Projektkommunikation

Project Communication

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Eine effiziente interne Kommunikation ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Mitarbeitermotivation und für die Erreichung der Projektziele.

Unter Projektkommunikation wird der strukturierte Informationsaustausch innerhalb der Projektorganisation wie auch die projektbezogene Kommunikation zwischen Projektteam und Projektstakeholdern verstanden. Die Projektkommunikation dient der zielgruppenspezifischen Information, z. B. über Projektauftrag und Projektziele, Projektfortschritt und wesentliche Projektereignisse.

Die Projektkommunikation soll die Einbindung und Motivation der Stakeholder des Projekts gewährleisten und das Handeln der Stakeholder auf ein gemeinsames Ziel ausrichten. Eine fachgerechte Projektkommunikation stellt sicher, dass alle Zielgruppen die für sie relevanten Informationen zur richtigen Zeit in der richtigen Form erhalten. Sie ist dann effektiv, wenn die Informationsübermittlung die beabsichtigte Wirkung erzielt.

Begriffe

Unter “Projektkommunikation” wird die verbale und nonverbale Kommunikation zwischen Projektmitarbeitern und zwischen Angehörigen einer bestimmten Stakeholdergruppe verstanden. Grundsätzlich wird bei der internen Kommunikation zwischen formell und informell unterschieden. Die formelle interne Kommunikation findet über verschiedene Kommunikationsinstrumente statt und wird vom Projekt eingesetzt, um einen reibungslosen internen Kommunikationsprozess zu gewährleisten. Bei der informellen internen Kommunikation handelt es sich um persönliche, abteilungs- oder teamübergreifende Austauschprozesse, die nicht vom Unternehmen geregelt sind und oft auch als "Flurfunk“ oder "Tratsch" bezeichnet werden.

In der Unternehmenskommunikation wird zwischen interner und externer Kommunikation unterschieden. Während sich die interne Kommunikation an Mitarbeiter richtet, werden mit der externen Kommunikation Kunden, Partner oder auch die Presse angesprochen, um diese zu informieren und vom Unternehmen zu überzeugen.

Konzept der internen Kommunikation

In der internen Mitarbeiterkommunikation gibt es inhaltlich vier Säulen:

1. Information

In erster Linie soll die Kommunikation im Unternehmen Informationen weitergeben, die für alle oder einen Teil der Mitarbeiter relevant sind. Diese Säule ist deshalb so wichtig, weil ohne eine erfolgreiche Informationsweitergabe die folgenden drei Säulen nicht existieren können.

2. Dialog

Neben der zielgerichteten Information findet auch der Dialog seinen Platz in der internen Kommunikation. Mitarbeiter erhalten dabei nicht nur passiv Informationen, sondern reagieren auf vermittelte Inhalte und treten mit dem Managementteam und anderen Kollegen zu den kommunizierten Inhalten in Kontakt und Dialog.

3. Motivation

Die Mitarbeitermotivation ist ein wichtiges Ziel und Ergebnis rfolgreicher Mitarbeiterkommunikation. Durch transparente und effiziente Kommunikation mit den Mitarbeitern gelingt es Führungskräften, ihre Mitarbeiter zu motivieren und zu besseren Leistungen zu ermutigen. Auch die Mitarbeiterfluktuation und damit der Wissensverlust aus dem Unternehmen werden so vermindert.

4. Wissenstransfer

Zu guter Letzt darf auch der Wissenstransfer in der Unternehmenskommunikation nicht vernachlässigt werden. Durch Fluktuation besteht immer die Gefahr, dass aus dem Unternehmen bzw. Projekt ausscheidende Mitarbeiter wichtige Informationen und Wissen mitnehmen, ohne diese vorher mit ihren Kollegen oder Führungskräften geteilt zu haben. Mitarbeiter können sich zudem durch die Veröffentlichung und das Teilen ihres Wissens mit ihren Führungskräften und anderen Kollegen deren Anerkennung erarbeiten. Dies fördert wiederum die Motivation der Mitarbeiter und führt im Idealfall zu einer geringeren Fluktuation.

