PSP - Projektstrukturplan
Work-Breakdown-Structure“ (WBS)
Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine Darstellungsform, in der alle zur Erreichung der Projektziele erforderlichen Aufgaben grafisch dargestellt werden. Im Englischen ist dieser Plan als „Work-Breakdown-Structure“ (WBS) bekannt.
Er gliedert das Projekt in Phasen, die wiederum in plan- und kontrollierbare Teilaufgaben, sogenannte Arbeitspakete, unterteilt sind. Durch die Übersicht über alle zu leistenden Aufgaben schafft der Projektstrukturplan ein gemeinsames Verständnis innerhalb des Projektteams. Der Projektstrukturplan gliedert das Projekt auf der zweiten Ebene in sogenannte Projektphasen. Ein Erstansatz dieser Phasen wird bereits im Zuge der Abgrenzung und Kontextanalyse erarbeitet. Nach-folgend wird jede Projektphase auf der dritten Ebene wiederum in plan- und kontrollierbare Arbeitspakete (überschaubar, klar zuordenbar) untergliedert. Der Projektstrukturplan wird grundsätzlich im Projektteam erstellt. Ein Erstansatz durch den Projektleiter kann hilfreich sein, sofern dieser Vorschlag im Projektteam diskutiert und optimiert werden kann (Erfolgsfaktor: gemeinsame Sichtweise). Für eine professionelle Projektplanung ist die Beibehaltung der Struktur des Projektstrukturplans als Basis in allen weiterführenden Methoden entscheidend. Der Projektstrukturplan ist das zentrale Kommunikationsinstrument bei der Planung und dem Controlling des Projekts. Das Projekt soll daher in eine übersichtliche Anzahl von klar abgegrenzten Arbeitspaketen zerlegt werden, wobei jedes Arbeitspaket überschaubar und kontrollierbar bleiben soll (Dauer von ca. vier bis sechs Wochen als Richtwert). Ein Mitglied des Projektteams sollte die inhaltliche und organisatorische Verantwortung für diese übernehmen können (AP-Verantwortlicher).
Der Detaillierungsgrad der Planung sollte jenem des Controllings entsprechen. Die Arbeitspaketbezeichnung soll Auskunft über die Inhalte des Pakets geben. Deshalb sollten Arbeitspakete als Tätigkeiten formuliert und bekannte Begriffe und Abkürzungen sorgsam verwendet werden (z. B. Software implementieren, Erstansatz erstellen, Baustelle einrichten, Prozesse definieren). Falls erforderlich, kann eine detailliertere Beschreibung der Aufgaben innerhalb eines Arbeitspakets mit einer Arbeitspaketspezifikation erfolgen (vgl. Methodenbeschreibung Arbeitspaketspezifikation). Generell empfiehlt es sich, sowohl die Projektphasen als auch die Arbeitspakete ablauforientiert bzw. wertschöpfend zu strukturieren. Diese Vorgangsweise unterstützt die Überschaubarkeit des Projektstrukturplans und erleichtert die Abschätzung der Restleistungen im Controlling. Aus Gründen der Übersichtlichkeit und Handhabung sollte die Anzahl der Projektphasen fünf bis neun nicht überschreiten. Die Phase des Projektmanagements mit zumindest den Arbeitspaketen Projektstart, Projektkoordination, Projektcontrolling und Projektabschluss ist ein elementarer Bestandteil jedes Strukturplans. Der Projektstrukturplan ist kein Termin-, Personaleinsatz- oder Kostenplan. Er stellt auch kein Organigramm dar, bildet jedoch die Basis für die weiteren Detailplanungsschritte (Terminplanung, Verteilung von Verantwortlichkeiten, Ressourcenplanung, Kostenplanung, Projektdokumentation). Im Sprachgebrauch wird der Projektstrukturplan meist nur kurz als „PSP“ bezeichnet.