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Organisationshandbuch

OHB - Org-Handbuch, Orgahandbuch

Ein Organisationshandbuch (OHB) beschreibt ein Managementsystem. Bei dem Wort „Managementsystem“ handelt es sich um ein Kofferwort aus „Management“ +„System“ und sollte im Deutschen eher als „System der Unternehmensführung“ verstanden bzw. interpretiert werden.

Organisationshandbuch ist ein Liefergegenstand des Managements

Eine Aufgabe von Führungskräften ist es, eine effiziente und effektive Organisation aufzubauen und zu betreiben. Transparente Strukturen sind Voraussetzung für die Planung, Kontrolle und Umsetzung von Unternehmensziele und somit für eine langfristige Marktbehauptung.

Ein Organisationshandbuch (OHB) ist eine für alle Mitarbeiter schriftlich festgelegte, strukturierte, nachvollziehbare und verbindliche Zusammenfassung aller Organisationsregelungen eines Organisation. Ein Teil in einem OHB ist die Beschreibung der Organisations-Assets und somit eine transparente Organisatons-Dokumentation.

info

Das Organisationshandbuch enthält die für eine Organisation (Unternehmen, Institution usw.) allgemein gültigen und verbindlichen Strukturen, Regelungen und Führungsvorhaben. Das OHB ist ein zentrales Governance-Instrument.

Um das Wissen von Fachdisziplinen aufzubereiten und in ein integriertes Managementsystem (IMS) zu integrieren, wendet platinus eine einheitliche Struktur für Organisationshandbücher an. Dabei stellen Managementsysteme aufeinander und miteinander verbundene und abgestimmte Elemente als System dar. Wir verstehen Managementsysteme als ein Minimalsystem und Standard für die Unternehmensführung.

Organisationshandbücher dienen u.a.

  • zur Beurteilung des Strukturkapitals - einer Komponente aus dem Wissensmanagement und der Unternehmensbewertung.
  • zur Unternehmensführung (Governance).

Hintergrund​

Handbücher​

Ein Managementhandbuch ist ein Dokument, das sich auf die Managementebene einer Organisation konzentriert. Es beschreibt die strategischen Ziele, Richtlinien und Entscheidungsprozesse, die von der Führungsebene des Unternehmens festgelegt werden. Das Managementhandbuch ist typischerweise für das Top-Management und leitende Führungskräfte gedacht, um ihnen einen klaren Rahmen für die Leitung des Unternehmens zu geben.

Ein Organisationshandbuch oder auch Unternehmenshandbuch ist ein umfassenderes Dokument, das sich auf die gesamte Organisation und ihre Mitarbeiter konzentriert. Es bietet detaillierte Informationen über die Organisationsstruktur, interne Prozesse, Richtlinien, Verfahren und Arbeitsabläufe. Das Organisationshandbuch ist in erster Linie für Mitarbeiter auf allen Ebenen des Unternehmens gedacht, um ihnen einen umfassenden Überblick über die Arbeitsabläufe und Richtlinien des Unternehmens und/oder einer Fachdisziplin zu geben.

Zusammenfassend konzentriert sich das Managementhandbuch auf die Leitung und strategische Ausrichtung des Unternehmens, während das Organisationshandbuch einen breiteren Fokus hat und alle Aspekte der Organisation abdeckt, die für die Mitarbeiter relevant sind. In vielen Organisationen können beide Handbücher in Kombination verwendet werden, um eine klare Struktur und klare Arbeitsrichtlinien bereitzustellen.

Managementsysteme​

Managementsysteme stellen aufeinander und miteinander verbundene und abgestimmte Elemente als System dar, um systematisch die Ziele einer formalen Organisation zu erreichen. In der Regel stellen heutige Managementsysteme ein Minimalsystem als Standard zur Unternehmensführung bereit.

hinweis

Managementsysteme lassen sich gesamthaft oder einzeln je Fachdisziplin in Verbindung mit einem "integrierten Managementsystemen (IMS) in Unternehmen bzw. Organisationen implementieren.

Das heute bekannteste Managementsystem ist das Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001.