Ziele

Die interne Kommunikation ist für Projekte ein wichtiger Baustein einer offenen und werteorientierten Projektkultur und gleichzeitig ein Erfolgsfaktor in der Mitarbeitermotivation. Die zielgerichtete und transparente Kommunikation mit Mitarbeitern erlaubt es nicht nur die grundlegend wichtige Informationsverbreitung und Wissenstransfer, Sie treten auch in einen kontinuierlichen Dialog mit Ihren Stakeholdern – und erleichtern ihnen den Austausch untereinander. Außerdem ist eine gelungene interne Projektkommunikation entscheidend für den Projektserfolg.

Die interne Kommunikation dient mehreren Zielen.

• Systematischen Informations- und Wissenstransfer sicherstellen: Weitergabe von projektinternem Wissen & Knowhow; Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter.
• Dialog ermöglichen: Direkte Kommunikation mit Kollegen; Bessere Feedback-Kultur; Vermeidung von Konflikten.
• Motivation und Bindung erhöhen: Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit; Höhere Identifikation mit dem Unternehmen; Verbesserung des Betriebsklimas.

Instrumente

Für die interne Kommunikation stehen mehrere Instrumente zur Auswahl.

Wiki oder Project-Workspace

Wikis helfen dabei, Informationen zu strukturieren und bereitzustellen. Die Inhalte können meist einfach bearbeitet werden und ermöglichen eine einfache Wissensweitergabe sowie die Einbindung von Mitarbeitern. Wenn neue Projektmitarbeiter in einem gut strukturierten und stets aktuellen Wiki diverse Informationen suchen und nachlesen können, brauchen sie ihren Kollegen keine Löcher in den Bauch fragen.

Chat oder Instant Messaging Tools

Der Einsatz von Instant Messaging Tools (wie Teams, Mattermost, Slack) zur internen Kommunikation in Firmen bringt eine Menge Vorteile mit sich. Kommunikationswege können so verkürzt und das E-Mail Aufkommen verringert werden. Textnachrichten können schnell verfasst und an Team-Kollegen in Echtzeit geschickt werden. Dank einer Präsenz-Anzeige sieht man, welche Kollegen gerade verfügbar bzw. aktiv sind, was erlaubt, Reaktionszeiten besser einzuschätzen. Auch Dateien wie Präsentationen, PDF-Dokumente oder Fotos können ganz einfach per Drag & Drop an die gewünschte Person verschickt werden.

Videokonferenz oder Webkonferenz

Die Videokonferenzen bieten eine Möglichkeit, um Mitarbeiter regelmäßig zu versammeln und Neuerungen bekannt zu geben. Der Einsatz von Videokonferenzen kann zudem die Zusammenarbeit fördern und effizienter gestalten, da aufgrund sichtbarer Gestik und Mimik Missverständnisse vermieden und eine gewisse Nähe erzeugt werden kann.

Präsenzveranstaltungen oder Projekt-Cafe

Auch wenn die Kommunikation über digitale Kanäle viele Vorteile mit sich bringt, sollte der persönliche Kontakt nie zu kurz kommen. Präsenzveranstaltungen wie Betriebsversammlungen, Betriebsausflüge- oder Feiern sind wichtig, um ein Gefühl der Verbundenheit bei den Mitarbeitern zu wecken. Bei Betriebsausflügen können Mitarbeiter Kontakte knüpfen und Ihr Wissen teilen.

Interner Project-Blog

Ein Blog ist ein normalerweise öffentlich zugängliches (informelles) Tagebuch, welches auf einer Website integriert ist. Ein Projektblog stellt eine hervorragende Möglichkeit dar, um über aktuelle Ereignisse im Projekt zu informieren. Mitarbeiter haben die Geschehnisse so immer gebündelt an einem zentralen Ort und werden auf dem aktuellen Stand gehalten. Der interne Blog kann ein Teil des Intranets oder eines Projekt-Workspaces sein. In Blogs können verschiedene Medien wie Videobotschaften, Newsletter, etc. gepostet werden. Blogs eignen sich auch gut für sogenannte Projekttagebücher. Mitarbeiter eines Projektes können dort ihre Gedanken zu tagesaktuellem Geschehen sowie Informationen und Wissen auf kompakte Art und Weise darstellen. Idealerweise geschieht dies durch die anschauliche Ergänzung von Fotos und Videos.

