Projektmanagement-System

PM-System - Managementsystem für Projekte

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“Projektmanagement ist wie das Jonglieren mit drei Bällen – Zeit, Kosten und Qualität. Das Programm-Management ist wie eine Truppe von Zirkusartisten, die im Kreis stehen und jeweils drei Kugeln jonglieren und ab und zu die Kugeln austauschen.” ~ G. Reiss

Abbildung PM-System Überblick (Quelle = platinus Consulting)

Definition PM-System

Ein Projektmanagementsystem ist ein Managementsystem für Projekte. Das PM-System dient zur erfolgreichen und möglichst effizient Durchführung von Projekten.

Ein Projektmanagementsystem ist ein Managementsystem für Projekte, wie etwa ein Qualitätsmanagement-System (ISO 9000), Umweltmanagementsystem (ISO 14000) oder ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISO 27000).

Das PM-System orientiert sich am Referenzmodell der platinus Consulting. Systeme weisen immer Systemgrenzen auf. Die Abbildung zeigt die Systemgrenzen zum Strategieprozess und zur Enterprise Architecture (Projekte beeinflussen).

Eigenschaften eines Projektmanagement-Systems

Die DIN 69901-1:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme" zählt dabei als wesentliche Eigenschaften eines PM-Systems auf:

• Flexibilität, d.h. Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Bedingungen.
• Universalität, d.h. möglichst vielseitige Anwendbarkeit.
• Modularität, d.h. Möglichkeit, nur einzelne Bestandteile zu verwenden.
• Kompatibilität, d.h. Schnittstellen zu anderen Systemen.
• Transparenz, d.h. Nachvollziehbarkeit von Abläufen und Zusammenhängen für alle Beteiligten.
• Prävention, d.h. proaktive Prozesse haben Vorrang gegenüber reaktiven Prozessen.

Das PM-System im Organisationskontext

Die nachfolgende Abbildung zeigt die Einbettung von PM-Prozessen in das PM-Systems und ihrer Beziehungen. Projektmanagement steht zu anderen Systemelementen einer Organisation in Beziehung. Das Projektmanagement-System von platinus besteht aus 6 Kern-Komponenten:

1. Strategie managen
2. Projekte lenken
3. Projekt führen
4. Projekt ausführen
5. Projekte unterstützen
6. Projekte beeinflussen

Abbildung PM-Systemkontext (Quelle = platinus)

1. Strategisches-Management: Strategie managen. Häufig werden Projekte aus der Strategie abgeleitet und über das Projektportfolio-Management (PPM) angestoßen. Die Geschäftsstrategie spielt bei der Bewertung und Auswahl von Projekten eine bedeutende Rolle. Projekte sollen grundsätzlich die strategischen Zielrichtung der Organisation unterstützen.
2. Projektportfolio-Management: Projekte lenken durch den Projektportfolio-Management-Prozess. Der Ablauf besteht aus zwei Phasen:
   1. PPM1 - Portfolio Definition: Projektportfolios definieren
   2. PPM2 - Portfolio Delivery: Projektportfolios liefern
3. Einzelprojektmanagement: Projekte führen. Der Ablauf der Projektführung besteht aus fünf Phasen:
   1. PM1 - Projektdefinition: Projekt initiieren und definieren.
   2. PM2 - Projektplanung: Projekt planen und freigeben.
   3. PM3 - Projektdurchführung: Projekt durchführen und liefern.
   4. PM4 - Projektcontrolling: Projekt überwachen und steuern.
   5. PM5 - Projektabschluss: Projekt abschliessen und beenden.
4. Projektausführung: Projekt ausführen. Abhängig von der gewählten Abwicklungsmethode (agil, klassisch, hybrid) werden in dieser Prozessgruppe die Ausführungsaktivitäten abgewickelt. Abhängig von der Projektart und den Projektszenario werden passenden Module ausgewählt.
5. Projektunterstützung: Projekte unterstützen. Zahlreiche PM-Services wie das PM-Informationsmanagement, PM-Beschaffung, PM-Risikomanagement, etc. werden hier angeboten und betrieben.
6. Unternehmensarchitektur: (Enterprise Architecture) Projekte beeinflussen durch Vorgaben aus der Unternehmensarchitektur. Diese stellt u.a. einen gewissen Rahmen für die Einbettung von Ergebnissen und die Anwendung von Prozessen, Daten und/oder Applikationen und Technologien bereit. I.d.R sind folgende Elemente bei der Projektarbeit zu berücksichtigen:
   1. Produktarchitektur
   2. Prozessarchitektur
   3. Informationsarchitektur
   4. Applikationsarchitektur
   5. Infrastrukturarchitektur

Die Abbildung soll diesen Kontext in Bezug auf das PM-System veranschaulichen.

Abbildung PM2-Projektmanagement-Kontext - Überblick (Quelle = platinus Consulting)

Abbi,dung PM2-Projektmanagement-Kontext - Abschnitte (Quelle =platinus)

Strategien managen - das Solution-Lifecycle Modell

Projekte werden häufig aus Geschäftsstrategien abgeleitet und initiiert. Deshalb besteht - bewusst oder unbewusst - aus Einzelprojektsicht eine Beziehung zur Unternehmensstrategie.