Beispiele für Managementsysteme je Fachdisziplin sind:

  • Qualitätsmanagementsystem (QMS) nach ISO 9001 - Organisationshandbuch für Qualitätsmanagement (QM-OHB, QMHB).
  • Umweltmanagementsystem ((UMS) nach ISO 14001 - OHB für Umweltmanagement & Abfallwirtschaft (UM-OHB).
  • Arbeitsschutzmanagementsystem (AMS) nach ISO 45001.
  • SGA-Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit.
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) nach DIN SPEC 91020.
  • Energiemanagementsystem (EnMS) nach DIN EN ISO 50001 - Organisationshandbuch für Energiemanagement (EM-OHB).
  • Prozessmanagementsystem (BPMS) - Organisationshandbuch für Prozessmanagement (BPM-OHB, BPMHB).
  • Projektmanagementsystem nach ISO21500 (PMHB) - Organisationshandbuch für Projektmanagement (PM-OHB).
  • Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) nach ISO 27000, BSI100, IT-Grundschutzkataloge des deutschen Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
  • Risikomanagementsystem (RMS) nach ISO 31000 - OHB für Risikomanagement RM-OHB).
    • Compliance-Managementssysteme (CMS) nach ISO 37301.
    • ISRM-IT-Security Risk-Management
    • Internes Kontrollsystem (IKS) nach COSO, Cobito der andere Kontrollmodelle.
  • ECM-Entity Charge of Maintenance,
  • SMS-Eisenbahn-Sicherheitsmanagementsystem
  • Organisationshandbuch für …

Die Integration von einzelnen Managementsystemen in ein soganntes "Integrierte Managementsysteme (IMS)" hebt Synergien und fördert i.d.R. die Akzeptanz bei den Nutzern.

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Die Einführung, der Aufbau und die Pflege sowie Weiterentwicklung von Managementsystemen obliegt zumeist der Unternehmensführung. Um die inhaltliche Wirksamkeit von Managementsystemen beurteilen zu können, bieten sich Audits an. Ein Organisationshandbuch lässt sich definieren als die gegliederte Zusammenfassung aller gültigen, generellen und aufeinander abgestimmten organisatorischen und betrieblichen Regelungen. Das Organisationshandbuch umfasst zusätzlich verschiedene Unterarten von Anweisungen wie beispielsweise:

  • Verfahrensanweisungen (VA, Practices),
  • Arbeitsanweisungen (AA),
  • Geschäftsanweisungen (GA),
  • Betriebsvereinbarung,
  • Organisationsanweisungen (OA),
  • Richtlinien (RL),
  • Interimsanweisungen,
  • Organisationsrichtlinien,
  • Regelwerke, Normen, Gesetze, Referenzen
  • Handbücher (HB) für … oder

Inhaltlicher Aufbau eines Organisationshandbuches​

Es gibt keinen festgelegten Aufbau, der auf jedes Unternehmen angewendet werden kann. Durch die unterschiedlichen Unternehmensstrukturen ist es jedem Unternehmen selbst überlassen, wie das eigene Organisationshandbuch strukturiert werden soll. Abgesehen von der Individualität eines jeden Organisationshandbuches sind in der Regel die Punkte Unternehmensentwicklung und -ziele, Aufbau- und Ablauforganisation enthalten. Wir empfehlen für ein IMS folgender Struktur:

  1. Einleitung und Begriffsdefinitionen (Fachglossar).
  2. Managementsysteme-Ziele: MVV-Statement: Mission-Vision-Value Statement für das jeweilige Managementsystem. Dies umfasst auch die Zielbeschreibung sowie die Nutzenbeschreibung.
  3. Managementsysteme-Kontext beschreibt das Umfeld wie etwa die Stakeholder, Best Practices.
  4. Managementsysteme-Ergebnisse beschreiben die Services und Produkte, die das Managementsysteme liefern möchte.
  5. Managementsysteme-Prozesse bzw der Ablauforganisation. Diese enthält die Prozessmodelle mit der Prozesslandkarte und den Prozesssteckbriefen sowie Unterpunkte wie Arbeitsanweisungen, bzw. Prozessspezifikationen, detaillierte Arbeitsablaufbeschreibungen, Datenschutzrichtlinien und Bedienungsanleitungen.
  6. Managementsysteme-Organisation beschreibt (a) die Aufbauorganisation. Diese enthält ein Organigramm, Stellenplan, die aktuelle Stellenbesetzung, Organisationsrichtlinien (etwa Telefonierichtlinie oder Unterschriftenregelung), eine Übersicht der Geschäftsstellen. (b) das Rollenmodell beschreiben die relevanten Rollen. (c ) den Verweis auf das Kontaktverzeichnis.
  7. Managementsysteme-Dokumente beschreiben das relevanten Wissen in Form von Wissenslandkarten, Darin enthalten sind u.a. Dokumente, Vorlagen. Muster und Verweise auf weitere Unterlagen.
  8. Managementsysteme-Tools beschrieben die relevanten Werkzeuge und Informationssysteme (IS).

Weitere mögliche Inhalte eines Organisationshandbuches können dem Organisationshandbuch beiliegen oder als eigenständiges Handbuch geführt werden. Dazu gehören die Arbeitsbedingungen, Gefahrenvermeidung, Umweltschutzbestimmungen und Abfallentsorgungsbestimmungen.

Verwandte und weiterführende Begriffe​