstorganisierten Teams Entscheidungen getroffen werden können.
Während beim klassischen Projektportfoliomanagement Mittel zugewiesen werden, um konkrete Pläne umzusetzen, von denen bestimmte Ergebnisse erwartet werden, setzt das Lean Portfolio Management darauf, einem festen Team (dem sogenannten Team of Teams) Mittel zuzuweisen, damit dieses mit seinen Ressourcen Initiativen umsetzen kann. Die so entstehenden Lösungen werden kontinuierlich hinsichtlich ihrer Wertstiftung evaluiert.
Agiles Portfoliomanagement
Da immer mehr Projekte agil durchgeführt werden, müssen agile Prinzipien auch projektübergreifend und übergeordnet anwendbar sein. Agiles Portfoliomanagement bedeutet, auch auf Portfolioebene iterativ und inkrementell vorzugehen. Während klassisches Projektportfoliomanagement Budgets pro Jahr vergibt und Rahmen und Ziele für die Umsetzung von Projekten auf operativer Ebene vorgibt, werden bei agilem Portfoliomanagement Entscheidungen auf Ebenen getroffen, die für die operative Umsetzung der Strategie sorgen. Dafür muss diese Ebene an der Bestimmung der strategischen Unternehmensziele mitwirken, sie immer gegenwärtig haben und selbstverantwortlich umsetzen wollen.
Agiles Portfoliomanagement:
- kann man auf drei Ebenen verstehen. Der operativen Ebene (mit Sprints von 1-4 Wochen), der taktischen Ebene (mit Iterationen von 2-3 Monaten) und der strategischen Ebene (mit Zieldefinitionen von 1-2 Jahren). Management nach dem Objectives and Key Results Prinzip (OKR) sieht beispielsweise auch eine solche Taktung vor.
- bedeutet, alle Ebenen gehen iterativ nach dem PDCA/Deming (Plan – Do – Check – Act) Zyklus vor. Minimum Viable Products (MVP) dienen der Evaluation am Markt.
- benötigt eine kontinuierliche Abstimmung aller Ziele aller Ebenen miteinander.
- braucht eine Messung des Durchsatzes über das gesamte Unternehmen, z. B. per Company Kanban Board mit unterschiedlichen Flight Levels.
- nutzt zur Priorisierung von Backlogs Größen wie den NPV Net Present Value (Wert, der unter Berücksichtigung von Verzögerungskosten und Zinseffekten durch die Fertigstellung eines Items erzielt werden kann), CoD Cost of Delay (Verzögerungskosten, die entstehen würden) oder WSJF Weighted Shortest Job First (relative Einschätzung, welches Item schnell Wert und Feedback generiert).
- setzt voraus, dass Arbeit zu den Teams kommt und nicht umgekehrt.
Warum ist Projektportfoliomanagement sinnvoll?
Unterschiedliche Projekte benötigen dieselben (!) Ressourcen und sollen trotzdem parallel bearbeitet werden – ein Widerspruch? Im Projektportfoliomanagement geht es genau um diese Koordination der vorhandenen Kapazitäten.
Da viele Projekte oft (indirekt) voneinander abhängen oder sich grundsätzlich ausschließen, ist ein genauer und aussagekräftiger Überblick über die vorherrschende Projektkonstellation wichtig. Hier gilt es, sich zu fokussieren und strategisch auszurichten: Daher sollten nur Projekte Berücksichtigung finden, die zur Unternehmensstrategie passen oder ein hohes Potential bieten.
Außerdem sollen Projektbeteiligte – durch zu viele gleichzeitige Projekte – nicht “überfordert” werden. Durch ein permanentes “Hin und Her” leidet vor allem die Identifikation mit dem Projekt und am Ende des Tages die Qualität. Auftraggeber und das Management sollen mit dem Projektergebnis schließlich zufrieden sein.
Darüber hinaus zählt auch die Business-Relevanz: Neue Projekte werden erst bearbeitet, sobald sie priorisiert wurden. Ohne PPM wird ein Projekt häufig nicht nach Bedeutung, sondern eher nach Belieben ausgewählt. Das kann im schlimmsten Fall zum Scheitern des Projekts führen.
Abgrenzung zu Projekt- und Programmmanagement
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf Projektvorgänge, um die Projektanforderungen von EINZEL-Projekten zu erfüllen.
Was ist Programm-Management?
Das Projekt Management Institut (PMI®) definiert in seinem PMBOK® Guide das Programmmanagement wie folgt:
Ein Programm ist definiert als eine Gruppe zusammenhängender Projekte, Teilprogramme und Programmvorgänge, die koordiniert gemanagt werden, weil sich auf diese Weise Vorteile ergeben, die bei einem getrennten Management nicht zur Verfügung stehen würden. Projekte innerhalb eines Programms haben ein gemeinsames Ergebnis oder ein gemeinsames Potenzial.
Wenn sich Projekte lediglich aufgrund eines gemeinsamen Kunden, einer gemeinsamen Technologie oder Ressource aufeinander beziehen, dann sollten diese Projekte anstatt durch ein Programm in Form eines Projektportfolios gemanagt werden. Das Programmmanagement dient der Steuerung und Führung eines Programmes, das inhaltlich zusammengehörende Projekte mit einem gemeinsamen strategischen Ziel umfasst. Das Programm stellt die übergeordnete Steuerung und Führung der Projekte sicher.