Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP)

Ständige Prozessverbesserung

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KVP

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) dient dazu, aufgetretene Fehler zu korrigieren, potenzielle Fehler zu erkennen und deren Ursache zu beseitigen sowie Prozesse, Services, Produkte und schlussendlich die Leistung des Unternehmens zu verbessern.

Ständige Verbesserung ist ein Kernbereich aller Managementsysteme wie z.B. nach den Normenwerken ISO 9001, ISO 27001, welche auch die Grundlagen dieses Prozesses bilden.

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) ist eine innere Haltung aller Beteiligten und bedeutet: stetige Verbesserung mit möglichst nachhaltiger Wirkung. Diese Haltung durchdringt dann alle Aktivitäten und das ganze Unternehmen. KVP bezieht sich auf die Produkt-, die Prozess- und die Servicequalität. Umgesetzt wird KVP durch einen Prozess stetiger Verbesserungsschritte in kontinuierlicher Teamarbeit.

Der Demingkreis oder auch PDCA-Zyklus beschreibt einen iterativen vierphasigen Problemlösungsprozess. PDCA steht hierbei für Plan–Do–Check–Act. Der PDCA-Zyklus findet Anwendung beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Folgende spezielle Begriffe sind von Bedeutung:

Begriff	Bedeutung
Verbesserungsmaßnahme	... führt zu einer höheren Leistung / Qualität eines Prozesses / Services.
Korrekturmaßnahme	… beseitigt die Ursache von bestehenden / eingetretenen Fehlern.
Vorbeugemaßnahme	… beseitigt die Ursache von potenziellen Fehlern, um deren zukünftiges Auftreten zu verhindern (vgl. Risikomanagement).

Step1: ACT - Maßnahmen identifizieren und erfassen

Zur strukturierten Erfassung der Rückmeldungen kann eine Vielzahl von Quellen und Werkzeugen angewendet werden:

• ITSM-Suite (Incident- und Problem Management): Informationssicherheitsvorfälle, Informationssicherheitsschwachstellen
• Datenbank zum Betrieblichen Vorschlagswesen (BVW) oder Ideenwerkstatt.
• Prozessmanagement und Controlling (Kennzahlenreports).
• Mitarbeiterbefragung bzw. Vorschläge von einzelnen Mitarbeiter:innen.
• Kundenumfragen bzw. Kundengespräche.
• Managementbewertung bzw. IS Management Review.
• Audits (Interne und externe Audits sowie Lieferantenaudits).
• Risikoanalysen.
• Reklamationsmanagement.
• Maßnahmentrackingtool (Kanban-Boards).

Eine zentrale Rolle spielen die Mitarbeiter: Sie sind Experten in ihrer täglichen Arbeit und wissen am besten, was möglich und notwendig ist. Damit kein KVP und/oder Ideen mehr verloren gehen, sind eine einfache Erfassung eine Grundvoraussetzung. Vorschläge müssen jederzeit schnell und einfach eingegeben werden können.

::: info Maßnahmen-Erfassungs- und -Trackingtool

https://git.platinus.at

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Step2: PLAN - Maßnahmen definieren und planen

Der:die Maßnahmen-Owner entscheidet auf Basis der vorliegenden Informationen über einen notwendigen Handlungsbedarf bzw. die Definition einer Verbesserungsmaßnahme. Insbesondere ist für Kennzahlen, welche im Kennzahlendashboard geführt werden, bei Über- oder Unterschreitung der Alarmwerte durch den Maßnahmen-Owner eine Analyse und Bewertung der zugrunde liegenden Ursachen durchzuführen.

Zu jeder definierten Verbesserungsmaßnahme sind folgende Informationen zu dokumentieren:

• Kurzbeschreibung der Maßnahme in Form eines Maßnahmen-Steckbriefes.
• Verantwortliche:r für die Umsetzung der Maßnahme nominieren.
• Zeitplan für die Umsetzung der Maßnahme definieren.

Step3: DO - Maßnahmen umsetzen

Im Anschluss an die Erfassung von Verbesserungsideen und -potenzialen werden diese analysiert und je nach Zweckmäßigkeit weitere Auswertungen, Ursachenforschungen, Trendanalysen oder dgl. durchgeführt. Insbesondere sind bei Über- bzw. Unterschreitung der Alarmwerte von Dashboard-Kennzahlen Maßnahmen zu definieren.

Die Verantwortlichen für definierte Maßnahmen sind für die Detailplanung und Umsetzung der Maßnahmen zuständig.

Dazu zählen auch die Überwachung des Zeitplans sowie die regelmäßige Berichterstattung an den/die Steuerungsverantwortliche:n (= Process-Owner / Product-Owner). Frequenz und Umfang der Berichte werden zwischen Steuerungsverantwortlichen und Verantwortlichen für die Umsetzung der Maßnahmen vereinbart. Diese Maßnahmen sind in entsprechenden Jour-Fixes, Besprechungen etc. abzuhandeln und entsprechend zu dokumentieren. Maßnahmen werden im Rahmen des regelmäßig stattfindenden Prozessboards verfolgt.

Einige Beispiele für konkrete Maßnahmen aus dem Verbesserungsprozess sind:

Maßnahme	Art der Dokumentation
Anpassung von Prozessen	Vorgehen gemäß BPM-OHB / Prozessoptimierung.
Neuerstellung bzw. Anpassung von Regelungen	Vorgehen gemäß QM-OHB / Dokumentenlenkung.

Step4: CHECK - Maßnahmen evaluieren

Nach der Umsetzung der Maßnahmen sind folgende Informationen in der Übersicht zu dokumentieren:

• Fertigstellungsdatum
• Nachweis der Wirksamkeit