PM-Enablement - Voraussetzungen schaffen
PM-Befähigung
“Gute Führungskräfte übernehmen nicht selbst die ganze Arbeit und sie übernehmen auch nicht die ganze Verantwortung.” ~ Woody Williams
Jedes System benötigt Ressourcen und Fähigkeiten (Project Ressources & Capabilities) - dementsprechend auch das Projektmanagement-System. Im sogenannten Project Management Enablement werden diese Ressourcen und Fähigkeiten beschrieben, bereitgestellt und bei Bedarf entwickelt.
PM-Enablement mit der Einbettung in das PM-System.
Abbildung PM-Canvas (Quelle = platinus)
"Enablement" bedeutet zunächst "Ermöglichung. "To enable" aus dem Englischen bedeutet so viel wie „etwas zu ermöglichen“. „Enablement“ ist also das Bestreben, einer Person oder Personengruppe die Möglichkeit zu geben, etwas Bestimmtes zu tun, sie zu befähigen etwas eigenständig zu tun, oft mit Prozessabläufen, Methoden, Werkzeugen etc. Insofern bedeutet "Project Enablement" ganz einfach "Befähigung".
Damit Systeme funktionieren benötigen sie Ressourcen (resources) und Fähigkeiten (capabilities). Im sogenannten Project Management Enablement werden diese Support-Elemente angeführt. Diese Ressourcen sollen die zielgerichtete Entwicklung der PM-Fähigkeiten sowohl bei den Prozessen und Produkten als auch bei den "People" und "Partners" (4Ps) unterstützen. Mit der Bereitstellung dieser Ressourcen werden u.a. dem Ziel der Harmonierung bei den PM-Informationssystemen, der PM-Methoden und der PM-Ausbildungsprogramme Rechnung getragen, um das kommunikative Zusammenspiel innerhalb der Organisation (Schnittstellen) sowie die Erfolgschancen erhöhen.
Die wesentliche Bestandteile des Project Management Enablements sind nach den 4Ps strukturiert:
- Product-Enablement
- PM-Informationsprodukte - Wissensbasis und PM-Vorlagen. Diese beinhalten Wissens-Ressourcen zur Fachdisziplin Projektmanagement, die sogenannte PM-Knowledgebase (PM-KB). In dieser PM-KB werden ua. auch die aktuellen Begriffe, Dokumentenvorlagen und Muster bereitgestellt. Die PM-KB zielt auf ein effizientes Onboarding in Bezug auf PM und Wissenstransfer bei den Projektmitgliedern ab.
- PM-Tools und PM-Applikationen: Diese beinhalten die Spezifikation von PM-Methoden und die Beschreibung der anzuwendenden Informationssystem und Tools für das Projektmanagement.
- Process-Enablement
- PM-Handbuch beschreibt das PM-System inkl. der PM-Prozesse und Objekte.
- People-Enablement
- PM-Rollen und PM-Skills: Diese beinhalten funktionale Rollenbeschreibungen und die Maßnahmen zur PM-Kompetenz-Entwicklung. Im Zuge von PM-People-Readiness-Checks (Skill-Assessments) werden die vorliegenden Fähigkeiten von Projektmitarbeitern beurteilt und Maßnahmen zur Fähigkeitsentwicklung abgeleitet und umgesetzt. Mit der PM-CoP (Community-of-Practice) und dem PM-Forum werden den Projektmitgliedern ergänzende Mittel zur Verbesserung Ihrer Methodenkompetenz zur Verfügung gestellt.
- PM-Tutorials stellt Schulungsunterlagen bereit
- PM-Anleitungen sind How-to-do-Guides für taskorientierte Fragestellungen.
- Partner-Enablement
- PM-Partner: Diese beinhalten die gezielte Entwicklung der Partner des Projektmanagement. Die umfasst sowohl die Kunden- als auch die Lieferantenseite.
Product-Enablement
PM-Informationsprodukte
PM-Wissen - PM-Knowledge Base
Wissensmanagement bezieht sich auf die Wissensidentifikation, den Wissenserwerb sowie die Wissensstrukturierung, die Wissensaufbereitung und Wissensbereitstellung, den Wissenstransfer sowie die begleitende Wissenspflege. Diese "Unterstützungs-Aufgaben" sind ein fester und integrativer Bestandteil jedes PM-Systems.
The purpose of the knowledge management practice is to maintain and improve the effective, efficient, and convenient use of information and knowledge across the organization.
