IT-Kennzahlen
IT-KPIs
In many cases, clients’ poor perception of IT value is as basic as not understanding the full bundle of products and services that IT delivers.
IT-Kennzahlen sind quantifizierbare Messwerte, die IT-Führungskräften dabei helfen, das IT-Geschäft effizient zu managen. Darüber hinaus unterstützen die traditionell operativen IT-Kennzahlen die Ausrichtung von IT-Investitionen auf Basis der Geschäftsstrategie, der Kundenerfahrung und der Cloud-Optimierung. IT-Kennzahlen helfen CIOs bei der Quantifizierung des technologischen Wertbeitrags und der Stärkung des Vertrauens in IT-Leistungen.
Das Definieren, Messen und Überprüfen von IT-Kennzahlen hilft IT-Führungskräften dabei, eine Grundlage für Gespräche über den Mehrwert zu schaffen, den Technologie für das Unternehmen bietet.
Warum IT-Kennzahlen?
Einem alten Sprichwort nach, kann nicht gesteuert werden, was nicht gemessen werden kann. Das mag zwar stimmen, aber genauso gibt es auch Tabellen mit Kosten, Mengen, Prozentsätzen und fett hervorgehobenen Zahlen, sogenannte Messwerte, die die Steuerung nicht unbedingt einfach machen. Messwerte sind nur so gut wie die Geschichte, die sie erzählen.
Gute IT-Kennzahlen gründen auf einer faktenbasierten Methode, mit der Sie Ihre Fortschritte bei der Erreichung Ihrer Geschäftsziele messen und Daten nutzen können. Das Erfassen der jährlichen IT-Ausgaben ist leicht, aber erst der Jahresvergleich dieser Daten verleiht ihnen Aussagekraft. Die erste Erhebung ist einfach ein Messwert. Die zweite ist eine Kennzahl, die eine Geschichte erzählt.
Heute, da IT-Teams der Aufgabe gegenüberstehen, eine Balance zwischen steigenden Geschäftsanforderungen und gleichbleibenden oder sinkenden Budgets zu finden, ist dies wichtiger denn je. Für die Messung, wie sich Technologie auf beides auswirkt, unterstützen IT-Kennzahlen Disziplin und Objektivität.
Wer nutzt IT-Kennzahlen?
IT-Führungskräfte
IT-Führungskräfte in einer Vielzahl von Rollen und Verantwortlichkeiten profitieren stark von der kontinuierlichen Überprüfung von IT-Kennzahlen und KPIs.
(IT-)Finanzabteilung
Verfügt die IT über die erforderliche finanzielle Flexibilität, um mit den Änderungen der Geschäftsanforderungen, der Strategie oder den Märkten Schritt zu halten? Ein IT-Finanzanalyst wird sich die variablen Ausgaben im Vergleich zu den IT-Gesamtausgaben ansehen, um diese Frage zu beantworten. Dies hilft ihm oder ihr zu verstehen, wo der Saldo von Anlagevermögen und variablen Ressourcen angepasst werden kann, um die Kosten besser an die Geschäftsanforderungen anzupassen. Ist die IT-Kostenstruktur stark festgelegt? Wo kann die IT die Ressourcen von Anbietern und ausgelagerte Services, einschließlich der Cloud, variabel und bedarfsgerecht nutzen?
IT-Infrastruktur und Betrieb
Wo können Kosten gesenkt und die entsprechenden Ersparnisse wieder investieren? Um zu ermitteln, was sich zur Optimierung eignet, überprüft ein IT-Controller die mit Rechenzentren, Datenverarbeitung, Speicher und Netzwerkkapazität verbundenen Volumen und Gesamtkosten. Durch die Aufteilung der Gesamtkosten nach Volumen können die Stückkosten im Hinblick auf die Effizienz bewertet und mit Benchmarks oder alternativen Lieferanten verglichen werden.
