Kennzahlen-Steckbriefe

Kennzahlen-Spezifikation - Vorlage zur Beschreibung von Kennzahlen

---

Exzellentes Management lässt sich nur erreichen, wenn man permanent Resultate misst. ~ Klaus Zumwinkel, Deutsche Post AG

Kennzahlen-Steckbrief

Mit Hilfe des Kennzahlen-Steckbriefs können Kennzahlen dokumentiert und spezifiziert werden. Auf einen Blick werden alle wichtigen Informationen zu einer Kennzahl übersichtlich und nachvollziehbar dargestellt.

Der Kennzahlen-Steckbrief beschreibt in kompakter Textform die wesentliche Informationen über eine Kennzahl. Er ist ist einer Art “Management Summary”. Der Umfang liegt bei 1-2 DIN A4 Seiten. Mit Hilfe des Kennzahlen-Steckbriefs können Kennzahlen dokumentiert und spezifiziert werden. Auf einen Blick werden alle wichtigen Informationen zu einer Kennzahl übersichtlich und nachvollziehbar dargestellt.

Der Kennzahlensteckbrief hat für die Prozess-Stakeholder einen Nutzen wenn,

• ein schneller und kompakter Einblick über die wesentlichsten Kennzahlen-Information vermittelt werden kann.
• die Anforderungen an die Dokumentenbeschreibung nach der QM Norm ISO9000:2015 berücksichtigt werden.

Damit Kennzahlenbeschreibungen und Kennzahlendarstellungen leichter zu lesen und untereinander vergleichbarer sind, werden die Kennzahlen mit Hilfe eines einheitlichen Kennzahlen-Steckbriefs dargestellt. Was gehört nun in einen Kennzahlensteckbrief. Die Antwort ist genauso einfach wie flach: alles was nötig ist! Der Kennzahlen-Steckbrief ist (bei Bedarf) mit der nächsten Ebene - die wir Kennzahlen-Spezifikation nennen - verknüpft.

Eine kurze Beschreibung in Form eines Steckbriefes unterstützt die Koordination und Kommunikation ungemein und ist daher als „Mindestqualitätsstandard“ für die Modellierung von Produktmodellen einzustufen und ebenfalls auf inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit regelmäßig zu prüfen.

Mit Prozesskennzahlen-Steckbriefen werden Prozesskennzahlen in einer Art Gedankenstütze spezifiziert. Auf einen Blick werden alle wichtigen Informationen zu einer Prozesskennzahl übersichtlich und für jeden nachvollziehbar dargestellt, wie z.B.:

• Zweck der Prozesskennzahl
• Empfänger/Zielgruppe der Prozesskennzahl
• Konkrete Definition der Prozesskennzahl
• Art und Häufigkeit der Erhebung

Damit unterstützt man im Monitoring, dass die Steuerungs-Aussage der Kennzahl für jeden transparent ist und Handlungsbedarf erkannt wird.

Damit die Kennzahlenbeschreibung und Kennzahlendarstellung leicht zu lesen und untereinander vergleichbar sind, werden die Kennzahlen mit Hilfe eines einheitlichen Steckbriefs dargestellt. Was gehört nun in einen Kennzahlensteckbrief? Die Antwort ist genauso einfach wie flach: alles was nötig ist!

Struktur und Inhalt ein Kennzahlen-Steckbriefe

Bei der Ermittlung der Anforderungen der Inhalte eines Kennzahlensteckbriefes werden diese typisch Attribute genannt:

Inhaltliche Aspekte

Beschreibung

• Kennzahlentitel ist ein Textfeld für eine eindeutigen und „sprechenden“ Namen bzw. Bezeichnung der Kennzahl.
• Beschreibung ist ein Rich-Text. Es dient zur Beschreibung der Kennzahl mit Anwendungshinweisen.
• Berechnung ist ein Rich-Text. Es beschreibt die Berechnung der Kennzahl Output =f(Input).
• Maßeinheit ist ein Rich-Text. Es beschreibt die Einheit der Kennzahl.
• Adressant ist ein Rich-Text. Es dient zur Beschreibung des Adressaten der Kennzahl. Es kann auch die Zugriffsberechtigungen umfassen.
• Gültigkeit ist ein Rich-Text. Es beschreibt die Gültigkeit der Kennzahl.

