Aufzeichnungen
Records
Aufzeichnungen (englisch Records) stellen als Nachweisdokumente einen speziellen Dokumententyp dar. Sie entstehen im Rahmen der Serviceerbringung und beschreiben erreichte Ergebnisse. Sie dienen der Nachweispflicht für eine ordnungsgemäße Geschäftsführung und der Einhaltung von Anforderungen. Da Aufzeichnungen per Definition nach deren Erstellung nicht verändert werden, gibt es für diese keine Revisionsstände. Typischerweise zählen Logfiles, Systemprotokolle, Auswertungen (Reports, Analysen, Statistiken), Protokolle (Testprotokolle, Abnahmeprotokolle u. a.), ausgefüllte Formulare und Checklisten zu den Aufzeichnungen.
Aufzeichnungsdokumente gehören zu den Nachweisdokumenten und werden im allgemeinen Sprachgebrauch meist kurz als Aufzeichnungen oder aber auch als Logs bezeichnet.
“The concept of record is variously defined. The ISO 15489-1:2016 defines records as „information created, received, and maintained as evidence and as an asset by an organization or person, in pursuit of legal obligations or in the transaction of business“.
Die englische Übersetzung von Aufzeichnung ist Record, weshalb beide Begriffe im deutschen Sprachraum meist synonym verwendet werden. Im angloamerikanischen Sprachgebrauch wird jedoch zwischen „Record“ und „Document“ und auch zwischen „Records Management“ und „Documents Management“ unterschieden. Ein Record ist hier eine aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Aufzeichnung, die einen rechtlichen, kaufmännischen oder ähnlichen Sachverhalt nachvollziehbar und nachprüfbar dokumentiert. Dem internationalen Verständnis des Begriffs Record entspricht hingegen im deutschen Sprachraum der Begriff Schriftgut.