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Wissensmanagement

Knowledge Management

Wissensmanagement

Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen (Katenkamp, 2001). Es ist die Gesamtheit organisationaler Strategien zur Schaffung einer »intelligenten« Organisation.

Fragen wie: »Was ist Wissen?« oder »Wie betreibe ich Wissensmanagement?«, lassen eine Vielzahl von Antworten und Interpretationen zu. In der gängigen Literatur findet sich jedoch weder eine einheitliche Definitionen für den Begriff »Wissen« noch für jenen des – noch relativ jungen – Wissensmanagements.

Vielmehr entscheidet der Kontext über die jeweils relevante Definition.

  • Wissen ist nichts Materielles, sondern ein Produkt des Denkens, Handelns und Lernens von Personen sowie die Kommunikation zwischen Personen. Es bezeichnet die Gesamtheit der individuellen Kenntnisse, Erfahrungen und Fähigkeiten, die Personen zur Lösung von Problemen einsetzen. Dies umfasst sowohl theoretische Erkenntnisse als auch praktische Alltagsregeln und Handlungsanweisungen. Um den unterschiedlichen Arten von Wissen gerecht zu werden, unterscheidet man grundsätzlich zwischen implizitem und explizitem Wissen (Probst, 2006).
  • Explizites Wissen ist formulierbares und reproduzierbares Wissen. Es kann ohne Schwierigkeiten durch eine formale, systematische Sprache, etwa durch Wörter und Zahlen, Modelle vermittelt werden. Es kann in seiner Anwendung logisch nachvollzogen und beschrieben werden und stellt deshalb spezifisches oder methodisches Wissen dar (Polanyi, 1966).
  • Implizites Wissen hat eine persönliche Qualität, durch die es nur schwer »formalisierbar« und vermittelbar ist. Es ist verborgenes, schwer artikulierbares Wissen. Zudem ist es stark in den damit verknüpften Handlungen, Verpflichtungen und Mitwirkungen innerhalb eines spezifischen Kontextes begründet (Know-how, Erfahrung, Expertise) (Polanyi, 1985).
  • Individuelles Wissen ist an eine Person oder an einen exklusiven Personenkreis gebunden.
  • Kollektives Wissen ist von einzelnen Führungskräften oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unabhängiges Wissen der Organisation. Kollektives Wissen bedeutet nicht, dass jeder Mitarbeiter über dieses Wissen verfügen muss (Probst, et al., 1997).

Auf der Grundlage des Wissenswürfels, der implizites und explizites, individuelles und kollektives sowie internes und externes Wissen visualisiert, lassen sich drei zentrale Herausforderungen identifizieren:

  • Implizites Wissen in explizites Wissen transferieren.
  • Individuelles Wissen in kollektives Wissen überführen.
  • Externes Wissen verfügbar machen und in die organisationale Wissensbasis integrieren bzw. internalisieren.

WM-Wissenswuerfel

Abbildung WM-Wissenswuerfel (Quelle = Nonaka, North, 2002)

  • Information ist die notwendige Voraussetzung zur Generierung von Wissen und stellt einen Fluss von Nachrichten bzw. Daten dar. Durch die Verknüpfung einer Information mit bereits vorhandenem Vorwissen, kann die Information interpretiert und Bestandteil der persönlich verfügbaren Handlungsschemata werden; Information wird zu Wissen (Kogut, et al., 1992).

    Individuelle Kenntnisse und Fähigkeiten sind jene Fähigkeiten von Menschen, welche es ermöglichen, aus der Beurteilung von Informationen Handlungen zur Herbeiführung eines angestrebten Ergebnisses zu setzen.

  • Organisationale Kenntnisse und Fähigkeiten sind die Fähigkeiten einzelner Menschen, ihre Rolle in einem Team auszuüben und damit ihr Zusammenwirken in einer Organisation zur Erreichung der Organisationsziele zu gestalten (Probst, et al., 2006).

  • Informationsmanagement umfasst das Leitungshandeln in einer Organisation, in Bezug auf die Bereitstellung und Nutzung der »informationsinhaltlichen« (Datenbanken, Dateien, Medien etc.) und »informationstechnologischen« (Hardware, Software, Services etc.) Infrastruktur und der darauf basierenden Systeme. Die richtige Information soll zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitgestellt werden und ein Beitrag zur Erreichung der Organisationsziele leisten (Kuhlen, et al., 2014).

  • Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen (Katenkamp, 2001). Es ist die Gesamtheit organisationaler Strategien zur Schaffung einer »intelligenten« Organisation.

WM-Wissenstreppe

Abbildung: Wissenstreppe (Quelle = North, 2002)

Bausteine des Wissensmanagements​

Um den Prozess des Wissensmanagements zu strukturieren, konkrete Ansatzpunkte für Interventionen der Führungskräfte zu schaffen und die Anwender mithilfe eines erprobten Rasters bei der Suche nach Defiziten zu unterstützen, wurden einzelne Bausteine des Wissensmanagements von Prof. Probst definiert und zueinander in einem Modell in Bezug gesetzt.