IT-Service-Owner - Anwendungen und Services
Stimmen die Priorisierung und Investitionen im IT-Bereich mit der Richtung des Unternehmens überein? Wo gibt es Redundanzen oder Unternutzung und welche Anwendungen sollten wir außer Betrieb nehmen? Eine Möglichkeit, diese Fragen zu beantworten, besteht darin, einen Vergleich der Portfolioinvestitionen über die Betriebs- und Erstellungskosten von Anwendungen hinweg zu erstellen. Diese Kennzahl könnte die Gesamtkosten für infrastrukturelle Anwendungen und Services, Geschäftsmöglichkeiten und/oder externe kundenorientierte Services, einschließlich aller Aspekte von Hardware und Software bis hin zu Personal und externen Services, darstellen. Sie könnte die Ausgaben weiter nach Volumen aufteilen, um die Stückkosten zu berechnen, die die relative Effizienz mehrerer Alternativen aufzeigen.
Business Relationship Manager
Wie können wir den Geschäftsbereichen helfen, den Zusammenhang zwischen Konsumverhalten (pattern of business) und IT-Kosten zu verstehen, um diese Kosten jährlich zu senken? Ein Business Relationship Manager kann sich die IT-Ausgaben für jeden Geschäftsbereich, aufgeteilt nach Services, ansehen, um diese Frage zu beantworten. Diese Kennzahl würde das verbrauchte Volumen und die damit verbundenen Stückkosten aufdecken.
Wann werden IT-Kennzahlen verwendet?
IT-Kennzahlen können ihre Aufgabe nur erfüllen, wenn sie die nötige Aufmerksamkeit von IT-Entscheidungsträgern erhalten. Es ist wichtig, für verschiedene Zielgruppen und Aspekte der IT-Leistung eine regelmäßige Überprüfung der IT-Kennzahlen einzurichten. Dies hilft dem Team, relevante Erkenntnisse zu gewinnen und rechtzeitig geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
Zeitgesteuert
Monatliche Überprüfungen durch Führungskräfte
CIOs profitieren unmittelbar von einem monatlichen Meeting mit ihren direkt unterstellten Mitarbeitern, in dem die Unternehmensleistung besprochen wird. Mit diesem internen Update bleiben alle auf dem aktuellen Stand. Die Agenda kann einen Überblick darüber enthalten, was im Laufe des Monats in der IT-Abteilung passiert ist, welche Tendenzen verschiedene KPIs aufweisen und ob Korrekturmaßnahmen erforderlich sind oder nicht. Sie kann auch eine Zusammenfassung der Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten oder die Auswirkungen auf den Ausgaben-Forecast enthalten.
Vierteljährliche Geschäftsberichte
CIOs und Business Relationship Manager sollten vierteljährlich Besprechungen mit den Partnern der Geschäftsbereiche - den sogenannten IT-Kunden (nicht zu verwechseln mit den IT-Nutzern) - durchführen, die wesentliche IT-Services nutzen. Dieses Gespräch fördert die gemeinsame Ausrichtung verschiedener Teams. Die Agenda könnte sich auf den Wertbeitrag konzentrieren, den die IT für die Geschäftsbereiche liefert, auf den Einfluss der Konsumentscheidungen der Geschäftsbereiche auf ihre IT-Kosten und auf die Bereiche, in denen IT-Investitionen angeglichen werden müssen, um sich an zukünftige Geschäftsprioritäten anzupassen. Diese Besprechungen sind von entscheidender Bedeutung, um die Transparenz zu bieten, die Vertrauen zu Partnern schafft und sie dazu ermutigt, die IT als bevorzugten Partner für Technologiedienste zu betrachten.
Jährlicher Planungsprozess
In der zweiten Hälfte jedes Geschäftsjahres führen die meisten Unternehmen einen strategischen Planungsprozess durch, um Ziele, Strategien, Taktiken und Investitionen für das Folgejahr zu ermitteln. IT-Kennzahlen sind für diesen Prozess von entscheidender Bedeutung, da sie IT-Entscheidungsträgern helfen, die Realisierung ihrer Pläne für das laufende Jahr zu beurteilen, und sie bieten eine Grundlage für die Planung von Anpassungen für das neue Jahr. Mit diesem Wissen können IT-Führungskräfte strategische Optionen abwägen und fundierte Investitionsentscheidungen mit Zuversicht treffen.