Kennzahlenwerte

• Sollwerte ist ein Rich-Text. Es beschreibt typische zu erwartende Sollwerte / Zielwerte für diese Kennzahl.
• Grenzwerte ist ein Rich-Text. Es beschreibt Grenzwerte und Toleranzwerte für diese Kennzahl. Bei Über- oder Unterschreitung sind i.d.R. Aktionen erforderlich.
• Eskalationsregeln ist ein Rich-Text. Es beschreibt was bei Ereignissen passiert, wenn Grenzwerte über- bzw. unterschritten wird. Grundsätzlich wird zwischen horizontaler Eskalation auf der gleichen Ebene und vertikaler Eskalation zu nächsten Hierarchieebene unterschieden.
• Maßnahmen bei Grenzwertüberschreitung. Beschreibt Aktionen die bei einer Grenzüberschreitung gemacht werden sollen/müssen.
• Messzeitpunkte/-intervalle beschreibt wann die Messungen gemacht werden.

Datenermittlung für die Kennzahl

• Datenquellen ist ein Rich-Text. Es beschreibt die Datenquellen und Messpunkte der Kennzahl.
• Messverfahren ist ein Rich-Text. Es beschreibt das Verfahren zur Messung der Daten.
• Messpunkte ist ein Rich-Text. Es beschreibt die Messpunkte im Prozess bzw. im Wertschöpfungskettendiagramm (WKD).
• Periodizität spezifiziert die Periodizität und legt fest wie häufig die Kennzahl angewendet wird [täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich]. Betrachtungszeitraum.
• Messverantwortlicher ist ein Rich-Text. Es beschreibt wer für die Messwerte und Messungen zuständig ist.
• Operationalsierung beschreibt Links zu den Messdaten.

Datenaufbereitung und Präsentation

• Kennazhlenvisualisierung ist ein Rich-Text. Es beschreibt die Art und Weise der Darstellung bzw. der visuellen Aufbereitung der Kennzahl.
• Aggregationsstufen ist ein Rich-Text. Es beschreibt die Verdichtung bzw. die einzelnen Aggregationsstufen der Kennzahlen. Wie sieht das „drill-down“ aus?
• Kennzahlen–Berichterstatter ist ein Rich-Text. Es dient zur Beschreibung wer Ansprechpartner und Berichterstatter für diese Kennzahl ist.
• Kennzahlen–Berichtsablage ist ein Rich-Text. Es dient zur Beschreibung der Dokumentenlenkung und spezifiziert wie und wo die Ablage und Archivierung der Kennzahlenberichte erfolgt.

Sonstiges

• Kennzahlentyp ist eine Auswahlfeld das den Typ der Kennzahl beschreibt [absolute Kennzahl; relative Kennzahldimension: zB: Umsatz pro Kunde; relative Kennzahl-dimensionslos: zB: Index; Fertigstellungsgrad].
• Sonstiges ist ein Rich-Text für Sonstiges.

Organisatorische Aspekte

Rollen

Folgende funktionale Rollen leiten sich aus den Anforderungen der Dokumentenlenkung ab.