WM-Bausteine-Probst

Abbildung Bausteine des Wissensmanagements (Quelle = Probst, 2006)

Das Modell setzt sich aus einem äußeren und einem inneren Kreislauf zusammen. Der äußere Regelkreis verdeutlicht die Bedeutung strategischer Aspekte im Wissensmanagement sowie eindeutiger und konkreter Zielsetzungen. Wissensziele stellen die Grundlage für das Wissensmanagement dar. Sie beschreiben, wofür Wissen eingesetzt wird, was erreicht werden soll bzw. in welchen Themengebieten man Wissen aufbauen bzw. besser nutzen will.

Es werden drei Arten von Wissenszielen unterschieden:

  1. Normative Wissensziele wirken auf die Unternehmenskultur (beispielsweise ein Übergang vom »Wissen ist Macht«-Denken zu einer Kultur vermehrter Wissensteilung).
  2. Strategische Wissensziele legen fest, in welchen Bereichen man den Fokus bezüglich Wissensaufbau setzt (z. B.: Neuaufbau einer Abteilung).
  3. Operative Wissensziele umfassen die konkrete Umsetzung.

Das Element der Wissensbewertung als Teil des äußeren Regelkreises unterstreicht zudem, im Sinne einer wirkungsorientierten Steuerung, die Notwendigkeit die Erreichung von Wissenszielendurch konkrete Kennzahl- und Bewertungssysteme messbar zu machen und so zu einer evidenzbasierten Weiterentwicklung des Gesamtsystems beizutragen. Aufbauend auf diesen Wissenszielen, setzt sich der innere Regelkreis aus folgenden sechs Elementen zusammen:

  • Wissensidentifikation dient zur Schaffung eines Überblicks über die vorhandenen Daten, Informationen und Fähigkeiten, sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation. Es kann auch eine Einteilung danach erfolgen, wie kritisch vorhandenes Wissen für die Organisation ist (wobei bei der Wissensbewahrung auf erfolgskritisches Wissen fokussiert werden sollte). Ohne die Transparentmachung bestehenden Wissens, ergibt sich die Gefahr des Fällens uninformierter Entscheidungen sowie die Schaffung von Parallelstrukturen.
  • Wissenserwerb beschreibt den »Zukauf« von Wissen durch die Organisation. Dieser kann durch die Einstellung von Expertinnen, die Integration einer ganzen Organisation oder den Bezug von Stakeholderwissen (ausgegliederte Einrichtungen, Partnerorganisationen) erfolgen. Wissenserwerb kann auch über den Zukauf geeigneter Wissensprodukte (Datenbanken, Publikationen etc.) erfolgen; hier ist jedoch eine genaue Prüfung der Integrationsfähigkeit / Schnittstellen, auch in Bezug auf die menschliche Komponente (Anwender / Expert) erforderlich. Im Rahmen der Wissensidentifikation definierte Wissenslücken werden durch Anwerben von externer Expertise geschlossen.
  • Wissensentwicklung ist das interne Gegenstück zum Wissenserwerb. Anstatt Wissen von außen in die Organisation zu holen, erfolgt die Wissensproduktion durch die einzelnen MitarbeiterInnen in Form individueller oder kollektiver Prozesse. Bei individuellen Prozessen – welche durch Maßnahmen der Kontextsteuerung durch die Führung unterstützt werden sollten – handelt es sich entweder um kreativ schöpferische Ansätze oder um Wissensentwicklung im Rahmen von Problemlösungsprozessen. Kollektive Wissensentwicklungsprozesse fokussieren auf kollektives Lernen und die Schaffung neuen Wissens durch Kombination in der Gruppe. Beispiele hierfür sind Experimentierräume, Innovationslabore oder auch Think-Tanks.
  • Wissensverteilung beschäftigt sich mit der Distribution des Wissens innerhalb der Organisation mittels unterschiedlicher Methoden (z. B. Workshop, Jour fixe, Newsletter, Mentoring). Es muss vorher von Seiten der Organisation definiert werden, wer wie, in welchem Umfang über vorhandenes Wissen informiert werden soll. Die Art der Wissensverteilung muss die Art des zu verteilenden Wissens berücksichtigen.
  • Wissensnutzung ist der produktive Einsatz des vorhandenen organisationalen Wissens zum Zweck der Leistungserstellung. Die Wissensnutzung »fremden« bzw. »neuen« Wissens für die eigene Person, stellt in diesem Kontext eine besondere Herausforderung dar. Bewährte Routinen müssen hierbei überwunden werden und eine Kultur des »Nutzens« neuer bzw. fremder Informationen etabliert werden. Grundvoraussetzungen hierfür sind Faktoren wie Zugriffsfreundlichkeit, Qualität und Vertrauen in die bereitgestellten Daten.
  • Wissensbewahrung erfordert nicht nur geeignete Systeme und Datenbanken, sondern einen kontinuierlichen Prozess der Selektion, Speicherung und Aktualisierung im Zuge der Anwendung leistungsrelevanten Wissens. Dieser Prozess betrifft alle MitarbeiterInnen und stellt zudem eine zentrale Führungsaufgabe dar. Die wesentliche Herausforderung besteht in der Wissenselektion. Insbesondere im Bereich der Kernprozesse einer Organisation sollte nur jenes Wissen bewahrt werden, welches auch zukünftig für Dritte von Relevanz sein könnte. Die Speicherung des selektierten Wissens kann auf individueller, kollektiver oder elektronischer Ebene erfolgen, wobei die Speicherung auf individueller Ebene die größten Risiken in Bezug auf Wissensverlust birgt. Die kontinuierliche Anwendung des gespeicherten Wissens ist ein zentraler Faktor zur Bewahrung und Weiterentwicklung der Wissensbasis.

