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Geschäftsprozessreifegrad

Business Process Maturity

Prozessreifegrad

Der Prozessreifegrad misst, wie weit ein einzelner Geschäftsprozess im Vergleich zu Referenz- respektive Best Practice Modellen entwickelt ist.

Je nach Reifegradmodell werden hierzu unterschiedliche Kriterien bzw. Geschäftsprozess-Reifegrad-Checklisten zur zeitpunktbezogenen Beurteilung herangezogen. Je nachdem, wie gut die einzelnen Kriterien erfüllt sind, wird für das betrachtete Unternehmen (organisationsweiter Reifegrad als Mittel aller Prozesse) bzw. den untersuchten Prozess (Einzelprozessreifegrad) ein bestimmter Reifegrad festgelegt. Je besser die einzelnen Kriterien erfüllt sind, desto höher der Reifegrad.

Prozessreifegrad-Stufen

Abbildung Prozessreifegrad-Stufen (Quelle = platinus)

Das Prozessreifegrad-Modell ist ein einfaches Werkzeug bzw. ein BPM-Service zur Beurteilung von Geschäftsprozessen-Fähigkeiten. Die Messung des Reifegrades erfolgt Mittels vorderfinierter Reifegradkriterien, die wiederum vom gewählten Prozessreifegradmodell abhängig sind.

Die Prozessreifegrad-Messungen zielen meist auf Initiativen zur Prozessoptimierung oder auf eine Standortbestimmung der Fähigkeiten ab.

  1. Prozessoptimierungsprojekte – process improvement initiative. Der Zweck von Prozessoptimierungen ist es, die Wirksamkeit (Outcome) und Effizienz (Output/Input) einzelner Prozesse zu verbessern.
  2. Fähigkeitsstufen bestimmen – capability determination approach. Der Zweck der Prozessfähigkeits-Bestimmung ist es, die Stärken, Schwächen und Risiken ausgewählter Geschäftsprozesse in Bezug auf einen bestimmten festgelegten Anforderungen durch die verwendeten Verfahren und deren Ausrichtung auf die Geschäftsanforderungen zu identifizieren.

Was ist der Prozessreifegrad-Zyklus?​

Der Prozessreifegrad-Zyklus orientiert sich am PDCA-Zyklus aus dem Qualitätsmanagement.

  1. PLAN:
    1. Governance: Zuerst ist das Reifegradmodell mit einen Bewertungskriterien und Vergleich-/Referenzmodellen festzulegen.
    2. TO-BE – Ziel festlegen: Eine sinnvolle Bewertung erfolgt vor dem Hintergrund einer vorhergehenden Formulierung des gewünschten Soll-Zustandes im Bezug auf den Prozessreifegrad. Es ist daher erforderlich, die Ziel-Situation zu definieren
    3. AS-IS – Standort bestimmen: Damit sich ein Unternehmen gezielt verbessern kann, benötigt es zunächst eine individuelle und aktuelle Standortbestimmung. Wo steht das Unternehmen in Bezug auf Prozessmanagement, wo bestehen noch Lücken und Defizite? Wie weit erfüllt das Unternehmen im Vergleich zu anderen Unternehmen Best Practice Kriterien im Bezug auf den ausgewählten Geschäftsprozess? Hierbei sollte zum einen das Gesamtunternehmen (alle Prozesse) betrachtet werden, zum anderen sollten die einzelnen Hauptprozesse beurteilt werden.
    4. ACT – Transformation – Handlungsbedarf ableiten: Bei der Gegenüberstellung des vorhandenen AS-IS mit dem gewünschten TO-BE Zustand ergibt sich, in welchen Kriterien es einen Handlungsbedarf gibt und wie groß dieser ist.
  2. DO: Umsetzunng der Maßnahmen zur Erreichung des gewünschten Prozessreifegrades. Bei großen Abweichungen werden idR. Prozessoptimierungsprojekte initiiert.
  3. CHECK: CONTROL - Standort- und Zielbestimmung messen. Der Reifegrad sollten regelmäßig im Zuge von Prozessaudits oder-Reviews wiederholt werden. Als Werkzeug zur Standort- und Zielbestimmung sollen abgestimmte Reifegradmodelle eingesetzt werden.
  4. ACT: Bei Differenzen sollen Korrekturmaßnahmen abgeleitet und umgesetzt werden.

Prozessreifegrad

Abbildung Prozessreifegrad (Quelle = platinus)

Wie ist der Nutzen des Prozessreifegrades?​

Die Ziele des Prozessmanagements und den daraus entstehenden Nutzen werden Sie nicht auf einmal erreichen. Es ist ein langer Weg, und die Erfolge werden sich Schritt-für-Schritt einstellen.

  • Der Aufwand für Prozessmanagement ist zu beginn gering, weil oft nicht vorhanden oder sich keiner Zuständig fühlt! In der Aufbauphase werde die Basisdokumentation erstellt. Die Erstellung der BPM-Dokumentation ist meist mit einem Lernen und damit mit einem höheren Aufwand verbunden. Der Nutzen ist hier i.d.R. noch gering, da die Ergebnistypen meist noch unvollständig vorliegen. In weiterer Folge steigert der Nutzen, weil eine höhere Transparenz erreicht wird. Der Aufwand für die Pflege sinkt.
  • Die Analyse und Dokumentation von Geschäftsprozessen verfolgt folgende Ziele:
    • Schaffung von Transparenz in den Prozessen
    • Bereichsübergreifende Kommunikation und Koordination
    • Optimierung der bestehenden Prozesse
    • Identifikation der Beteiligten mit Ihrer Tätigkeit durch Mitgestaltung
    • Prozessorientiertes Denken und Handeln
    • Schaffung von Verantwortlichkeiten in den Prozessen
    • Effektive und effiziente Prozesse
    • Konsequente Ausrichtung der Prozesse an der Strategie der Organisation

Prozessreifegrad-Nutzen

Abbildung Prozessreifegrad-Nutzen (Quelle = platinus)