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Dokumentenverwaltung

Document Administration

Mission der Dokumentenverwaltung​

Die Dokumentenverwaltung beschreibt als Teilbereich des Dokumentationsmanagement die konkrete Lieferung und Verwaltung ALLER benötigten Dokumente in einem Dokumentenbereich auf der operativen Ebene. Hierbei kann es sich sowohl um papiergebundene als auch um elektronische Dokumente handeln. Im Fokus stehen dabei die Lieferung der konkreten Dokumente und die Verwaltung über den Dokumentenlebenszyklus.

Zentrales Ergebnisse ist ein vollständig befülltes Dokumenten-Repository unter berücksichtigung der Vorgabe aus dem Dokumentenmanagement und der Dokumentenlenkung. Das Dokumenten-Repository kann einen konkreten Auftrag und/oder die Doku in Geschäftsprozessen umfassen.

Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung oder auch von Aktenmanagement. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement (englisch electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) eingesetzt.

Im englischen Sprachgebrauch steht „document management“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen.

Aktivitäten in der operativen Dokumentenlenkung​

Der operative Dokumentenlenkungsprozess bezieht sich auf die Betrachtung ALLER Dokumente in einem Auftrag und/oder Geschäftsprozess.

Auslöser ist i.d.R der Auftrag die Dokumentation zu planen und umzusetzen. Bei der Lebenszyklusbetrachtung ALLER Dokumente kommen auch die Analyse der Dokumente in der Nutzungsphase als auch KVP-Maßnahmen als Beitrag zur laufenden Verbesserung dazu.

BPMN-Kollaborations-Diagramm_Dokumentenlenkung

Abbildung: BPMN-Kollaborations-Diagramm_Dokumentenlenkung (Quelle = platinus)

Aktivitäten in der operativen Einzel-Dokumentenverwaltung​

Ein Dokument durchläuft einen Dokumentenlebenszyklus. Dieser bildet die Grundlage für den Prozessablauf auf EINZEL-Dokumenten-Perspektive.

Prozess der operative Einzel-Dokumentenverwaltung

Abbildung Prozess der operative Einzel-Dokumentenverwaltung (Quelle = platinus)