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Dokumentation - Documentation

Documentation

Zweck

Das Wesen der Dokumentation besteht darin, Informationen jeglicher Art zur Verwendung in der Zukunft aufzubereiten, zu strukturieren und zu konservieren.

Unter Dokumentation versteht man die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung. Ziel der Dokumentation ist es, schriftlich oder auf andere Weise (Video, Audio) dauerhaft niedergelegte Informationen (Dokumente) gezielt auffindbar zu machen.

Bei einer Dokumentation handelt es sich um eine Zusammenstellung von Dokumenten zu einem definierten Sachverhalt in beliebiger Art und auf jeglichem Medium als Ergebnis von Dokumentationstätigkeiten.

ZB. wäre die Projekt-Dokumentation, Prozess-Dokumentation, QM-Dokumentation und/oder Bau-Dokumentation so ein Sachverhalten, bei dem zahlreiche Einzeldokumente erstellt und verwaltet werden.

Records Information Management (RIM) – Aktenverwaltung​

Schriftgutverwaltung

Unter Schriftgutverwaltung (auch Aktenführung, -haltung) versteht man die systematische Aufzeichnung insbesondere von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen.

Synonym werden die aus dem Englischen stammenden Begriffe Recordkeeping und Records Management verwendet. Im internationalen Standard ISO 15489 sind die Grundsätze und Verfahren einer systematischen Aktenführung umschrieben und normiert. Die Norm bietet einen Leitfaden für die Verwaltung von Unterlagen von öffentlichen und privaten Organisationen.

Records management, also known as records and information management (RIM), is an organizational function devoted to the management of information in an organization throughout its life cycle, from the time of creation or inscription to its eventual disposition. This includes identifying, classifying, storing, securing, retrieving, tracking and destroying or permanently preserving records. The ISO 15489-1: 2001 standard defines records management as „[the] field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including the processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records“. (Quelle Wikipedia).

Prozess Input-/Output Management​

  • Input-Management setzt am Dokumenteneingang an und schließt ebenfalls verschiedene Eingangskanäle - sowohl postalische wie auch elektronische ein - und sorgt für die softwaregestützte Inhaltserkennung, die Klassifizierung und die Überführung der Informationen in den Verarbeitungsprozess. Am Verarbeitungsprozess können verschiedene Systeme beteiligt sein, wie z.B. ECM, ERP, BPM, CRM oder hauseigene Datenverarbeitungs­systeme.
  • Output-Management ist zuständig für die Dokumentenerzeugung aus Datenströmen, die Versandaufbereitung und Formatierung der Dokumente für verschiedene Versandkanäle. Dazu gehören der postalische Versand per Brief und die elektronischen Versandformen per Fax, E-Mail, elektronischer Brief, mobile Systeme - wie Smartphone und Tablet-PC - SMS-Benachrichtigungen sowie die Bereitstellung der Dokumente auf Web-Portalen. Zum Output-Management gehören ebenso die Dokumenten- und Texterstellung für die individualisierte Korrespondenz durch die Fachabteilungen sowie Druck und Versandoptimierung samt Beilagensteuerung. Output-Management ist die Erstellung, Generierung, Steuerung und Verteilung von elektronischen oder physisch vorliegenden Dokumenten an alle vorgesehenen Empfänger im Unternehmen oder außerhalb eines Unternehmens.
  • Input und Output: Wenn es das Ziel ist, effiziente und durchgängige Prozesse zu erreichen, müssen Input-Management, Daten- und Dokumentenverarbeitungs-Systeme und Output-Management enger verzahnt werden.