Projekt
Einmaliges, zeitlich befristetes und bedeutendes interdisziplinäres Vorhaben
“Langfristige Planung funktioniert am besten auf kurze Sicht.” ~ Euripides
Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, zur Schaffung eines einmaligen Produktes, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses.
Was ist ein Projekt?
In der Fachliteratur und in der Praxis werden mehrere Projektdefinitionen verwendet.
- Projekt nach DIN-Norm 69901
- Projekt nach dem Referenzmodell PMI
- Projekt nach dem Referenzmodell Prince2
Ist das Vorhaben ein Projekt?
Im beruflichen/betrieblichen Bereich sollte das Wort „Projekt“ nur für solche Vorhaben verwendet werden, die tatsächlich die notwendigen Kriterien hierfür erfüllen. Diese Kriterien werden organisationsweit vom PM-Office festgelegt und im Zuge der Projektentstehung geprüft. Insbesondere ist ein „Projekt“ abzugrenzen von wiederkehrenden Geschäftsprozessen - den sogenannten Linientätigkeiten - und einfachen, eher kurzen Aufträgen - dem sogenannten Maßnahmen-Management.
Die Projektwürdigkeit betrifft die Fragestellung, ob eine temporäre Aufgabenstellung die Durchführung in Projektform rechtfertigt.
Die Einordnung von Initiativen und die Entscheidung erfolgt meist anhand standardisierter Kriterien - den sogenannten Projektwürdigkeitskriterien. Die Prüfung eines Vorhabens auf seine "Projektwürdigkeit" hat verschiedene Vorteile:
- "Projektitis" vermeiden. Der unternehmerische Kontext des Begriffes Projekt unterscheidet sich dabei durch klare Projektwürdigkeitskriterien vom umgangssprachlich verwendeten Begriff. Nicht alles was umgangssprachlich als Projekt bezeichnet wird, ist auch ein betriebliches Projekt!
- Die Eingangskriterien zur Aufnahme in das Projektportfolio bzw. die Projektroadmap des Unternehmens sind klar definiert.
- Erste, wenn auch nur grobe, Prognose des Ressourcenbedarfs (Personen und Finanzmittel) wird ermittelt.
- Die vom PM-Office vorgegebenen Kriterien legen fest, welche PM-Methoden eingesetzt werden müssen.
Die Einordnung von temporären Vorhaben erfolgt anhand standardisierter Projektwürdigkeitskriterien. Basierend auf der Einordnung leiten sich die verpflichtend anzuwenden PM-Methoden ab!
Der Projektmanager und/oder Projektcontroller verwendet eine vom PM-Office vordefinierte Checkliste für die Projektwürdigkeitsprüfung an. Wenn ein temporäres Vorhaben die Kriterien für ein Projekt erfüllt, kann der PM-Methodenbedarf und die weitere Bearbeitung abgeleitet werden. Die Klärung - ob es ich um eine Programm, ein Projekt oder eine Maßnahme oder gar eine Linientätigkeit handelt - ist deshalb wichtig, da nur bei Projekten die in diesem Handbuch definierten PM-Methoden, PM-Richtlinien und PM-Instrumente zum Einsatz kommen müssen.
Mit der Projektwürdigkeitsprüfung werden Initiativen häufig in drei Komplexitätsgruppen unterteilt und damit unterschiedliche Prozesse mit einem unterschiedlichen PM-Methodenset angestoßen.
- Einfache temporäre Aufgaben lösen den schlanken Maßnahmen-Management-Prozess bzw. Kleinprojekt-Prozess aus.
- Projekte lösen den aufwendigeren Projektmanagement-Prozess aus.
- Programme lösen den umfangreichen Multiprojektmanagement-Prozess bzw. Programm-Prozess aus.
Wenn eine temporäre, komplexe und umfangreiche Aufgabe als „projektwürdig“ eingestuft wurde, dann sind auch die Projektmanagement-Instrumentarien des Projektmanagement-Handbuch anzuwenden.
In der Praxis erfolgt die Prüfung am Beginn einer Initiative und liefert nachvollziehbare Entscheidungsgrundlagen für die Bestimmung des PM-Methodenbedarfes und der weiteren Bearbeitung. Die Projektwürdigkeitsprüfung ist somit ein Bestandteil der Projektdefinition. Die Ergebnisse der Projektwürdigkeitsprüfung werden nachvollziehbar in der Projektdokumentation im Ordner Projektdefinition dokumentiert.
Im Zuge eines "Self-Assessments" kann die Überprüfung der Projektwürdigkeit von Projektantragsteller, vom Projektauftraggeber und vom Projektmanager durchgeführt werden. Im Zuge der Aufnahme eines Projekts in eines der Projektportfolios erfolgt eine formale Projektwürdigkeitsprüfung durch das PM-Office.
Abgrenzung Projektmanagement und Prozessmanagement
Temporärer Aufgabentypen
Von Projekten sind die wiederkehrenden Aufgaben in einem Geschäftsprozess - die sogenannten Linientätigkeiten bzw. Prozesstätigkeiten - zu unterscheiden. Laufendes Liniengeschäft spiegelt die tägliche Routinearbeit in Prozessen wider, während Projekte temporär und einzigartig sind. Routineaufgaben die mehrmals pro Jahr in gleicher oder ähnlicher Art und Weise in Form von Prozessdurchläufen (Instanden, Cases) durchgeführt werden, sind Schwerpunkte des Prozessmanagement.
Die temporären Aufgaben könne nach dem Umfang klassifiziert und eingeordnet werden:
Abbildung temporären Aufgaben (Quelle = platinus)
Einordnung Projektprogramm und Projektportfolio
Programm
Ein (Projekt-)Programm ist eine Gruppe von verwandten, zusammengehörigen Projekten, deren koordiniertes Management gewisse Vorteile und eine Art der Steuerung bietet, die bei einem getrennten Management der Projekte nicht möglich wäre.
Projektportfolio
Nach dem Referenzmodell PMI ist ein Projektportfolio: A portfolio is a collection of projects, programs, subsidiary portfolios, and operations managed as a group to achieve strategic objectives.
Ein Projektportfolio ist eine Sammlung von Projekten oder Programmen und anderer Arbeiten, die in Gruppen zusammengefasst werden, um eine effektive Abwicklung dieser Arbeiten zu ermöglichen, damit strategische Geschäftsziele erreicht werden.
Abbildung Projekt-Programm-Portfolio (Bildquelle = platinus Consulting Schulungsunterlagen)