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Projektportfolio-Meetings

Projektportfolio-Meeting ist ein regelmäßig wiederkehrendes Meeting

Wenn Sie im PMO beschäftigt sind, müssen Sie vielleicht auch ein Projektportfolio mit steuern. Das Projektportfolio-Meeting sollte dann eine Ihrer wichtigsten Aufgaben sein. In der Regel sind hier hochrangige Teilnehmer dabei. Diese sollten nach diesem Meeting das Gefühl haben, dass sie umfangreich informiert wurden und auf dieser Basis alle anstehenden Entscheidungen fundiert treffen konnten.

In kurzen Worten: In einem Projektportfolio-Meeting zeigen Sie als PMO Ihren Teilnehmern, dass Sie die Projektlandschaft wirklich im Griff haben.

Wichtig ist dabei, dass Sie dieses regelmäßige Meeting zur Multiprojektsteuerung gut vorbereiten und in kurzer Zeit möglichst konzentriert durchführen. So wird es als besonders wertvoll gesehen.

Projektportfolio-Meeting

Das Projektportfolio-Meeting ist ein regelmäßig wiederkehrendes Meeting, in dem es um die Gesamtheit aller Projekte in der Multiprojektlandschaft geht und wichtige Entscheidungen ermöglicht werden, damit die Projektlandschaft gut gesteuert werden kann.

Herausforderungen des Projektportfolio-Meetings​

Die Herausforderungen des Projektportfolio-Meetings bestehen für das PMO darin, dass:

  • die richtigen, entscheidungsbefugten Personen zumindest eingeladen werden und im besten Fall auch immer anwesend sind.
  • dieser Personenkreis prinzipiell nur wenig Zeit hat und daher der Fokus auf die wichtigen Projekte gesetzt werden muss.
  • dieses Meeting regelmäßig stattfinden muss, weil Entscheidungen erwartet werden.
  • die Datenbasis vollständig, aktuell und plausibel, also vom PMO gut vorbereitet sein muss.

PPM-Berichte

Abbildung PPM-Berichte (Quelle = Internet)

Die Portfolioberichte der obersten Ebene werden hier aus einer Projektliste gespeist, die in einer zentralen Datenbank liegt. Daran angeschlossen ist ein Ressourcenpool. Darunter befinden sich die Methoden für das Einzelprojektmanagement, die die Projektliste mit Informationen wie z.B. den Ampelfarben automatisch füllen. Die Abstimmung der Ressourcen zwischen Projekt- und Teamleitern gehört zudem ebenso dazu, wie die Integration mit dem Controlling für Forecasts, Zahlungsmeilensteine und sonstige Finanzfragen.

Welche Teilnehmer gehören ins Projektportfolio-Meeting?​

Wer konkret an den Meetings teilnimmt ist abhängig von den Zielen des Meetings und von den Erfordernissen der Organisation. Das sollten Sie beachten:

  • Entscheider müssen immer anwesend oder entsprechend vertreten sein.
  • Halten Sie die Liste der regelmäßigen Teilnehmer fix und deren Erwartungen sollten dem PMO bekannt sein.
  • Bedarfsbezogen können Sie zusätzliche Personen zeitweise einladen, um spezielle Themen zu erörtern.
  • Die fixen Teilnehmer müssen regelmäßig Zeit haben und vorbereitet sein.
  • Die Teilnahme wird oft auch als Statussymbol im Unternehmen gesehen.

Den Teilnehmerkreis sollten Sie je nach den zu besprechenden Themen ggf. anpassen. Je kleiner die Firma ist, desto eher ist die Geschäftsleitung auch dabei. Bei großen Firmen sind es dann eher die Abteilungsleiter.

Teilnehmer bei Entwicklungsprojekten können sein:

  • Leiter des PMO
  • Leiter der Entwicklung
  • Leiter Produktmanagement
  • Ausgewählte Teamleiter
  • Vertreter des Controllings

Teilnehmer bei Auftragsprojekten können sein:

  • Leiter des PMO
  • Leiter der Abteilung Kundenprojekte
  • Leiter Sales
  • Ausgewählte Teamleiter
  • Vertreter des Controllings

Wie ist der richtige zeitliche Takt für die Projektportfolio-Meetings?​

Das Projektportfolio-Meeting muss in einem regelmäßigen Takt laufen und dieser wird vom PMO vorgegeben.

Die Mitarbeiter melden in der Regel am Ende der Woche ihre Ist-Stunden zurück. Diese fließen in die wöchentlichen Statusmeetings der Projektleiter ein – und diese wiederum in die 14-tägigen Ressourcenmeetings zwischen Projekt- und Teamleitern. Nach diesem kommt dann vielleicht das Projektportfolio-Meeting. Was hier nicht entschieden werden konnte, ist in direkt folgenden Zusatzmeetings zu klären.

Wichtig ist der Rhythmus! Denn nur so spielt sich das regelmäßige Vorgehen beim entsprechenden Team ein.

Eine der wichtigsten Aufgaben des PMO ist, im Zusammenhang mit dem Projektportfolio-Meeting Verlässlichkeit zu schaffen. Und das geht nur im Takt. Beachten Sie folgende wichtigen Punkte dazu:

  • Die Projektportfolio-Meetings müssen regelmäßig stattfinden, denn Projektmanager und andere Stakeholder sind auf Entscheidungen angewiesen.
  • Die Taktung ist abhängig von den Erfordernissen der Organisation. Die Frage ist, was zwischen 2 Meeting alles passieren kann – und danach sollten Sie als PMO den Takt festlegen.
  • Planen Sie die Termine für das ganze Jahr im Voraus ein. Nur so schaffen Sie bei allen Entscheidern das Bewusstsein, dass dies ein Pflichtmeeting ist.

