Qualität des IT-Prozessrepositories
IT-Kennzahlen zur IT-Struktur-Perspektive
Kennzahlen-Stammdaten
| Kennzahlen-Titel | Informationsqualität der IT-Prozessdokumentation |
|---|---|
| Kennzahlen-ID | BPM.KPI.Q-PzDoc |
| Kennzahl-Typ | Qualitätskennzahl |
| Kennzahlen-Beschreibung | Ein IT-Prozessrepository ist ein zentraler Speicherort, in dem Wissen über Prozesse, wie Prozessdagramme, Prozesssteckbriefe und Prozesshandbücher und andere Ressourcen für IT-Prozessen aufbewahrt und verwaltet werden. |
| Interpretation | Gut strukturierte und aktuelle Daten im BPM-Repository zu IT-Prozessen sind entscheidend, um das IT-Prozess-Strukturkapital zu stärken. |
| Messverfahren | Checklisten mit Q-Kriterien zu Informationsqualität |
| Messdaten | Daten im BPM-Repository |
| Berechnungsmethode | Audit-Checkliste |
| Maßeinheit [...] | Reifegrad-Ausprägungen nach ISO15504 |
| Adressat | Prozess-Stakeholder IT-Service-Owner |
| Gültigkeit | gemäß Vorgaben aus der Dokumentenlenkung zur Aufbewahrungsfristen. |
Ein Prozessrepository ist eine Sammlung von dokumentierten Geschäftsprozessen und deren zugehörigen Informationen. Damit es effektiv und nützlich ist, sollten einige Qualitätskriterien berücksichtigt werden:
- Vollständigkeit: Das Repository sollte eine umfassende Sammlung aller relevanten Geschäftsprozesse enthalten, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
- Aktualität: Die Prozessdokumentation sollte regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Geschäftsanforderungen entspricht. Prozesse ändern sich im Laufe der Zeit, und das Repository sollte diese Änderungen reflektieren.
- Klarheit und Verständlichkeit: Die Dokumentation sollte leicht verständlich sein und klare Informationen über die einzelnen Prozesse sowie deren Ziele, Schritte und Verantwortlichkeiten bieten.
- Konsistenz: Die Darstellung der Prozesse sollte konsistent sein, um Verwirrung zu vermeiden. Einheitliche Terminologie und Formatierung sind wichtig.
- Zugänglichkeit: Das Repository sollte für berechtigte Benutzer leicht zugänglich sein. Dies kann ein elektronisches System oder eine gut organisierte physische Ablage sein, je nach den Bedürfnissen der Organisation.
- Versionskontrolle: Es sollte eine klare Versionskontrolle für Prozessdokumentation geben, um Änderungen nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass ältere Versionen weiterhin verfügbar sind, falls erforderlich.
- Suchbarkeit: Die Prozessdokumentation sollte durchsuchbar sein, damit Benutzer schnell und einfach die benötigten Informationen finden können.
- Verknüpfungen und Referenzen (Tracability): Wenn möglich, sollten Prozesse im Repository miteinander verknüpft sein, um Beziehungen zwischen ihnen zu verdeutlichen. Darüber hinaus sollten sie auf relevante externe Ressourcen und Richtlinien verweisen.
- Sicherheit und Zugriffskontrolle: Ein angemessenes Sicherheitsmodell sollte implementiert werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf das Prozessrepository zugreifen und Änderungen vornehmen können.
- Feedback-Mechanismen: Es sollte Möglichkeiten für Benutzer geben, Feedback zu den Prozessen zu geben und Verbesserungsvorschläge zu machen.
- Metadaten: Metadaten wie Erstellungsdatum, Verantwortliche, Prozessziele und Schlüsselwörter sollten für jeden Prozess zur Verfügung stehen, um die Verwaltung und Suche zu erleichtern.
- Übersicht und Dokumentation der Änderungshistorie: Änderungen an den Prozessen sollten verfolgt werden, und es sollte eine klare Dokumentation der Änderungshistorie geben.
- Benutzerschulung: Die Benutzer sollten in der Lage sein, das Repository effektiv zu nutzen. Schulungen und Ressourcen zur Schulung sollten bereitgestellt werden.
Die genauen Anforderungen an ein Prozessrepository können je nach den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen der Organisation variieren. Es ist wichtig, diese Kriterien in Abstimmung mit den Stakeholdern der Organisation festzulegen und sicherzustellen, dass das Repository den Geschäftszielen und -anforderungen entspricht.
Kennzahlen-Werte
| Kennzahlen-Werte | |
|---|---|
| angestrebte Zielwert | keine Zielwerte definiert. |
| Toleranzbereich | - |
| Eskalationsregel | - |
| Maßnahmen bei Grenzwertüberschreitung | - |
| Messzeitpunkte/-intervalle | Jahr |
| Betrachtungszeitraum | Jahr |
| Operationalisierung | |
| Messverantwortlicher | IT-Controller |
Kennzahlen-Darstellung
| Kennzahlendarstellung | |
|---|---|
| Kennzahlenvisualisierung | Vollständigkeitscheck (insights) |
| Aggregationsstufe | Jahr |
| Kennzahlen*–*Berichterstatter | Prozessmanager |
| Kennzahlen*–*Berichtsablage | im IT-HUB |