Die Projektmanagement-Wissensbasis (Knowledge Base, KB) dient allen Projektmitgliedern als Wissensbasis und als Nachschlagewerk. Die PM-Knowledge Base wird vom PM-Office erstellt, bereitgestellt und gepflegt. Die projektübergreifende Wissensplattform (PM-Knowledge Base) dient zur strukturierten Wissensabbildung und Wissensbereitstellung für Projektmitglieder und Interessierte. Dieses digitale PMHB wird über die Wissens-Plattform bereitgestellt.
PM-Learning Plattform
Die projektübergreifende Schulungsplattform dient zur Wissensvermittlung und zum Training für Projektmitglieder und Interessierte. Das digitale Trainingsmaterial wird über eine eLearning-Plattform bereitgestellt. Die PM-Learning Plattform wird vom PM-Office erstellt, bereitgestellt und gepflegt.
PM-Informationssysteme
Das PM-Office stellt eine Gruppe von Anwendungssysteme bzw. Softwareplattformen für das Projektmanagement zur Verfügung. Damit soll der gesamte Project-Lifecycle von der Initiierung über die die Planung, Ausführung bis zum Abschluss und zur Wissenssicherung unterstützt werden.
PM-Informationssysteme
Um eine hohe Transparenz über und ein hohes Bewusstsein für die eingesetzten Applikationen und IT-Tools in der Fachdisziplin Projektmanagement sicherzustellen, pflegt das PM-Office ein PM-Informationssysteme-Verzeichnis und bietet u.a. auch Trainings für eine effiziente Anwendung der Werkzeuge an.
PM-Methoden
Projektmanagement-Methoden sind der Werkzeugkasten eines jeden Projektmanagers! Nicht jede Technik eignet sich für jedes Problem, doch Projektleiter tun gut daran, in verschiedenen Situationen das richtige Werkzeug hervorholen zu können.
Im PM-Methoden-Verzeichnis stellt das PM-Office diverse PM-Methoden zur Verfügung, beschreibt diese und untertütz die Projektmitglieder bei der Anwendung dieser PM-Methoden.
Process-Enablement
PM-Handbuch
siehe PM-Organisationshandbuch in der Projektmanagement-Wissensbasis (Knowledge Base, KB).
People-Enablement
PM-Kompetenzmodelle
Kompetenzstufen dienen dazu, die Qualität von handlungsrelevanten Fähigkeiten und Einstellungen einer Person in einem Berufsfeld oder in einem engeren Bereich, einer sogenannten Wissensdomäne (einem Fachgebiet) zu beschreiben.
Abgeleitet vom ursprünglichen Kompetenzstufenmodell von Dreyfus werden die verschieden Maßnahmen zur gezielten Fähigkeitsentwicklung auf dem Fachgebiet Projektmanagement abgeleitet.
Abbildung Bloom - Kompetenzstufen (Quelle = web)
Frei nach dem Motto: "Es gibt nichts, das nicht verbessert werden kann!" werden in diesem Bereich die umgesetzten Verbesserungen über die Zeit in Bezug auf PM aufgelistet. Rückmeldung von Projektmitgliedern an das PM-Office sind jederzeit erwünscht.
PM-Community-of-Practice
Eine Project Community ist eine selbstorganisierte Gruppe von Menschen, die im Internet miteinander kommunizieren und teilweise im virtuellen Raum interagieren. Auf der technischen Grundlage eines sozialen Mediums (Social Media), das als Plattform zum wechselseitigen Austausch von Meinungen, Erfahrungen und Informationen eingesetzt wird, ergibt sich ein abgrenzbares soziales Netzwerk von Nutzern mit von ihnen erzeugten Inhalten.
Eine Project-Community-Plattform stellt grundlegende Werkzeuge wie Foren, Chatsystem, Instant Messaging oder Schwarzes Brett bereit, um den Austausch zwischen ihren Mitgliedern zu ermöglichen und zu organisieren. Vorbedingung zur Nutzung ist fast immer eine Registrierung als Mitglied.
Partner-Enablement
Auch die Entwicklung der Fähigkeiten der Partner ist eine Aufgabe die von PM-Enablement wahrgenommen wird. Die besten Lösungen helfen nichts, wenn die Kunden und/oder Lieferanten nicht auf dem gleichen Niveau. Typische Instrumente sind:
- Partner-Events - "Marktstand" zur Information über PM