Informationsqualität der IT-Prozessarchitektur

BPM-Kennzahlensteckbrief zur Messung der Qualität von Prozesslandkarten

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Kennzahlen-Stammdaten

Kennzahlen-Titel	Informationsqualität der IT-Prozessarchitektur
Kennzahlen-ID	BPM.KPI.Q-PLK
Kennzahl-Typ	Qualitätskennzahl
Kennzahlen-Beschreibung	Wissen über Prozessarchitektur und Design betrifft die Struktur und das Design von IT-Abläufen und Verfahren. Es beinhaltet die Planung und Gestaltung von Prozessen und Praktiken. Die Prozessarchitektur beinhaltet die Strukturierung und Klassifizierung von Prozessen in einer Organisation. Dies umfasst die Identifizierung von Kernprozessen, Unterstützungsprozessen und Führungsprozessen. Die Strukturierung in Form von Prozesslandkarten hilft dabei, die verschiedenen Aktivitäten und Aufgaben in einem klaren Rahmen zu organisieren.
Interpretation	Die Prozessarchitektur ist eine organisatorische Struktur und Ordnungsrahmenwerk, das die Geschäftsprozesse auf eine systematische und kohärente Weise in Form von Prozesslandkarten und Prozess-Diagrammen darstellt. Sie dient dazu, die Prozesse, Aktivitäten, Verantwortlichkeiten und Abläufe innerhalb einer Organisation zu visualisieren und zu organisieren.
Messverfahren	Checklisten mit Q-Kriterien zu Informationsqualität
Messdaten	Daten im BPM-Repository
Berechnungsmethode	Audit-Checkliste
Maßeinheit [...]	Reifegrad-Ausprägungen nach ISO15504
Adressat	Prozess-Stakeholder IT-Service-Owner
Gültigkeit	gemäß Vorgaben aus der Dokumentenlenkung zur Aufbewahrungsfristen

Die Qualität einer Prozesslandkarte kann auf verschiedene Weisen gemessen und bewertet werden, um sicherzustellen, dass sie effektiv und wertvoll für die Organisation ist. Hier sind einige Kriterien zur Messung der Qualität einer Prozesslandkarte:

1. Completeness - Vollständigkeit: Eine hochwertige Prozesslandkarte sollte alle relevanten Prozesse in der Organisation erfassen. Sie sollte keine wesentlichen Prozesse übersehen. Die Vollständigkeit kann gemessen werden, indem überprüft wird, ob alle Hauptprozesse und Unterprozesse angemessen dargestellt sind und ein Prozesshaus bzw. Prozesshierarchie eingegliedert sind.
   1. Relevanz für Geschäftsziele: Die Prozesslandkarte muss auf die Geschäftsziele und -strategien der Organisation ausgerichtet sein. Die Qualität wird anhand der Frage gemessen, ob die Prozesse dazu beitragen, die strategischen Ziele der Organisation zu erreichen und wie die Prozessleistung gemessen wird.
2. Correcteness - Aktualität: Die Prozesslandkarte sollte regelmäßig aktualisiert werden, um Änderungen in den Prozessen und der Organisationsstruktur widerzuspiegeln. Eine veraltete Prozesslandkarte kann ungenau sein und die Entscheidungsfindung beeinträchtigen.
   1. Nutzung und Akzeptanz: Die tatsächliche Nutzung der Prozesslandkarte durch die Mitarbeiter und Stakeholder ist ein wichtiger Indikator für ihre Qualität. Wenn die Landkarte von den Mitarbeitern aktiv genutzt wird, um ihre Arbeit zu unterstützen, ist dies ein gutes Zeichen für ihre Qualität.
   2. Zusammenarbeit und Kommunikation: Die Qualität der Prozesslandkarte kann auch anhand der verbesserten Zusammenarbeit und Kommunikation in der Organisation gemessen werden. Wenn die Landkarte dazu beiträgt, Prozesse transparenter zu machen und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern, ist dies ein positives Zeichen.
3. Consitency - Klarheit und Verständlichkeit: Die Prozesslandkarte sollte leicht verständlich sein. Sie sollte keine unnötige Komplexität aufweisen und sollte für alle Stakeholder in der Organisation zugänglich sein. Eine klare und verständliche Darstellung kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden. Bei der Modellierung sind die BPM-Dokumentationsrichtlinien einzuhalten.
   1. Struktur und Hierarchie: Eine qualitativ hochwertige Prozesslandkarte sollte eine klare Hierarchie der Prozesse aufweisen, wobei Prozessgebiete, Prozessgruppen, Hauptprozesse, Unterprozesse und Verbindungen zwischen ihnen deutlich dargestellt sind. Die Struktur sollte die Beziehungen zwischen den Prozessen verdeutlichen.
   2. Benutzerfreundlichkeit: Die Prozesslandkarte sollte benutzerfreundlich sein und den Stakeholdern ermöglichen, schnell die benötigten Informationen zu finden. Such- und Navigationsfunktionen können die Benutzerfreundlichkeit verbessern.
   3. Integration mit anderen Tools: Die Prozesslandkarte sollte nahtlos in andere Prozessmanagement- und Dokumentationstools integriert werden können, um die Zusammenarbeit und die Verwaltung der Prozesse zu erleichtern.
   4. Rückmeldungen und Anpassung: Die Qualität der Prozesslandkarte kann durch kontinuierliches Feedback und Anpassungen verbessert werden. Regelmäßige Überprüfungen und Diskussionen mit den Stakeholdern können dazu beitragen, die Relevanz und Wirksamkeit der Landkarte sicherzustellen.

