PRINCE2® – PRojects IN Controlled Environment

Referenz zu Projektmanagement

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Referenz-Steckbrief

PRINCE2 (Projects in Controlled Environments, heute nur mehr als Akronym in Verwendung) ist eine prozessorientierte und skalierbare Projektmanagementmethode. PRINCE2 bildet einen strukturierten Rahmen für Projekte und gibt den Mitgliedern des Projektmanagementteams anhand des Prozessmodells konkrete Handlungsempfehlungen für jede Projektphase. Die Entwicklung der Methode folgt dem Best-Practice-Gedanken. Eigentümer der Methode ist AXELOS.

füheremnde Projektmanagement-Methode

PRINCE2 zählt neben dem PMBOK Guide (Project Management Institute) und der IPMA Individual Competence Baseline (IPMA) zu den führenden Projektmanagementmethoden weltweit.

PRINCE2 behandelt folgende Wissensbereiche: Business-Case (geschäftliche Rechtfertigung), Organisation (Stakeholdermanagement, Rollen und Verantwortlichkeiten, Kommunikation), Qualität (Anforderungsmanagement, Spezifikation), Pläne (produktbasierte Planung, Terminplanung, verschiedene Planungsebenen und -horizonte), Risiken und Chancen, Änderungen (Konfigurationsmanagement, Veränderungsmanagement, Issue Management), Fortschritt (Steuerung und Controlling, Toleranzen und Puffermanagement, Berichtswesen).

Die 4 Elemente der Methode

PRINCE2 besteht aus vier integrierten Bausteinen:

• 7 Grundprinzipien
• 7 Themen
• 7 Prozesse
• Die Projektumgebung

7 Grundprinzipien

Die sieben Grundprinzipien bilden das Fundament der PRINCE2-Methode und dürfen daher nicht verändert werden. Sie sind allgemein formuliert und ermöglichen dadurch eine Anwendung in jedem Projekt in jedem Unternehmen. Die Anwendung dieser 7 Grundprinzipien bestimmt, ob ein Projekt tatsächlich nach PRINCE2 geleitet wird oder nicht:

1. Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung: Das Projekt braucht einen berechtigten Grund für seinen Start und es muss fortwährend gewährleistet sein, dass dieses Projekt einen dokumentierten und genehmigten erwarteten Nutzen hat.
2. Lernen aus Erfahrungen: Erfahrungen aus anderen Projekten oder anderen Quellen werden gezielt mit aufgenommen und im laufenden Projekt festgehalten.
3. Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten: In einem Projekt benötigt es definierte Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb einer Organisationsstruktur, in der die Interessen des Unternehmens, der Benutzer und der Lieferanten vertreten sind.
4. Steuern über Managementphasen: Die Planung, Überwachung und Steuerung ist nach Phasen gegliedert.
5. Steuern nach dem Ausnahmeprinzip : Für jedes Projektziel (siehe 6 Dimensionen) werden bestimmte Toleranzen definiert, die den Handlungsrahmen für delegierte Befugnisse festlegen.
6. Produktorientierung: Ein PRINCE2-Projekt ist auf die Definition und Lieferung von Produkten ausgerichtet, wobei der Schwerpunkt auf deren Qualitätsanforderungen liegt. Produktorientierung könnte man auch als „Ergebnisorientierung“ bezeichnen.
7. Anpassen an das Projekt: PRINCE2 wird für jedes Unternehmen und teilweise sogar für jedes Projekt angepasst, um auf die speziellen Anforderungen eines Projekts hinsichtlich seiner Umgebung, des Umfangs, der Komplexität, der Wichtigkeit, der Leistungsfähigkeit und des Risikos eingehen zu können.

7 Themen

Die sieben PRINCE2-Themen, auch als Wissensbereiche zu verstehen, beschreiben Aspekte des Projektmanagements, die bei der Abwicklung eines Projekts kontinuierlich behandelt werden müssen. Jeder Projektmanager, der diese Aspekte ausführlich beachtet, wird damit den Anforderungen seiner Rolle gerecht.

1. Business Case: Am Anfang des Projekts steht eine Idee, von der man sich einen bestimmten Nutzen für die betreffende Organisation erhofft. Das Thema „Business Case“ zeigt, wie die Idee zu einem realisierbaren Investitionsvorschlag für die Organisation entwickelt und sichergestellt werden kann, dass das Projekt während der gesamten Laufzeit auf die Ziele der Organisation ausgerichtet bleibt. Warum?
2. Organisation: Die Organisation, die das Projekt in Auftrag gibt, muss die anfallenden Arbeiten an Manager delegieren, die für die Durchführung und den Abschluss dieser Arbeiten verantwortlich sind. Projekte sind bereichsübergreifend angelegt, weshalb die Strukturen einer Linienorganisation für Projekte ungeeignet sind. Das Thema „Organisation“ beschreibt die Rollen und Verantwortlichkeiten im zeitlich befristeten PRINCE2-Projektmanagement-Team die für das effektive Management des Projekts notwendig sind. Wer?
3. Qualität: Die ersten Vorstellungen vom Projekt sind meist noch nicht klar umrissen. Das Thema „Qualität“ erläutert, wie die ersten Ideen immer weiter ausgearbeitet werden, bis allen Teilnehmern klar ist, welche Qualitätskriterien die zu liefernden Produkte erfüllen müssen – und wie das Projektmanagement sicherstellen wird, dass diese Anforderungen auch erfüllt werden. Was?
4. Pläne: PRINCE2-Projekte laufen auf der Basis genehmigter Pläne ab. Das Thema „Pläne“ beschreibt als Ergänzung zum Thema „Qualität“ die einzelnen Schritte zur Entwicklung der Pläne und die anzuwendenden PRINCE2 Techniken. In PRINCE2 werden Pläne an die Informationsbedürfnisse der Mitarbeiter auf den verschiedenen Hierarchiestufen der Organisation angepasst. Während der gesamten Projektlaufzeit sind sie die Grundlage für die Kommunikation und Steuerung. Wie? Wie viel? Wann?
5. Risiken: Mit Projekten sind üblicherweise mehr Risiken verbunden als mit dauerhaften betrieblichen Abläufen. In diesem Thema geht es darum, wie das Projektmanagement mit Unsicherheiten umgeht. Was, wenn?
6. Änderungen: Dieses Thema beschreibt, wie das Projektmanagement Issues bewertet und behandelt, die potenziell Auswirkungen auf die Baseline-Aspekte des Projekts haben können (insbesondere auf dessen Pläne und fertiggestellte Produkte). Issues können unerwartete allgemeine Probleme, Änderungsanträge oder ein Produkt sein, welches seine Spezifikation nicht erfüllt. Was sind die Auswirkungen?
7. Fortschritt: Gegenstand dieses Themas ist die fortlaufende Kontrolle der Realisierbarkeit der Pläne. Es beschreibt den Entscheidungsprozess für die Abnahme von Plänen, die Beobachtung der tatsächlich erzielten Ergebnisse und den Eskalationsprozess für den Fall, dass Ereignisse nicht nach Plan laufen. Im Endeffekt wird im Thema „Fortschritt“ festgestellt, ob und wie das Projekt fortgeführt werden soll. Wo stehen wir jetzt? Wohin gehen wir? Sollen wir weitermachen?

