PM-Erfolgsfaktoren im Einzelprojektmanagement
Critical Success Factors
“Zuerst kommt das Denken; dann die Organisation dieser Gedanken, in Ideen und Pläne; dann die Umsetzung dieser Pläne in die Realität. Der Anfang, wie du sehen wirst, steckt in deiner Vorstellung.” ~ Napoleon Hill
Quelle = PM-Umfragen
Erfolgsfaktoren sind die Ursachen für den nachhaltigen Erfolg.
Eine der von Studien am meisten untersuchten Fragestellungen ist die Fragestellung nach den Erfolgsfaktoren von Projektarbeit: Was muss geschehen, damit Projekte erfolgreich sind?
Je nach Zielgruppe der Befragten und Konzept der jeweiligen Studie kommt es dabei durchaus zu unterschiedlichen Ergebnissen. Bei genauem Hinsehen lassen sich allerdings verschiedene, durchgängig vorhandene Erfolgsfaktoren identifizieren.
Demnach liegt es im Wesentlichen in der Hand des Top-Managements, das Projekte erfolgreich ihre Ziele erreichen. Mit einem Abstand folgen die Themen Methodeneinsatz und Qualifizierung, d. h. die richtige Methodik (Instrumente und Prozesse) zu nutzen und diese auch bei den Beteiligten zu verbreiten bzw. die Beteiligten mittels geeigneter Qualifizierungskonzepte dazu zu befähigen diese Instrumente und Prozesse zum Einsatz zu bringen. Die Frage ob, und wenn ja, welche Software zum Einsatz zu bringen ist, wurde interessanter Weise mit lediglich 5% bewertet.
Gründe für das Scheitern von Projekten
Dreht man die Fragestellung nach den Erfolgsfaktoren hin zu den Mißerfolgsfaktoren von Projekten, so kommt eine Studie der GPM von 2006 und 2004 zu anderen aber keineswegs widersprüchlichen Ergebnissen.
Die Hauptursachen sind demnach auf Fehler und Probleme während des Projektstarts und einer mangelnden Berücksichtigung der so genannten weichen oder auch sozialen Faktoren zurück zu führen. Bemerkenswerter Weise spielten zu hohe technische Anforderungen eine absolut untergeordnete Rolle.
Schlussfolgerungen für erfolgreiches Projektmanagement
Als Schlussfolgerung für erfolgreiches Projektmanagement lassen sich aus Studien folgende Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Projektmanagement ziehen:
| Erfolgsfaktor |
|---|
| 1. Achten Sie auf eine gute Ziel- und Auftragsklärung (hier sind Auftraggeber und Auftragnehmer gleichermaßen in der Verantwortung). Nur bei SMARTen Projektzielen kann der Erfolg auch gemessen werden. |
| 2. Stellen Sie ausreichende qualifizierte Ressourcen (Personal und Geld) sowie Zeit zur Verfügung, um das anstehende Projekt zu planen. |
| 3. Achten Sie darauf, dass an den Schlüsselstellen des Projektes nur erfahrene Projektmanager sitzen, Projektmanagement kann man nur sehr begrenzt lernen, vieles muss man erfahren, um es zu verstehen. |
| 4. Legen Sie großen Wert auf PM-Qualifizierungen. Alle Projektbeteiligten und vor allem die Projektmanagement-Unerfahrenen sind in den zu verwendenden Instrumenten und Prozessen ausreichen zu schulen und ein Grundverständnis von Projektmanagement herzustellen, bevor sie im Projekt tätig werden. |
| 5. Erfinden Sie das Rad nicht jedes Mal neu, setzen Sie auf standardisierte Instrumente und Prozesse, die unternehmensweit gelten, fordern Sie deren Nutzung aktiv ein. |
| 6. Sorgen sie für Machtpromotoren, die in der Lage sind über den Tellerrand zu blicken und Bereichs- und Kostenstellendenken zu überwinden. |
| 7. Achten Sie darauf, dass die Kommunikation funktioniert und zwar sowohl formal (Berichtswesen und Dokumentation) als auch informell, dass also die Beteiligten miteinander reden. Schaffen sie Kommunikationsmöglichkeiten auch jenseits der offiziellen Anlässe. |
| 8. Reden Sie nicht nur über Risiken, managen Sie sie auch entsprechend, genau wie Sie ihr gesamtes (Projekt-)Umfeld stets aktiv bearbeiten sollten. |
| 9. Wenn Sie Auftraggeber sind, fordern Sie regelmäßig Berichte (keine Datenfriedhöfe) ein. Lassen Sie notwendige Entscheidungen substanziell mit bewerteten Alternativen vorbereiten und entscheiden Sie dann ohne vermeidbares Zögern. |
| 10. Wenn Sie im Projektteam oder in der Projektleitung tätig sind, binden Sie den Auftraggeber mit ein, berichten Sie regelmäßig, bereiten Sie Entscheidungen substanziell vor, fordern Sie diese dann auch ein, zeigen Sie immer auch alternative Möglichkeiten auf. |
Tabelle: Erfolgsfaktoren für Projektmanagement