Die Messung der Qualität einer Prozesslandkarte erfordert eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung, um sicherzustellen, dass sie den sich ändernden Bedürfnissen und Zielen der Organisation gerecht wird. Die oben genannten Kriterien können als Leitfaden dienen, um die Wirksamkeit und Qualität Ihrer Prozesslandkarte zu bewerten.

Kennzahlen-Werte

Kennzahlen-Werte
angestrebte Zielwert	keine Zielwerte definiert.
Toleranzbereich	-
Eskalationsregel	-
Maßnahmen bei Grenzwertüberschreitung	-
Messzeitpunkte/-intervalle	Jahr
Betrachtungszeitraum	Jahr
Operationalisierung
Messverantwortlicher	IT-Controller

Kennzahlen-Darstellung

Kennzahlendarstellung
Kennzahlenvisualisierung	Reifegrad in PLK
Aggregationsstufe	Jahr
Kennzahlen*–*Berichterstatter	Prozessmanager
Kennzahlen*–*Berichtsablage	im IT-HUB

Verweise

• Informationsqualität

Hintergrund

Die Prozessarchitektur ist ein wichtiger Bestandteil des Prozessmanagements und der Unternehmensarchitektur und hat mehrere Zwecke:

1. Prozessvisualisierung: Die Prozessarchitektur bietet eine klare und visuelle Darstellung der Geschäftsprozesse einer Organisation. Dies erleichtert das Verständnis und die Kommunikation der Prozesse auf allen Ebenen der Organisation.
2. Prozessdokumentation: Sie ermöglicht die Dokumentation von Geschäftsprozessen, einschließlich der Schritte, Verantwortlichkeiten, Inputs, Outputs und Schnittstellen. Diese Dokumentation ist wichtig für die Kommunikation, Schulung und Kontinuität.
3. Prozessoptimierung: Durch die Analyse der Prozessarchitektur können ineffiziente oder redundanten Prozesse identifiziert werden. Dies ermöglicht es, Verbesserungen vorzunehmen und die Effizienz zu steigern.
4. Governance und Compliance: Die Prozessarchitektur kann verwendet werden, um sicherzustellen, dass Prozesse den geltenden Vorschriften und Standards entsprechen. Sie hilft bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen.
5. Ressourcenallokation: Sie unterstützt bei der Zuordnung von Ressourcen, einschließlich Personal, Budget und Technologie, zu den verschiedenen Geschäftsprozessen.
6. Veränderungsmanagement: Bei organisatorischen Veränderungen, Umstrukturierungen oder Implementierung neuer Prozesse kann die Prozessarchitektur als Grundlage dienen, um die Auswirkungen auf die bestehenden Abläufe zu analysieren und die Anpassungen vorzunehmen.
7. Strategische Ausrichtung: Die Prozessarchitektur kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass die Geschäftsprozesse mit den strategischen Zielen und Plänen der Organisation in Einklang stehen.

Die Prozessarchitektur kann auf verschiedene Arten dargestellt werden, darunter Prozesslandkarten, Prozessdiagramme, Flussdiagramme, Organigramme und textbasierte Prozessbeschreibungen. Moderne Tools zur Unternehmensarchitektur und zum Prozessmanagement ermöglichen die Erstellung und Pflege von Prozessarchitekturen in digitaler Form.

Insgesamt spielt die Prozessarchitektur eine zentrale Rolle bei der Gestaltung, Dokumentation und Optimierung der Geschäftsprozesse einer Organisation, um deren Effizienz und Effektivität zu steigern und den langfristigen Erfolg zu fördern.