Projektportfolio
Sammlung von Projekten oder Programmen
“Projektmanagement ist wie das Jonglieren mit drei Bällen – Zeit, Kosten und Qualität. Das Programm-Management ist wie eine Truppe von Zirkusartisten, die im Kreis stehen und jeweils drei Kugeln jonglieren und ab und zu die Kugeln austauschen.” ~ G. Reiss
Nach PMI: A portfolio is a collection of projects, programs, subsidiary portfolios, and operations managed as a group to achieve strategic objectives.
Ein Projektportfolio ist eine Sammlung von Projekten oder Programmen und anderer Arbeiten, die in Gruppen zusammengefasst werden, um eine effektive Abwicklung dieser Arbeiten zu ermöglichen, damit strategische Geschäftsziele erreicht werden.
Merkmale eines Portfolios:
- Das Portfolio ist zeitlich unbegrenzt.
- Das Portfolio umfasst mehrere Projekte und möglicherweise Programme.
- Portfolios dienen der Umsetzung von Strategien.
Abbildung OPM-Merkmale (Quelle = PMI, PMBOK)
Abbildung OPM-Pyramide (Quelle = PMI, PMBOK)
Im Rahmen dieses Organisationshandbuches wird eine Begriffsdefinition auf Basis der genannten Standards verwendet: "Ein Projektportfolio ist ein Bündel aktueller und zukünftiger Projekte, Programme und Teilprojektportfolios in einem abgegrenzten Verantwortungsbereich, das durch eine übergeordnete Steuerung bei limitierten Ressourcen der Umsetzung einer Strategie dient."
Die wichtigsten Komponenten eines Portfolios sind demnach Projekte und Programme. Deshalb wird im internationalen Kontext öfters von Project and Programme Portfolio gesprochen, der Einfachheit halber wird hier nur die Kurzform des Projektportfolios verwendet.
Die Definition spricht überdies die dynamische Zusammensetzung des Projektportfolios an. Geplante bzw. zukünftige Projekte und Programme werden laufend hinzugefügt, nach dem Abschluss werden Portfoliokomponenten wieder herausgenommen bzw. unsichtbar gemacht.
Ein weiterer Bestandteil der Definition ist die Steuerung des Portfolios angesichts limitierter Ressourcen. Experten nennen diesen Punkt als wichtigsten Grund für die Einführung von PPM. Projekte und Programmen greifen oft auf ein und dieselben Ressourcen zurück. Diese sind aber nur begrenzt verfügbar und erfordern eine zielgerichtete Selektion und Priorisierung von Projekten und Programmen.
Schließlich wird in der Definition auch noch erwähnt, dass das Projektportfolio einem abgegrenzten Verantwortungsbereich zugeordnet ist. Doppelunterstellungen oder fehlende Verantwortlichkeiten für die übergreifende Steuerung von Projekten und Programmen sind häufige Ursachen von Konflikten, fehlenden oder verzögerten Entscheidungen und Frust bei allen Beteiligten. Die Bündelung von Projektportfolios sollte demnach so geschehen, dass die Verantwortlichkeiten für die Projekte, Programme und Teilprojektportfolios eindeutig zugeordnet sowie Berichts- und Entscheidungswege für alle Beteiligten transparent sind.
Abbildung PMI_OPM-Umgebung (Quelle = PMI, PMBOK)
DIN 69909-1
Die Norm DIN 69909-1definiert ein Projektportfolio als " Zusammenfassung von Projekten und Programmen in einem abgegrenzten Verantwortungsbereich zum Zwecke einer permanenten übergeordneten Planung und Steuerung".
ISO 21504
Die ISO 21504 definiert das Portfolio wie folgt: "a collection of portfolio components grouped together to facilitate their management to meet, in whole or in part, an organization‘s strategic objectives."
Mögliche Komponenten sind Projekte, Programme und andere Portfolios. Darüber hinaus wird auch noch »other related work« aufgezählt, womit eine nicht-projektorientierte Arbeit (u. a. Routinetätigkeiten der Produktion) oder eine projektähnliche Arbeit (u. a. einmalige Aufgaben mit geringer Komplexität) gemeint sind. Zweck des Projektportfolios ist die Erreichung übergeordneter, strategischer Ziele.
Referenzenzmodelle PMI
Das Referenzenzmodelle PMI äußert sich ähnlich, was die Definition eines Portfolios angeht: "A portfolio is a component collection of programs, projects, or operations managed as a group to achieve strategic objectives." Hier wird insbesondere Wert gelegt auf die »Gruppierung« der Komponenten, um strategische Ziele zu erreichen: "[...] and may consist of a set of past, current, and planned or future portfolio components." Das Projektportfolio wird also immer daraufhin überprüft, ob es noch aktuell ist, abgeschlossene Projekte, Programme und (Teil-) Portfolios entfernt bzw. neue aufgenommen werden sollen. Damit wird schnell die Dynamik eines Portfolios deutlich.