Intranet

Das Intranet ist ein firmeninternes, in sich geschlossenes Kommunikationssystem, das idR. nur für Mitarbeiter und Geschäftspartner des eigenen Unternehmens zugänglich ist. Es bündelt alle innerbetrieblichen Informationen und ermöglicht Mitarbeitern so einen schnellen und zentralen Zugriff auf wichtige Daten und beschleunigt den innerbetrieblichen Informationsstrom. Bei der Mitarbeiterkommunikation hat das Intranet deutlich an Bedeutung gewonnen.

Interner Newsletter oder E-Mails

Unternehmen nutzen Newsetter häufig ausschließlich, um sie an Kunden oder Interessenten zu versenden. Allerdings können sie auch für die interne Kommunikation ein wichtiges Instrument sein, um Mitarbeiter über wichtige interne und externe Änderungen und Neuerungen zu informieren und den Teamgeist und Zusammenhalt sowohl abteilungs- aber auch standortübergreifend zu stärken.

Ein interner Newsletter ist wie das Intranet nur für Personen einer bestimmten Organisation einsehbar und wird nur an diese als internes Informationsrundschreiben versendet.

Schwarzes Brett oder Black Boards

Das schwarze Brett hat als internes Kommunikationsinstrument deutlich an Relevanz verloren. Nichtsdestotrotz gilt es immer noch als Klassiker und ist aus vielen Unternehmen noch nicht wegzudenken. Auf einer Tafel, Pinnwand oder auch digital auf einem Display werden Aushänge mit Neuigkeiten angebracht – entweder von allen Beschäftigen oder nur von einem bestimmten Personenkreis. Als Vorteil des schwarzen Brettes kann genannt werden, dass so z.B. auch Mitarbeiter erreicht werden, die im Intranet eher weniger unterwegs sind. Ein Nachteil ist, dass schwarze Bretter häufig nicht ausreichend gepflegt und aktuell sind.

Mitarbeiterfeedback

Ergänzend zu all diesen Plattformen und Tools haben spezifischen Tools für das Einholen von Mitarbeiterfeedback die Möglichkeit, Mitarbeiter anonym zu Wort kommen zu lassen. So können einerseits mögliche Quellen der Unzufriedenheit schnell aufdecken und entsprechend gegensteuern. Andererseits erkennen man, welche Dinge schon gut im Unternehmen laufen und weiter vorangetrieben werden sollten, um Ihre Mitarbeiter langfristig zufriedenzustellen und zu binden.

Mitarbeiterzeitschrift

Wiki, Intranet, interner Newsletter – es gibt eine Vielzahl digitaler Tools für die interne Kommunikation. Nicht umsonst fragt man sich deshalb, ob die Mitarbeiterzeitschrift überhaupt noch zeitgemäß ist. Diese Frage kann allerdings ganz klar mit ja beantwortet werden. Sie wird nämlich immer noch häufig von Unternehmen eingesetzt und von Mitarbeitern geschätzt.

Weitere Instrumente

Briefe & Karten, Mitarbeitergespräche bzw. Feedbackgespräche, Social Media, Digital Signage, Mitarbeiter Apps, Webinare oder Podcasts.

Anwendungsmix

Überlegen Sie sich genau, welche Ziele Ihre interne Kommunikation verfolgen soll. Was wollen Sie damit bewirken? Letztendlich sollten Sie sich auf einige wenige Instrumente beschränken. Wichtig ist dabei auch, dass allen Beteiligten klar ist, welche Informationen über welchen Kanal kommuniziert werden.

Um die eigenen Mitarbeiter nicht mit zu vielen Kommunikationsinstrumenten zu überfrachten, sollte eine Beschränkung auf zwei bis drei zentrale Instrumente erfolgen.

Fazit

Kommunikation ist ein wesentlicher Erfolgfaktor bei Projekten.

Entscheidend ist ein guter Instrumentenmix, der auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt ist. Aber nicht nur der Instrumentenmix entscheidet darüber, ob die interne Kommunikation gelingt, sondern auch die Art und Weise, wie kommuniziert wird. Projektmanager sollten auf eine transparente und regelmäßige Projektkommunikation achten. Projektmitarbeiter müssen sich jederzeit gut informiert und wertgeschätzt fühlen, um ein gutes Arbeitsklima aufrechtzuerhalten.