7 Prozesse

„Das Projektmanagement nach PRINCE2 folgt einem prozessbasierten Ansatz. Ein Prozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten, die auf die Erreichung eines bestimmten Ziels gerichtet ist. In einem Prozess wird ein definierter Input in einen definierten Output umgewandelt. Die insgesamt sieben Prozesse in PRINCE2 definieren die für das erfolgreiche Lenken, Managen und Liefern eines Projekts notwendigen Aktivitäten.“ Insgesamt gibt es sieben Prozesse:

1. Vorbereiten eines Projekts, Starting up a Project
2. Lenken eines Projekts, Directing a Project
3. Initiieren eines Projekts, Initiating a Project
4. Steuern einer Phase, Controlling a Stage
5. Managen der Produktlieferung, Managing Product Delivery
6. Managen eines Phasenübergangs, Managing a Stage Boundary
7. Abschließen eines Projekts, Closing a Project

Wichtig ist die Trennung der o.a. Prozesse von den Projektphasen (Stages). Eine Phase besteht aus mehreren Prozessen. Der Prozess Vorbereiten eines Projekts ist dem Projekt vorgelagert und wird somit keiner Phase zugeordnet. Ein PRINCE2-Projekt muss aus mindestens zwei Phasen bestehen: der Initiierungsphase und mindestens einer Managementphase (Ausführungsphase). Die Initiierungsphase besteht aus den Prozessen Initiieren eines Projekts und Managen eines Phasenübergangs, eine Managementphase aus den Prozessen Steuern einer Phase, Managen der Produktlieferung und Managen eines Phasenübergangs. Wenn die Managementphase die letzte ist, wird der Prozess Managen eines Phasenübergangs durch den Prozess Abschließen eines Projekts ersetzt. Der Prozess Lenken eines Projekts bezieht sich auf die gesamte Projektdauer. Typische Managementphasen eines Projekts können z.B. eine „Konzeptphase“ und eine „Implementierungsphase“ sein.

Anpassung an die Projektumgebung

Ob kleines Miniprojekt oder gigantisches Riesenprojekt, ob in der IT-Software Branche, Automobilindustrie, Baugewerbe, Metallindustrie oder Medienwelt, PRINCE2 kann in allen Projekten angewendet werden. Voraussetzung hierfür ist allerdings eine sinnvolle Anpassung an die jeweilige Projektumgebung. So gibt es beispielsweise 26 definierte Managementprodukte (häufig als Dokumente geführt), die bei einer unangepassten Verwendung z.B. in einem 10.000-€-Projekt zu einem gigantischen Overhead führen würden. Richtschnur für die Anpassung an die Projektumgebung sind die Grundprinzipien: sie dürfen nicht angepasst werden, müssen also in jedem Falle immer angewendet werden.

Beispiele für die Einflussfaktoren der Anpassung sind:

Externe Einflussfaktoren:

• Organisationsübergreifend
• Externer Kunde/Lieferant
• Unternehmensstandards
• Innerhalb eines Programms
• Reife der Organisation
• Terminologie
• Geografie
• Unternehmenskultur
• Projektpriorität

Interne Einflussfaktoren:

• Größenordnung
• Komplexität der Lösung
• Reife des Teams
• Projektart & Lebenszyklusmodell

Die Anpassung an die Projektumgebung sollte nicht verwechselt werden mit der Integration von PRINCE2 im Unternehmen. Während letzteres sich mit der grundsätzlichen Einführung von PRINCE2 im Unternehmen befasst, bezieht sich die Anpassung auf das Adaptieren der Methode an die Bedürfnisse eines einzelnen Projektes. Eine Schnittstelle zwischen beiden ist z.B. das Einführen von Projektmodellen.

Ressourcen

• Prince2 - Link (Quelle)
• PRINCE2 Agile
• eBook - Managing Successful Projects with PRINCE2

Bilder

Quelle des Bildmaterials sind Screenshoots von Prince2-Ressourcen.


Abbildung [Prince2 Prozessmodell (PDF-Format, EN)](PM_022_WP prince2-process-model.pdf) (Quelle = ILX-Group)

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Quelle = Prince2

Verweise

• Prince2 Axelos Link
• Prince2 Glossar light