Solution-Lifecycle Modell

Das Solution-Lifecycle Modell bildet den gesamten Lebenszyklus einer Lösung ab. Dieses High-Level Phasenmodell bildet den Rückgrat für das Management von Strategie und Lösungen – vom Konzept, zur Realisierung zum Betrieb. Das Solution Lifecycle Modell schafft die Voraussetzung für ein gemeinsames Verständnis zum zeitlichen Status von Lösungen für alle Beteiligten aus strategischer Sicht.

Der Solution-Lebenszyklus wird in drei Abschnitte (Transform, Change, Run) gegliedert. Jeder Abschnitt wiederum in drei Hauptphasen. Jedes Phasenende hat ein Quality-Gate bei dem die Erfüllung von Qualitätskriterien von Lösungen geprüft werden. Quality-Gates dienen als inhaltlicher Entscheidungspunkt. Meilensteine bilden terminliche Entscheidungspunkte. Das Phasenmodell bildet eine zentrale Grundlage für die Investitions- und Projektlenkung im Portfolio Management Prozess.

Abbildung PM2-Projektmanagement-Kontext-Phasen (Quelle = platinus)

Abbildung PM2-Projektmanagement-Kontext-Beschreibung (Quelle = platinus)

Projekte lenken - der Portfolio Management Prozess

In Organisation werden idR. mehrere Projekte gleichzeitig vorbereitet und durchgeführt. Die Aufgabe des Projektportfolio-Managements ist es, zum Einen eine hohe Transparenz über den Status aller Projekte sicherzustellen und zum Anderen die Abhängigkeiten zu lenken.

Alle Vorhaben und Projekte werden durch den (Produkt-, Projekt- und Ressourcen-) Portfolio-Management Prozess (PMP) gelenkt, mit Ressourcen ausgestattet und laufend überwacht. Es schafft einen Überblick über ALLE Projekte. Um die PM-Methoden zu harmonisieren und - nach der Lean Management -Philosophie - Verschwendung zu vermeiden, werden über die PM-Governance und das PM-Enablement Vorgaben und abgestimmte Hilfsmittel für die Projektmanager und Projektmitarbeiter zur Verfügung gestellt.

Abbildung PM2-Projektmanagement-Kontext-PM-Phasen (Quelle = platinus)

Projekt führen - standardisierte Prozessaktivitäten

Der Projektablauf für das Führen von einzelnen Projekten ist unabhängig von der Projektart, dem Projektcharakter und der gewählten Abwicklungsmethode gültig! Da es sich um einen Prozess handelt, ist dieser Ablauf idR. für alle Projekte wiederholbar und anwendbar, also standardisierbar.

Im Prozessmodell für Einzelprojekte gibt es standardisierte Prozessaktivitäten mit spezifizierten Inputs und Outputs. Wir orientieren uns beim Prozessablauf an bewährten, Internationalen Standards.

Abbildung PM2-Projektmanagement-Kontext-PM-Phasenbeschreibung (Quelle = platinus)

Projekt ausführen - das Modulkonzept

Im Modulmodell gibt es aus inhaltlicher Sicht standardisierte Modulen (Capabilities, Fachprozesse). Je nach Projektszenario - das sich primär aus der Projektart (= Inhalte des Projektes), dem Projektcharakter und der gewählten Abwicklungsmethode (klassisch, agil, hybrid) ergibt - werden standardisierte Modul für die Projektausführung ausgewählt und zusammengestellt. Im Phasenmodell gibt es aus zeitliche Sicht abgrenzbare und standardisierte Abschnitte und Phasen mit Quality Gates und Meilensteinen. Je nach Projektszenario werden diese gebildet.

Standardisierte Modulen sind:

1. Business Analyse, Anforderungsmanagement
2. Solution Engineering
3. SW-Development,
4. Testmanagement,
5. Dokumentation,
6. Betrieb (IT-Operations),
7. Organizational Change Management,
8. Business Case Management
9. …

Abbildung PM2-Projektmanagement-Kontext-Baukasten (Quelle = platinus)

Projekte unterstützen

Projekte benötigen diverse Prozesse die sie unterstützen. Standardisierte PM-Services sind dabei

1. PM-Informationsmanagement,
2. PM-Beschaffung,
3. PM-Vertragsmanagement,
4. PM-Finanzmanagement,
5. PM-Risikomanagement,
6. PM-Personalmanagement,
7. PM-Prozessmanagement,
8. …

etc. werden hier angeboten und betrieben.

Projekte beeinflussen - Organisationskontext berücksichtigen

Projekte werden immer in einer Art durch den Organisationskontext beeinflusst. Der Unternehmensarchitektur-Prozess (EA) ist dabei eine zentrale Schnittstelle zum Projektmanagement. Zur EA zählen Architekturen und Vorgaben zu Zielen, Produkten, Prozessen, Informationen, Applikationen und Infrastruktur. EA schafft Vorgaben für ALLE Projekte.