Defizite in der Organisation des Wissens entstehen dann, wenn Organisationen bzw. Führungskräfte einzelnen Bausteinen zu wenig Beachtung schenken und der Wissenskreislauf gestört wird (Probst, 2006).

Quelle = https://www.wissensmanagement.gv.at/Bausteine_des_Wissensmanagements

Modell für ein integriertes Wissensmanagement​

Das am Competence Center Customer Knowledge Management (CC CKM) des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Universität St. Gallen entwickelte Modell des integrierten Wissensmanagements berücksichtigt berücksichtigt mehre Aspekte und soll den Anwender ein ganzheitliches Bild zur Unterstützung bei der organisationsinternen Etablierung eines integrierten Wissensmanagementsystems zur Hand geben (Büren, et al., 2003).

Das Model basiert auf der Überlegung, dass die Kernfunktion von Wissensmanagement in der Generierung und Erfassung, dem Austausch und der anschließenden Nutzung von Wissen liegt. Basierend auf dieser Definition werden vier Säulen definiert:

  1. Zusammenarbeit: Die Interaktion der Mitarbeiter stellt den Ausgangspunkt aller Überlegungen im Wissensmanagement dar. Dieser Aspekt wird auch bei den agilen Ansätzen verfolgt.
  2. Inhalte: Mitarbeiter müssen auf bestehendes Wissen zugreifen und eigenes Wissen strukturiert ablegen können.
  3. Kompetenzen: Kompetenzen einzelner Mitarbeiter bzw. das damit verbundene explizite Wissen muss weitestgehend transparent gemacht werden.
  4. Struktur: Um einen effizienten Zugriff auf Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit, Inhalte und Kompetenzen in einem heterogenen Arbeitsumfeld zu ermöglichen, müssen diese übersichtlich strukturiert und dargestellt werden.

Diese Säulen stellen den operativen Handlungsraum eines integrierten Wissensmanagements dar und sind die Stellschrauben für die Ausgestaltung der Geschäftsprozessunterstützung. Über Wissensmanagementsysteme kann die jeweils geeignete technische Unterstützung der Prozesse gewährleistet werden. Die vier Säulen basieren auf dem Wissensspeicher der Organisation und sollen eine möglichst effiziente und effektive Versorgung aller Prozesse mit relevantem Wissen sicherstellen.

Den konzeptionellen Rahmen des Gesamtsystems bildet die an der strategischen Zielsetzung der Organisation ausgerichtete Wissensmanagement-Strategie. Die in dieser Strategie enthaltenen Zielsetzungen sollen durch die Bereitstellung geeigneter Kennzahlen messbar gemacht werden, um die Grundlage einer Erfolgsmessung und evidenzbasierten Weiterentwicklung des Gesamtsystems zu schaffen.

Komplettiert wird das hier vorgestellte Modell des CC CKM durch ein Basis-Set an vordefinierten Rollen in der Wissensmanagement-Organisation. In diesem Zusammenhang ist anzumerken, dass die erfolgreiche Implementierung eines integrierten Wissensmanagements Aufgabe aller Führungskräfte und ihrer Mitarbeiter ist, jedoch auch klare Verantwortlichkeiten zu definieren sind. Hierbei kann eine eindeutige Zuteilung von Rollen bzw. Aufgabenportfolios unterstützen.

Integriertes Wissensmanagementmodell

Abbidung CC CKM Modell – Integriertes Wissensmanagement (Quelle = Büren, et al., 2003)

Das CC CKM Modell verdeutlicht die Bedeutung und erforderliche Ausformung der horizontalen und vertikalen Integration des Wissensmanagements. Im Sinne einer vertikalen Konsistenz ist die Abstimmung der drei Ebenen Strategie, Prozesse und Systeme erforderlich, wobei die Prozesse der Strategie folgen. Die Systeme wiederum dienen ausschließlich der Prozessunterstützung.

Die horizontale Integration fokussiert die Verbindung der Säulen »Inhalte«, »Kompetenzen«, »Zusammenarbeit« und »Struktur« im Sinne der Wirkungsorientierung, d. h. einer Ausrichtung der Säulen an der angestrebten Wirkung.

Das CC CKM Modell unterstreicht, dass integriertes Wissensmanagement mehr ist als nur die Bereitstellung von IT-Instrumenten. Wesentliche Faktoren für den Erfolg eines solchen Systems sind funktionsfähige Schnittstellen zwischen den Geschäftsprozessen und dem Wissensmanagement

Verweise​