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Dokumentenlenkungsstufen

Document Control Level

Dass ein Dokument gelenkt wird, bedeutet, dass es für seine Überarbeitung verschiedene Prüf- und Freigabeschritte durchlaufen muss, bis eine neue Version gültig ist. Diese klassischen Lenkungsstufen sind

  1. die Bearbeitung (1. Stufe),
  2. die inhaltliche Prüfung (2. Stufe) und
  3. die formelle Prüfung (3. Stufe) und
  4. die Freigabe (4. Stufe)
  5. die nachweisliche Kenntnisnahme / Schulung (5. Stufe)

mit anschließender Verteilung des Dokuments. In jede der einzelnen Stufen können eine oder mehrere Personen involviert sein.

Geläufige Dokumentenlenkungs-Stufen sind:

  • Ungelenkte Dokumente: Bearbeitung/neue Revision ohne Workflow möglich.
  • 1-stufige Dokumente: Workflow mit Bearbeitung mit Dokumenteninformationen, Selbstprüfung, Selbst-Freigabe und passive Bereitstellung (1. Stufe, alles aus einer Hand).
  • 2-stufige Dokumente: Workflow mit Bearbeitung (1. Stufe) und Prüfung und Freigabe und passive Bereitstellung (2. Stufe durch einen Peer).
  • 3-stufige Dokumente: Workflow mit Bearbeitung (1. Stufe), inhaltliche und formale Prüfung (2. Stufe, Peer-Review) und Freigabe und Bereitstellung (3. Stufe durch Vorgesetzten).
  • 4-stufige Dokumente: Workflow mit Bearbeitung (1. Stufe), inhaltliche Prüfung und formale Prüfung getrennt durchführen (2. Stufe, Reviewer), Freigabe (3. Stufe durch Vorgesetzten) und aktive Bereitstellung und aktive Information an den Verteilerkreises (4. Stufe bei Bedarf mit Bestätigung des Erhaltes).
  • 5-stufige Dokumente: Workflow mit Bearbeitung (1. Stufe), Prüfung inhaltlich, Prüfung formal (3. Stufe), Freigabe und aktive Verteilung (4. Stufe) + Schulungen mit Schulungsnachweisen (5.Stufe).

Dokumentenlenkung_Lebenszyklus-Dokument

Abbildung Dokumentenlenkung_Lebenszyklus-Dokument (Quelle = Web)

Dokumentenlenkung im Unternehmen​

Unser Beispiel-Unternehmen ist die platinus GmbH. Durch das letzte interne Audit im Fachbereich Prozessmanagement ergaben sich Änderungen und notwendige Verbesserungen, die den Prozess Projektmanagement betreffen. Zuständig für diesen Prozess ist in diesem Fall Mr. Project. Durch die Dokumentenlenkung für das Projektmanagementhandbuch (PMHB) ist im Unternehmen genau festgelegt, welche Schritte das Dokument bis zur Freigabe der neuen Version durchlaufen muss. Die Prozessbeschreibung Instandhaltung ist als 3-stufiges Dokument definiert und durchläuft daher folgende Workflow-Schritte:

01 Workflow-Stufe 1 – Bearbeitung​

Die Aufgabe von Mr. Project ist es, einen Workflow für die entsprechende, bereits existierende Prozessbeschreibung anzustoßen, diese im Process-Repository zu bearbeiten und dabei die notwendigen Änderungen einzufügen. Nachdem Mr. Project die Änderungen an der gelenkten Information bzw. Dokument vorgenommen hat, leitet er die überarbeitete Version an die zuständige Prüferin, in diesem Fall an die Rolle des Prozessauditors, weiter.

02 Workflow-Stufe 2 – Prüfung​

Der Prozessauditor sichtet und prüft das Dokument nach der 3C-Methode (Completeness-Correcteness-Consitency). Falls ihr Unklarheiten oder notwendige Korrekturen auffallen, übergibt sie das Dokument nochmals zurück in die Stufe Bearbeitung. In unserem Fall ist sie zufrieden und leitet das Dokument zur Freigabe weiter. Es wird grundsätzlich in einen inhaltliche Prüfung und eine formale Prüfung unterschieden.

03 Workflow-Stufe 3 – Freigabe​

Für die Freigabe der neuen Revision der Prozessbeschreibung ist die Rolle des Prozessverantwortlichen verantwortlich. Sie prüft ebenfalls, ob die Prozessbeschreibung so veröffentlicht werden kann und bestätigt bei positivem Ergebnis anschließend die Freigabe. Es wird auch der Dokumenten-Produktionsprozess - ein Bestandteil des Konzepte Doc-as-Code - angestoßen und die Metadaten für die Gültigkeit und Veröffentlichungsdatum festgelegt.

04 Workflow-Stufe 4 - aktives Verteilung​

Mit der Freigabe der neuen Revision wird die bisherige Version archiviert und entsprechend gekennzeichnet. Die neue, aktuell gültige Version der Prozessbeschreibung wird an jene Mitarbeiter (Verteilerkreis) verteilt, für die diese relevant ist. Für ein anstehendes Audit ist wichtig, dass genau nachverfolgt werden kann, welche Version der Prozessbeschreibung wann gültig war. Diese Funktion des Versionsmanagement ist vom Dokumentenmanagementsystem bereitzustellen. Für die einzelnen Workflow-Stufen (bspw. Bearbeitung) muss festgehalten werden, wer die entsprechende Stufe wann (Datum) durchgeführt hat. Diese Informationen können bei Einsatz einer Dokumentenlenkungs-Software in den Metadaten des Dokuments automatisch protokolliert werden. Außerdem sollten diese Informationen bestenfalls auch in der Fußzeile des Dokuments direkt ausgegeben werden. Werden die Dokumente in Papierform gelenkt, so werden diese Daten meist in einer separaten Excel-Tabelle händisch eingetragen und protokolliert.

05 Workflow-Stufe 5 - Bestätigung der Kenntnisnahme bzw. Schulung​

Die Kenntnisnahme (oder je nach Bedarf der Schulungsnachweis) ist wichtig, damit der Proezssauditor dem Auditor vorlegen kann, dass die Mitarbeiter die neue Version der Prozessbeschreibung tatsächlich gelesen haben (bzw. zu den Inhalten geschult wurden). So eine Lesebestätigung kann per Unterschriftenliste oder per Log-Aufzeichnungen von den einzelnen Mitarbeitern eingeholt werden. Die elegantere Variante ist die elektronische Lesebestätigung der Dokumentenlenkung.