Wie sollte eine erfolgreiche Agenda des Projektportfolio-Meetings aussehen?​

In die Agenda des Projektportfolio-Meetings muss das Wichtigste, Dringendste und Interessanteste. Dazu gehören etwa:

  • Dokumentation der Teilnehmer und Begründung von Abwesenheiten (Pflichtmeeting!).
  • Stand der Aktualisierung mit Nennung von Projektmanager, die nicht rechtzeitig aktualisiert haben (als erzieherische Maßnahme), oder Einladung besonders erfolgreicher Projektmanager als Ansporn für gute Leistungen.
  • Abschlüsse von Projekten mit Abschlussbericht, Erfolgen und Lessons Learned.
  • Anstehende Entscheidungen in laufenden Projekten, abhängig von der Art der Projekte – Themen, die nicht der Lenkungsausschuss / Projektauftraggeber entscheiden kann.
  • Information zu neuen Projekten: Projektauftrag mit Zielen, Terminen, Budget, Projektleiter, Ressourcen
  • Darstellung zur Ressourcensituation mit Lösung von Ressourcenüberlastungen und Ressourcenunterlastungen.
  • Veröffentlichung der Ergebnisse mit Auswahl der Informationen, Formulierung und Freigabe der Informationen für die Belegschaft.

Im Projektportfolio-Meeting werden alle Entscheidungen getroffen, die die Kompetenzen der Projektmanager, Auftraggeber, Lenkungsausschüsse und Teamleiter übersteigen.

Diese können etwa sein:

  • Bekanntgabe von Projektprioritäten
  • Benennung von Projektmanagern
  • Freigabe von Projekten oder Projektstufen sowie Projektbudgets
  • Beenden oder Stoppen von Projekten
  • Verschieben von Projekten
  • Genehmigung von inhaltlichen Änderungen
  • Zuweisung von Ressourcen auf Projektebene
  • Lösung von Ressourcenkonflikten
  • …

Wie bereiten Sie ein Projektportfolio-Meeting richtig vor?​

Damit Ihr Meeting so kompakt wie möglich gehalten werden und genau die wichtigen Themen behandeln kann, haben Sie im PMO mit der Vorbereitung eine wichtige Daueraufgabe.

Für diese Aufgabe brauchen Sie die regelmäßigen Berichte der Projektmanager, die sich aus der Projektarbeit ergeben. Sie als PMO müssen die Datenqualität sicherstellen und ggf. mit den Projektleitern abklären. Auf dieser Basis bereiten Sie das Meeting vor, unter Berücksichtigung ggf. neu hinzukommender Projekte und strategischer Fragen.

Dauert die Informationsbeschaffung von den Projektleitern zu lange, so ist es auch die Aufgabe des PMO durch Verbesserung des Umfeldes unterstützend zu wirken (z.B. Coaching, bessere Tools und Methoden). Als Daumenregel sollten die Projektmanager für die Statusmeldung für durchschnittliche Projekte an das PMO nicht mehr als 2-4 Stunden pro Projekt benötigen.

Zentrale Projektliste und Bestandteile der Projektberichte​

Unverzichtbar für ein gutes Projektportfolio-Meeting ist eine aktuelle Projektliste. Diese setzt sich zusammen aus den Informationen der einzelnen Projektstatusberichte.

Aus den Projektstatusberichten im Multiprojekt-Umfeld sollten die Informationen automatisch in die Projektliste einfließen. Von da aus können Sie auf Knopfdruck Multiprojekt-Berichte erstellen und Daten mit dem ERP-System austauschen z.B. durch eine SAP Integration.

PPM-Berichtsquellen

Abbildung PPM-Berichtsquellen (Quelle = Internet)

Was sind Kriterien für Projekte, die im Meeting zu behandeln sind?​

Es gibt keine allgemeingültigen Kriterien für die Wichtigkeit von Projekten. Möglichkeiten für die Auswahl wären beispielsweise:

  • Die Entscheider können bestimmte Projekte unabhängig von messbaren Kriterien auf „wichtig“ setzen und somit immer im Portfolio-Meeting behandelt sehen wollen.
  • Immer alle „Rote Ampel“-Projekte und vielleicht auch zufällig ausgewählte mit grüner Farbe, damit sich die Projektleiter nicht so einfach hinter der Ampelfarbe „verstecken“ können.
  • Projekte mit Arbeit oder Budget über einem Schwellwert oder Top 10
  • Top 10 und weitere 3-5 von jeder Farbe (auch als Belohnung für Projektmanager einsetzbar, wenn diese ihr Projekt vor dem Gremium präsentieren dürfen)
  • Projekte mit hoher Risikobewertung
  • Projekte mit Entscheidungsbedarf
  • Projekt von bestimmten Projektleitern, Technologien, Standorten, …
  • …

Zusammenfassung​

Als PMO habe Sie dann Erfolg damit, wenn dieses Meeting von Ihnen für alle Teilnehmenden als sehr wertvoll empfunden wird. Dazu gehört z.B.:

  • Projektportfolio-Meetings müssen regelmäßig stattfinden und sind Pflichtmeetings.
  • Halten Sie den Teilnehmerkreis eher klein, nicht mehr als 5 bis maximal 10 Personen.
  • Verweisen Sie bei außertaktmäßigen Anfragen zu Ressourcen unbedingt auf den Meeting-Takt.
  • Setzen Sie auf jeden Fall einen frühen Termin für einen Redaktionsschluss zur Vorbereitung des Meetings.
  • Informieren Sie mindestens die Projektleiter und ggf. auch die Teamleiter über Erfolge und wichtige Entscheidungen aus dem Meeting.