Attribut	Datentyp	Ausprägung
Dokumenten-Verantwortliche Verwerter	Text, Link	Der Dokumenten-Verantwortliche ist Besitzer und geleichzeitig auch "Caretaker" für das jeweilige Dokument. Der Document-Owner ist für den Inhalt des Dokumenten und der Pflege der Dokumentenmetadaten (wie dieser Dokumenten-Steckbrief) zuständig und verantwortlich. Im Prozess der Dokumentenlenkung nimmt die Rolle Dokumenten-Verantwortlicher häufig die funktionalen Rolle des Document-Reviewers und des Document-Approvers wahr.
Dokumenten-Manager	Text, Link	Der Dokumenten-Verantwortliche kann zur Arbeitsentlastung einen Dokumenten-Manager nominieren. Diese Rolle übernimmt operative Aufgaben im Prozess der Dokumentenverwaltung. Der Document-Manager ist für das operative Delivery und die operative Administration des jeweiligen Dokumentes bis zum End-of-Life (EoL) zuständig.
Dokumenten-Empfänger	Text, Link	Der Dokumenten-Empfänger ist der eigentliche Nutzer, bzw. Anwender der Dokumente (Dokumenten-Nutzer, Dokumenten-Anwender). Der Document-User kann als Dokumenten-Anforderer fachliche Anforderungen an die Informationsqualität des Dokumentes formulieren und Feedbacks mit Verbesserungsvorschlägen - die meist im Zuge der Nutzung identifiziert werden - einbringen. Im Wissensmanagement sind auch die Begriffe Wissensarbeiter (Knowledeg-Worker) geläufig. Im Prozessmanagement sind die Dokumentenempfänger meist die Prozessmitarbeiter.
Dokumenten-Autor Urheber	Text, Link	Der Dokumenten-Autor(en) sind die eigentlichen Produzenten, Ersteller des Dokumentes. Der Document-Author identifizieren und sammeln Infomationen, struktieren und speichern diese auf einen Dokumentationsmedium (heute meist digital). Die Dokumenten-Ersteller haben meist ein fundiertes Fachwissen zu einem bestimmten Sachverhalt. Im Wissensmanagement sind auch die Begriffe Subject Matter Expert (SME) oder Wissensgebiets-Experte geläufig.
Dokumenten-Prüfer	Text, Link	Der Dokumenten-Prüfer kontrolliert die Kriterien die Informationsqualität des Dokumentes nach den 3Cs (Completeness-Correcteness-Consistency). Der Document-Reviewer kann dazu verschiedene Prüfmethoden wie etwa informelle Peer-Revies oder formelle Inspektion, Audits anwenden. Bei der Prüfung komplexer und/oder umfangreicher Dokument wird in der Praxis häuig die inhaltliche Prüfung und die formale Prüfung getrennt bearbeitet.
Dokumenten-Freigeber	Text, Link	Der Dokumenten-Freigeber sind für die inhaltlich-fachlichen als auch die organisatorisch-technischen Freigaben des Dokumentes zuständig und verantwortlich. Neben den Dokumenten-Verwantwortllchen können auch weitere Personen für als Document-Approver nominiert werden. Konkrete Ausprägungen wer Dokumenten freigibt sind idR. im Dokumentationskonzept formuliert.
Informationsmanager	Text, Link	Der Informationsmanager stellt sicher, dass die Metadaten des Dokuments vorliegen. Entsprechend der Dokumentenklassifizierung zB: Dokumente mit personenbezogenen Daten, geheime Informationen, etc. kann es zu weiteren Aufgaben führen, wie etwa Zugriffsberichtigen überprüfen, Unterweisungen, ...
Weitere Rollen		Weitere Rollen können nach Bedarf hinzugefügt werden. - Marketing mit Vorgaben zur CI/CD.
Verweise	Rich-Text, Link

Tabelle Organisatorische Aspekte im Kennzahlen-Steckbrief

Rechtliche Aspekte - Klassifizierung

Folgende rechtliche Aspekte zur Klassifizierung von Prozesse leiten Sich aus Gesetzen, Verordnungen (Datenschutzverordnung DSGVO), Urheberrechtsgesetz oder Normen (ISO9000, ISO27000, ..) ab. Die Klassifizierungsmerkmale unterstützen die Verwaltung der Prozess-Assets im Sinne der Dokumentenlenkung.