Ereignisgesteuert
Bei Eintritt wesentlicher Ereignisse.
Welche Quelle nutzen IT-Kennzahlen?
Daten sind für die Verfolgung von IT-Kennzahlen von zentraler Bedeutung und bilden das Rückgrat. Gute Kennzahlen erfordern die Identifizierung der richtigen Quellen, die Integration geeigneter Quelldatenspalten und die Ausrichtung von Formaten.
Welche Art von Daten werden benötigt?
Viele IT-Teams beginnen mit drei bis fünf Datenquellen aus verschiedenen Unternehmensbereichen, darunter:
- Finanzen: Hauptbuch, Anlagenregister, Kontenplan, Budget, Aufwandsaufzeichnungen, OPEX, CAPEX
- Technologie: Server, Netzwerk, Cloud-Anbieter, Speicher, CMDB, IT-Assetdatenbank.
- Portfolios: Anwendungen, Projekte, Mitarbeiter, Anbieter
- Service: Tickets, Servicekatalog
Welche IT-Kennzahlen und KPIs sind relevant?
Es gibt eine Vielzahl von Kennzahlen, die Aufschluss über IT-Kosten, -Leistung und -Output geben.
Aber mehr ist nicht immer besser.
Tatsächlich kann mehr überwältigend und unproduktiv sein. Stattdessen sorgt ein Top-Down-Ansatz für die Entwicklung von Kennzahlen dafür, dass sich IT-Führungskräfte nur auf die Daten konzentrieren, die wichtige Geschäftsentscheidungen beeinflussen. Durch den Fokus auf das Wesentliche wird sichergestellt, dass IT-Teams besser in der Lage sind, die Auswirkungen auf bestimmte Ergebnisse zu verstehen und zu kommunizieren.
In Anlehnung an die Balance Score Card (BSC) können folgende Kennzahlen-Gruppen abgeleitet werden.
1. Grundlegende Finanzkennzahlen
Finanzkennzahlen helfen IT-Führungskräften dabei, die Ausgaben und Investitionen für Technologie zu steuern, und sind von entscheidender Bedeutung für die Steuerung des IT-Geschäfts. Diese Kennzahlen unterstützen die Steuerung der finanziellen Stabilität der Abteilung und können Stellschrauben für Kostensenkungen, eine bessere Ressourcenzuweisung und eine höhere Verantwortlichkeit aufzeigen.
2. Kennzahlen für den Mehrwert - Kundenkennzahlen
Kennzahlen für den Mehrwert helfen CIOs aufzuzeigen, wie Technologieinvestitionen die Geschäftsergebnisse beeinflussen (oder nicht). Diese Kennzahlen analysieren den Mehrwert, indem sie die Auswirkungen inkrementeller IT-Investitionen auf die Geschäftsm öglichkeiten, Geschäftsziele und den Umsatz verfolgen.
3. Kennzahlen für die Bereitstellung - Prozesskennzahlen
Bereitstellungskennzahlen bewerten die Effektivität der Projektdurchführung und der kontinuierlichen Bereitstellung von Services für den Betrieb. Diese Kennzahlen können Zufriedenheitsumfragen, Budget- und Abschlussmessungen sowie Daten umfassen, die die Arbeits- und Ressourcenstrategien beeinflussen.
4. Kennzahlen für Innovation und Agilität - Innovationskennzahlen
Kennzahlen für Innovation und Agilität konzentrieren sich auf die Priorisierung und Förderung von Investitionen zur Veränderung oder Transformation des Geschäfts. Die Daten hinter diesen Kennzahlen ermöglichen eine Portfolioansicht der IT-Kosten, Projektinvestitionen, die sich auf die Veränderung des Unternehmens konzentrieren, und Technologieinvestitionen in neue Funktionen wie die Cloud.