Attribut	Datentypen	Ausprägung
Informationsklassifizierung nach ISO/IEC 27001 (Schutzbedarf)	Set ()	IK-normal = Schadensauswirkungen sind begrenzt und überschaubar. IK-hoch = Schadensauswirkungen können beträchtlich sein IK-sehr hoch = Schadensauswirkungen können ein existenziell bedrohliches, katastrophales Ausmaß erreichen.
Informationsnutzerkreis	Set ()	IE-öffentlich - public IE-intern - den Mitarbeitern zugänglich IE-geheim - ausgewählten Mitarbeitern zugänglich, separate NDA erforderlich.
Informationsschutz	Test, Link	Der Schutzes des geistigen Eigentums (Interlectual Properties) kann über diverse "Lizenzen" wie etwa Creative Commons Licenses definiert werden.
Datenschutz nach DSGVO	Set ()	PD-keine = keine personenbezogenen Daten im Dokument enthalten PD-normal = personenbezogenen Daten im Dokument enthalten PD-kritisch = kritische personenbezogenen Daten im Dokument enthalten nach Artikel 4 und Artikel 9 der DSGVO
Informationslenkungsstufe nach ISO9000	Set()	IS-0 = ungelenkte Dokumente: Bearbeitung/neue Revision ohne Workflow möglich. IS-1 = 1-stufige Dokumente: Workflow mit Bearbeitung (1. Stufe). IS-2 = 2-stufige Dokumente: Workflow mit Bearbeitung (1. Stufe), Prüfung und Freigabe (2. Stufe). IS-4 = 4-stufige Dokumente: Workflow mit Bearbeitung (1. Stufe), Prüfung inhaltlich (2. Stufe), Prüfung formal (3. Stufe), Freigabe (4. Stufe). IS-5 = 5-stufige Dokumente: Workflow mit Bearbeitung (1. Stufe), Prüfung inhaltlich (2. Stufe), Prüfung formal (3. Stufe), Freigabe (4. Stufe) + Unterweisungs+Schulungsnachweise (5.Stufe).
Aufbewahrungsfristen	Set ()	AF-normal = < 7 Jahre AF-mittel = 7 bis 30 Jahre AF-hoch = > 30 Jahre
Notfallvorsorge	Rich-Text, Link	Die Backup and Restoren Anforderungen können unterschiedliche Ausprägungen aufweisen.
Verweise	Rich-Text, Link

Tabelle Rechtliche Aspekte im Kennzahlen-Steckbrief

Administrative Aspekte

Speicherung

Folgende Aspekte leiten sich aus Doc-as-Code-Ansatz bzw. den Modellierungsrichtlinien ab.

Attribut	Datentyp	Ausprägung
Ablage der Textquellen	Rich-Text, Link	Nach dem Doc-as-Code-Ansatz werden die digitalen Textquellen grundsäztlich von der Formatierung getrennt. Mit der Ablage wird der Speicherort / Datensenke der Textquellen - des sogenannten Digital Contents - definiert.
Ablage des Stylsheets	Rich-Text, Link	Nach dem Doc-as-Code-Ansatz können digitalen Textquellen grundsätzlich von verschiedenen Formatierung aufbereitet werden. Die erfolgt mittels Stylesheets. Informatione und Vorlagen zu den Stylesheets werden gesondert verwaltet.
Versionskontrolle	Rich-Text, Link	Aus der Anforderung der ISO9000 und der ISO27000 zur Dokumentenlenkung sind Daten zu Dokumentenänderungen zu erfassen, zu dokumentieren und nachzweisen.
Datum letzte Änderung	Rich-Text, Link
Status	Set ()	Die Stati werden in Zustand-Diagrammen spezifiziert. Set [01-Neu, 02-in-Bearbeitung, 03-im-Review, 04-Freigegeben, 05-Zugewiesen, 06-Retired]
Historie	Log

Tabelle Verwaltungs-Aspekte im Kennzahlen-Steckbrief

Wiedervorlage - Wartung

Attribut	Datentyp	Ausprägung
Datum	Datum	Datum für Wiedervorlage

Feedback & Analytics

Attribut	Datentyp	Ausprägung
Feedback	Text, Link	Chat
Analytics	Text, Link	ja

Tabelle Rückmelde-Aspekte im Kennzahlen-Steckbrief